报销人员掌握财务制度

PAGE报销人员掌握财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司报销流程，确保报销人员准确掌握财务制度，保障公司财务工作的合规性、准确性和高效性，合理控制费用支出，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销事项。3.基本原则合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司内部的各项规定。真实性原则：报销所提供的票据、凭证等必须真实反映业务实际发生情况，不得虚假报账。合理性原则：费用支出应合理、必要，与公司业务相关，杜绝不合理的开支。及时性原则：报销人员应在规定时间内提交报销申请，以便及时进行账务处理。二、报销范围1.差旅费员工因公务出差期间发生的交通费用（飞机票、火车票、汽车票等）、住宿费用、餐饮补贴等。出差期间的市内交通费用，如出租车费、地铁费等，但应提供相应的行程记录。2.业务招待费因公司业务需要，招待客户、合作伙伴等发生的餐饮费、住宿费、礼品费等。招待费用应严格按照公司规定的标准执行，提前填写招待申请单，注明招待对象、事由、预计金额等。3.办公用品费公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。办公用品采购应通过公司指定的采购渠道，确保质量和价格合理，并取得正规发票。4.通讯费员工因工作需要使用的手机通讯费用、固定电话费用等。通讯费报销标准按照公司制定的相关规定执行，根据岗位性质和工作需求确定报销额度。5.培训费员工参加与工作相关的培训课程、研讨会、讲座等发生的费用，包括培训学费、教材费、住宿费等。培训费用报销需提供培训通知、培训证书等相关证明材料，确保培训内容与工作相关。6.会议费公司组织召开会议或员工参加外部会议发生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、资料费、餐饮费等。会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单等相关资料，证明会议的真实性和必要性。三、报销流程1.费用发生员工在业务活动中发生费用支出时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据、车票等，并确保凭证内容完整、清晰，与业务实际相符。2.填写报销单报销人员应根据费用性质和类别，填写相应的报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、报销部门等信息。报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹工整，不得涂改。如有错误，应重新填写。3.粘贴票据将取得的原始凭证按照报销单上的项目顺序整齐粘贴在粘贴单上，注意票据的粘贴方向应一致，便于审核。4.部门负责人审批报销人员所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。部门负责人应重点关注费用是否与业务相关、是否符合公司规定的标准等。5.财务审核财务部门收到报销申请后，对报销单及原始凭证进行审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性，报销金额的计算准确性，报销流程的合规性等。如发现问题，财务人员应及时与报销人员沟通，要求补充或更正相关资料。6.分管领导审批根据公司规定，部分报销事项需经分管领导审批。分管领导在审批时，应综合考虑公司整体财务状况和业务需求对报销事项进行把关。7.总经理审批对于重大费用支出或特殊报销事项，需经总经理审批。总经理应从公司战略和整体利益出发，对报销事项进行最终决策。8.报销支付经各级审批通过的报销申请，财务部门按照公司财务流程进行付款。付款方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等。四、报销凭证要求1.发票所有报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。发票不得有涂改、挖补、伪造等现象。对于增值税专用发票，报销人员应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。2.收据行政事业性收费收据、政府部门开具的非税收入票据等可作为报销凭证，但应注意收据的使用范围和合法性。内部收据不得作为报销凭证，除非是公司内部规定的特定情况，如员工借款归还、备用金报销等。3.其他凭证车票、机票、船票等交通运输凭证应清晰显示出行日期、起止地点、票价等信息。通过电子支付方式购买的车票，应提供相应的支付记录或电子票据。住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数、单价、总价等信息，并加盖酒店发票专用章。会议费报销需提供会议通知、会议签到表、会议费用明细清单等相关凭证，证明会议的真实性和费用支出的合理性。五、报销标准1.差旅费标准交通费用飞机票：根据出差目的地、职级等因素，按照公司规定的舱位等级标准乘坐。特殊情况需乘坐高于标准舱位的，应提前经上级领导批准。火车票：优先选择动车二等座、高铁二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或商务座的，应说明理由并经审批。汽车票：根据实际情况选择合适的车次和座位类型，确保出行安全和便利。住宿费用根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准等级。一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，其他地区则根据实际情况适当调整。员工应在标准范围内选择合适的酒店住宿，并取得正规发票。餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴。补贴标准根据地区差异分为不同档次，以保障员工在出差期间的基本餐饮需求，并避免过度补贴导致的浪费。2.业务招待费标准业务招待费应严格控制在公司规定的年度预算范围内。每次招待费用应提前填写招待申请单，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经审批后方可执行。招待费用的标准根据招待对象的级别、招待事由的重要性等因素进行设定。一般情况下，招待客户的餐饮费用人均标准不得超过[X]元，特殊情况需提高标准的，应经上级领导批准。礼品费应根据业务需要合理控制，避免过度赠送礼品。礼品的选择应注重实用性和与公司业务的相关性，不得赠送高档奢侈品或违反廉洁纪律的礼品。3.办公用品费标准办公用品采购应遵循性价比原则，在保证质量的前提下，选择价格合理的供应商。对于常用办公用品，如文具、纸张等，应根据公司实际需求制定合理的采购计划，避免浪费。办公用品的采购应通过公司指定的采购渠道进行，以确保采购的规范性和透明度。4.通讯费标准根据员工岗位性质和工作需求，分为不同的通讯费报销标准等级。例如，销售岗位、市场岗位等因业务需要通讯较多的岗位，报销标准相对较高；行政、后勤等岗位的报销标准则根据实际情况适当设定。通讯费报销应提供正规的发票，发票抬头应为公司名称或员工个人姓名。对于个人手机通讯费用报销，应确保手机号码与公司业务相关，并提供相应时长的通话记录或短信记录作为辅助证明。**六、报销时间规定**1.员工应在费用发生后[X]个工作日内提交报销申请，以便及时进行账务处理。对于出差时间较长的情况，应在出差结束后[X]个工作日内提交报销申请。2.每月[X]日为报销截止日期，财务部门将对当月提交的报销申请进行集中审核和处理。超过报销截止日期提交的报销申请，原则上顺延至下月处理，但因特殊原因需当月处理的，应经财务部门负责人批准。3.对于紧急业务需要的费用报销，可特事特办，但报销人员应在费用发生后及时向财务部门说明情况，并尽快提交报销申请。七、违规处理1.对于违反本财务制度的报销行为，如虚假报账、超标准报销、未经审批报销等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于初次违规且情节较轻的报销人员，公司将给予警告处分，并要求其退回违规报销的费用。同时，财务部门将对其进行财务制度培训，确保其了解并遵守相关规定。3.对于多次违规或情节严重的报销人员，公司将给予记过、降职、降薪等处罚，直至解除劳动合同。涉及违法违规行为的，公司将依法追究其法律责任。4.部门负责人对本部门员工的报销行为负有审核把关责任。如发现部门负责人对违规报销行为审核不严或故意纵容，公司将