销售发货财务制度

PAGE销售发货财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司销售发货及财务相关流程，确保销售业务的顺利开展，保障公司资金安全，提高财务信息的准确性和及时性，加强内部控制，防范经营风险，促进公司健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有销售发货及相关财务活动，包括但不限于产品销售、服务提供等业务场景。涉及公司内部各部门，如销售部门、发货部门、财务部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司销售发货及财务活动合法合规。准确性原则：销售发货信息及财务数据应准确记录、核算，保证财务报表真实可靠。及时性原则：各部门应及时处理销售发货及财务相关事务，确保信息传递及时，资金流转顺畅。内部控制原则：建立健全内部控制机制，明确各部门职责权限，加强流程监督，防范舞弊和错误。二、销售流程规范1.客户开发与订单获取销售部门负责市场调研、客户开发与维护，积极拓展业务渠道，获取潜在客户信息。客户提出订单需求时，销售代表应详细记录客户信息、产品或服务要求、数量、价格、交货时间等关键内容，并及时录入公司销售管理系统。2.订单审核销售订单录入系统后，系统自动触发订单审核流程。销售主管应在规定时间内对订单进行审核，重点审核客户信用状况、订单价格合理性、交货时间可行性等。若客户信用存在风险，销售主管应及时与客户沟通，要求提供担保或调整付款方式；对于价格异常订单，需与相关部门核实原因，确保价格符合公司定价政策；如交货时间无法满足，应与客户协商调整。3.合同签订经审核通过的订单，销售部门应与客户签订正式销售合同。合同内容应明确双方权利义务，包括产品或服务规格、数量、价格、交货方式、付款方式、质量标准、违约责任等条款。合同签订前，销售部门应将合同草本提交给法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。法务部门审核通过后，销售部门方可与客户签订正式合同，并将合同副本及时送交财务部门备案。4.销售开票财务部门根据销售合同约定的付款方式和开票时间，在确认满足开票条件后开具销售发票。销售发票应按照税务法规要求准确填写客户信息、产品或服务名称、数量、金额、税率、税额等内容。开票人员应认真核对发票信息，确保发票内容与销售合同一致，避免出现开票错误。发票开具后，应及时登记发票台账，记录发票号码、开票日期、客户名称、金额等信息。销售发票应通过专人或安全可靠的方式送达客户，并要求客户签收确认。同时，财务部门应留存发票签收记录，以备查询。三、发货流程规范1.发货计划制定销售部门根据订单交货时间要求，结合生产部门产能情况，制定发货计划。发货计划应明确发货产品名称、规格、数量、发货时间、发货地点等详细信息，并及时传递给生产部门和发货部门。生产部门根据发货计划安排生产任务，确保产品按时生产完成。生产过程中，应严格按照产品质量标准进行生产，保证产品质量合格。2.货物出库发货部门依据发货计划组织货物出库。在货物出库前，仓库管理人员应核对货物的名称、规格、数量、质量等信息，确保与发货计划一致。仓库管理人员应填写货物出库单，详细记录出库货物信息、发货日期、收货单位等内容。货物出库单应一式多联，分别送交销售部门、财务部门、客户等相关方。货物出库时，仓库管理人员应按照规定的发货流程进行操作，确保货物安全、准确地发出。对于贵重物品或特殊货物，应采取相应的安全防护措施，如专人押运、保险等。3.运输安排：发货部门负责联系运输公司，根据货物性质、数量、运输距离等因素选择合适的运输方式。在运输过程中，应要求运输公司做好货物的安全防护工作，确保货物按时、完好送达客户指定地点。发货部门应及时跟踪货物运输情况，如发现运输延误、货物损坏等异常情况，应及时与运输公司沟通协调，采取相应措施解决问题，并将相关情况及时通知销售部门和客户。4.货物签收客户收到货物后，应在规定时间内进行签收确认。签收方式可采用纸质签收单或电子签收确认等方式。发货部门应及时收集客户签收凭证，并将其传递给销售部门和财务部门。如客户发现货物存在数量不符、质量问题等情况，应在签收时注明，并及时与销售部门沟通解决。销售部门应根据客户反馈情况，协调相关部门进行处理，并将处理结果及时通知客户。四、财务核算与管理1.销售收入确认财务部门按照《企业会计准则》的规定，结合销售合同约定和货物交付情况，准确确认销售收入。一般情况下，在货物已发出且客户取得相关商品控制权时，确认销售收入实现。对于附有销售退回条件的销售业务，财务部门应根据以往经验合理估计退货可能性，并按照扣除预计退货后的金额确认收入。同时，应在资产负债表日对预计退货情况进行重新评估，如有变化应及时调整收入确认金额。2.应收账款管理财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔销售业务的客户信息、合同金额、开票金额、收款日期、收款金额等内容。定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的分布和回收情况。销售部门负责应收账款的催收工作，应按照合同约定及时与客户沟通，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，销售部门应加大催收力度，采取多种方式进行催款，如电话催收、函件催收、上门催收等。财务部门应协助销售部门做好应收账款催收工作，提供相关财务数据和信息支持。对于长期拖欠账款且催收无效的客户，财务部门应及时评估客户信用风险，采取相应的风险防范措施，如暂停供货、提起诉讼等。3.销售成本核算财务部门根据发货记录和成本核算方法，准确计算销售成本。销售成本应包括直接材料、直接人工、制造费用等与产品生产直接相关的成本。成本核算人员应按照规定的成本核算流程，及时收集、整理成本核算数据，确保成本计算准确无误。对于不同产品或服务的销售成本，应分别进行核算，以便准确反映各产品或服务的盈利情况。4.资金管理财务部门负责公司资金的统筹管理，合理安排资金收支，确保公司资金链稳定。根据销售发货情况和收款进度，制定资金预算计划，提前做好资金准备工作。加强对销售回款的监控，确保资金及时足额回笼。对于收到的销售款项，应及时进行账务处理，并按照公司资金管理规定进行资金调配和使用。严格控制资金支出，按照公司审批流程审核各项费用支出，确保资金使用合法合规、合理有效。对于重大资金支出项目，应进行专项审批和跟踪管理，防范资金风险。五、内部控制与监督1.岗位分工与职责分离明确销售部门、发货部门、财务部门等各相关部门在销售发货财务流程中的职责分工，确保各岗位之间相互制约、相互监督。销售部门负责客户开发、订单获取、合同签订等销售业务前端工作；发货部门负责货物出库、运输安排、货物签收等发货环节工作；财务部门负责销售开票、销售收入确认、应收账款管理、销售成本核算、资金管理等财务相关工作。严禁同一人员兼任可能存在利益冲突的岗位，如销售与收款、发货与仓储保管等岗位不得由同一人担任，以防止舞弊行为发生。2.流程审批与授权在销售发货财务流程的关键环节设置审批控制点，明确审批权限和审批流程。如销售订单审核、合同签订、销售开票、资金支付等环节均需经过相应层级的审批。各级管理人员应在授权范围内行使审批权，不得越权审批。对于重大销售业务或涉及金额较大的事项，应实行集体决策审批制度，确保决策的科学性和公正性。审批人员应认真审核相关业务资料，对业务的真实性、合法性、合理性进行严格把关，签署明确的审批意见。对于不符合规定的业务，应拒绝审批，并要求相关部门进行整改。3.内部审计与监督公司内部审计部门定期对销售发货财务流程进行审计监督，检查制度执行情况、业务操作规范性、内部控制有效性等方面存在的问题。审计人员应通过查阅文件资料、实地走访、数据分析、人员访谈等方式开展审计工作，对发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。各部门应积极配合内部审计工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的违规行为或内部控制缺陷，应及时采取措施进行纠正和完善，防止问题再次发生。六、信息沟通与协调1.部门间信息传递建立健全销售部门、发货部门、财务部门之间的信息传递机制，确保各部门及时、准确地获取与销售发货财务相关的信息。销售部门应及时将客户订单信息、合同签订情况、销售开票需求等传递给财务部门；发货部门应将发货计划、货物出库情况、运输跟踪信息等反馈给销售部门和财务部门；财务部门应将销售收入确认、应收账款管理、资金收支等财务信息及时告知销售部门和发货部门。信息传递可通过公司内部管理系统、电子邮件、纸质文件等方式进行，确保信息传递的及时性和准确性。各部门应指定专人负责信息接收和传递工作，对收到的信息进行及时处理和反馈。2.沟通协调机制定期召开销售发货财务协调会议，由销售部门、发货部门、财务部门负责人及相关人员参加。会议主要沟通销售发货财务业务进展情况、存在的问题及解决方案，协调各部门之间的工作衔接，确保销售发货财务流程顺畅运行。在日常工作中，各部门之间应加强沟通协作，对于业务交叉或需要共同处理的事项，应及时协商解决。如销售部门与财务部门在应收账款催收方面应密切配合，财务部门提供数据支持，销售部门负责与客户沟通协调；发货部门与财务部门在货物出库和成本核算方面应保持信息一致，确保成本计算准确。建立信息沟通反馈渠道，各部门在工作中发现问题或需要协调解决的事项，可通过内部管理系统、书面报告、口头沟通等方式及时反馈给相关部门和领导，以便及时采取措施解决问题，避免影响业务正常开展。七、附则