财务制度报销审批流程

PAGE财务制度报销审批流程一、总则（一）目的本财务制度报销审批流程旨在规范公司/组织的费用报销行为，确保费用支出的合理性、真实性、合法性，加强财务管理和内部控制，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本流程适用于公司/组织内所有员工因公务发生的费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、交通费等。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须是实际发生的，相关凭证应真实、有效，能够证明费用支出的真实性和合理性。2.合法性原则：报销费用应符合国家法律法规、财务制度以及公司/组织的相关规定，严禁报销违法违规的费用。3.合理性原则：费用报销应与公司/组织的业务活动相关，具有必要性和合理性，不得铺张浪费。4.审批流程原则：所有费用报销必须按照规定的审批流程进行，未经审批的费用不得报销。二、费用报销分类及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.报销标准城市间交通费：根据出差的实际情况，按照公司/组织规定的交通工具等级乘坐，凭有效票据报销。住宿费：根据出差目的地的不同，按照相应的标准限额报销，具体标准另行制定。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司/组织为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。2.报销标准业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。报销时应注明招待事由、招待对象等详细信息。单次业务招待费超过一定金额的，需提前经过相关领导审批。（三）办公用品费1.定义：办公用品费是指公司/组织日常办公所需的文具、纸张、耗材、设备等费用。2.报销标准办公用品采购应按照公司/组织制定的采购流程进行，选择合格供应商。报销时应提供详细的采购清单，注明物品名称、规格、数量、单价等信息。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。员工应凭正规发票报销通讯费，发票抬头应为公司/组织名称或员工个人姓名。（五）交通费1.定义：交通费是指员工因工作需要乘坐公共交通工具、出租车等发生的费用。2.报销标准员工应优先选择公共交通工具出行，凭有效票据报销。因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明事由并经审批。三、报销流程（一）费用报销申请1.员工在费用发生后，应及时填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字确认。2.费用报销单应按照费用类别进行分类填写，确保清晰、准确。（二）部门负责人审批1.员工所在部门负责人对费用报销的真实性、合理性进行审核，确认费用与业务相关且符合公司/组织规定后，在报销单上签字审批。2.部门负责人应重点审核费用的必要性和金额的合理性，对于不符合规定的费用有权拒绝审批。（三）财务审核1.财务部门收到员工提交的费用报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家法律法规和公司/组织财务制度的要求。费用报销的金额是否准确，计算是否正确。报销单填写是否规范，签字是否齐全。附件是否完整，与报销内容是否相符。3.财务审核人员如发现问题，应及时与报销员工沟通，要求其补充或更正相关信息。审核通过后，在报销单上签字。（四）分管领导审批1.根据费用的性质和金额大小，部分费用报销需经分管领导审批。2.分管领导对费用报销进行全面审查，重点关注费用的合理性、必要性以及对公司/组织业务的影响，审批通过后在报销单上签字。（五）总经理/总裁审批（根据公司/组织规定）1.对于重大费用支出或特殊情况的费用报销，需经总经理/总裁审批。2.总经理/总裁对费用报销进行最终决策，审批通过后在报销单上签字。（六）报销支付1.经过各级审批通过的费用报销单，由财务部门按照公司/组织的资金支付流程进行支付。2.支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等方式。3.财务部门在支付报销款项后，应及时登记入账，并将报销凭证妥善保管。四．报销凭证要求（一）基本要求1.报销凭证必须是合法、有效的票据，包括发票、收据、财政票据等。2.发票应具备发票联、记账联，且发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，且内容应清晰、准确。（二）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的费用支出，如小额零星支出等，应提供对方出具的收款凭证，并注明收款单位名称、地址、联系方式、支出项目、收款金额等信息。2.对于国外费用支出，应提供符合当地法律法规的有效凭证，并按照国家外汇管理规定进行外汇核销。（三）凭证粘贴1.将报销凭证按照费用报销单的顺序整齐粘贴在粘贴单上，确保凭证正面朝上，便于审核。2.粘贴时应注意凭证的排列顺序，同类费用的凭证应集中粘贴在一起，并注明费用类别和金额。五、报销时间规定（一）一般规定员工应在费用发生后的规定时间内提交报销申请，原则上不得超过[X]个工作日。（二）特殊情况处理对于因特殊原因未能及时报销的费用，员工应提前向财务部门说明情况，并经批准后方可延长报销时间。六、监督与检查（一）内部审计公司/组织内部审计部门定期对费用报销情况进行审计，检查报销流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用支出是否合理等。（二）违规处理对于违反本财务制度报销审批流程的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于退回违规报销款项、警告、罚