酒店采购财务制度

PAGE酒店采购财务制度一、总则1.目的为加强酒店采购财务管理，规范采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障酒店资产安全，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店所有采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。职责分离原则：采购、审批、付款等环节应相互分离，避免权力集中和舞弊行为。二、采购预算管理1.预算编制各部门应根据酒店经营计划和实际需求，于每年末编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核后报财务部汇总。财务部应结合酒店财务状况和资金安排，对各部门采购预算进行审核和平衡，报酒店管理层审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应提前提出申请，说明调整原因、调整金额及对酒店经营的影响，经相关部门审核和酒店管理层批准后执行。3.预算监控财务部应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于超预算采购的项目，财务部应拒绝付款，并要求采购部门说明原因。如因特殊情况确需支付，应报酒店管理层审批。三、采购流程管理1.采购申请各部门根据经营需要和库存情况，填写采购申请表，详细说明采购项目、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性和合理性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行市场调研，选择合适的供应商，并编制采购方案。采购方案应包括供应商选择标准、采购价格、交货期、售后服务等内容。采购方案经采购部门负责人审核后，报酒店管理层审批。酒店管理层应根据采购项目的性质和金额大小，按照相应的审批权限进行审批。3.采购实施采购部门根据批准的采购方案，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。如因供应商原因导致采购项目无法按时完成或出现质量问题，采购部门应及时采取措施，要求供应商承担相应的责任。4.验收付款采购项目完成后，采购部门应通知相关部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。验收合格的采购项目，采购部门应及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核后报财务部。财务部应按照酒店财务制度和相关规定对付款申请进行审核，审核无误后报酒店管理层审批。酒店管理层批准后，财务部应及时办理付款手续。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购部门应根据评估结果，选择合格的供应商建立供应商名录，并定期更新。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察和资质审核，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。2.供应商管理采购部门应与供应商保持密切沟通，定期对供应商进行回访，了解供应商的经营状况和合作情况。采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容，以便对供应商进行管理和跟踪。如发现供应商存在违规行为或产品质量问题，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、要求供应商整改等，并将相关情况报告酒店管理层。3.供应商考核采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门应根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。五、采购合同管理1.合同签订采购部门应在采购项目确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等主要条款，并符合相关法律法规和行业标准的要求。采购合同签订前，应经酒店法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购部门应严格按照采购合同的约定执行合同，确保合同的顺利履行。如因特殊原因需要变更采购合同，应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。3.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交财务部和相关部门存档。财务部应按照酒店财务档案管理规定，对采购合同进行妥善保管，以备查阅。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。采购部门应根据风险识别结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。2.风险评估采购部门应定期对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。采购部门应根据风险评估结果，对风险进行分类管理，对于高风险的采购项目，应采取重点监控和防范措施。3.风险应对针对市场价格波动风险，采购部门可以采取套期保值、签订长期合同等方式进行应对。针对供应商违约风险，采购部门可以要求供应商提供担保、增加备用供应商等方式进行应对。针对质量问题风险，采购部门可以加强验收环节的管理、要求供应商提供质量保证等方式进行应对。针对法律纠纷风险，采购部门可以加强合同管理、咨询法律顾问等方式进行应对。七、财务核算与监督1.财务核算财务部应按照酒店财务制度和相关会计准则，对采购业务进行准确的财务核算。采购业务的财务核算应包括采购成本、应付账款、预付款项等科目，确保财务数据的真实、准确、完整。财务部应定期与采购部门核对采购业务的财务数据，及时发现和解决财务核算过程中存在的问题。2.财务监督财务部应加强对采购业务的财务监督，定期对采购预算执行情况、采购合同执行情况、付款情况