发票开具财务制度

PAGE发票开具财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司发票开具行为，加强财务管理，确保发票开具符合国家法律法规及相关行业标准，保障公司财务信息的真实性、准确性和完整性，维护公司合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及发票开具的所有部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门等。3.基本原则依法合规原则：发票开具必须严格遵守国家税收法律法规及相关政策规定，确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。准确及时原则：根据业务实际发生情况，准确开具发票，并在规定时间内交付给客户或供应商，不得拖延。安全保密原则：妥善保管发票及相关开票资料，防止发票丢失、被盗用等情况发生，保护公司商业秘密和客户信息安全。二、发票种类及适用范围1.增值税专用发票适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务，购买方为增值税一般纳税人的客户。增值税专用发票可用于购买方抵扣进项税额。2.增值税普通发票通用机打发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务，购买方为增值税小规模纳税人或其他不需要抵扣进项税额的客户。电子普通发票：根据国家税务总局规定，对于符合条件的业务，可开具电子普通发票。电子普通发票与纸质普通发票具有同等法律效力，具有便捷、环保等特点。3.其他发票如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，根据具体业务类型，按照相关规定开具适用的发票。三、发票开具流程1.业务部门发起开票申请销售部门在与客户签订销售合同或达成销售意向后，根据合同约定的开票信息，填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等内容，并附上相关业务合同、订单等资料。采购部门在收到供应商提供的货物或服务并验收合格后，根据合同约定的付款情况及开票要求，填写《发票开具申请表》，提交给财务部门申请开具发票。2.财务部门审核财务部门收到业务部门提交的《发票开具申请表》后，首先核对申请表上的信息与相关业务合同、订单等资料是否一致，确保开票内容真实、准确。审核发票开具的金额是否与实际业务金额相符，是否符合公司财务审批流程和预算控制要求。检查客户或供应商的开票信息是否完整、准确，如有变更，是否提供了有效的证明文件。对于涉及增值税专用发票开具的，核实购买方的一般纳税人资格信息，确保发票开具符合抵扣规定。如审核通过，在申请表上签字确认；如发现问题，及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关信息。3.发票开具操作财务部门开票人员根据审核通过的《发票开具申请表》，按照发票管理系统的操作流程，准确录入开票信息。开具增值税专用发票时，需确保发票联、抵扣联内容一致，字迹清晰，不得压线、错格；发票专用章加盖齐全、清晰，位置正确。开具增值税普通发票和电子普通发票时，同样要保证开票信息准确无误，按照系统提示进行打印或生成电子发票文件。对于机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等特殊发票，严格按照相关规定的格式和要求开具。4.发票交付发票开具完成后，财务部门应及时将发票交付给业务部门。对于增值税专用发票，如由业务部门负责送达客户，财务部门应做好交接记录，明确交付时间、方式、签收人等信息。对于电子普通发票，财务部门应指导业务部门按照规定的方式将发票信息传递给客户，确保客户能够顺利接收和使用电子发票。如客户有特殊要求，需要邮寄发票的，财务部门应按照公司规定的邮寄流程办理，确保发票安全、及时送达客户。四、发票开具要求1.发票内容填写要求发票上的各项内容必须如实填写，与实际交易情况相符。不得填写虚假信息，不得虚增或虚减金额、数量等。货物或应税劳务名称应按照税收分类编码准确填写，确保开票内容规范、清晰，便于税务机关识别和管理。购买方和销售方的信息必须完整、准确，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。如购买方为个人，应填写姓名及有效身份证件号码。2.发票开具时间要求发票应在业务发生的当期开具，不得提前或滞后开具。对于已确认收入但尚未开具发票的业务，应在规定的纳税申报期限内开具发票。如因特殊原因需要开具红字发票的，应按照国家税务总局关于红字发票开具的规定办理，确保红字发票开具符合规定程序。3.发票盖章要求开具发票应加盖发票专用章，发票专用章应清晰、完整地加盖在发票右下角“销售方：（章）”处。发票专用章应与公司在税务机关备案的印章一致，不得使用其他印章代替发票专用章。4.发票作废与红冲要求当月开具的发票，如发现开票有误等情况，可在防伪税控系统中直接作废。作废发票应全联次留存，并注明“作废”字样。跨月的发票不得直接作废，如发生开票有误、销售退回、折让等情况，需要开具红字发票的，应按照以下规定办理：由购买方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》）。购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。五、发票保管与存档1.发票保管公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜、文件柜等设施，确保发票存放安全。财务部门应指定专人负责发票的保管工作，建立发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、开具日期、领用情况、作废情况等信息。对于空白发票，应严格按照发票号码顺序存放，不得擅自销毁或丢失。如发现发票丢失，应立即报告税务机关，并按照规定办理挂失手续。已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保存期限妥善保管，期满后报经税务机关查验后销毁。2.发票存档财务部门应将发票开具相关资料进行整理、归档，包括《发票开具申请表》、业务合同、订单、发票记账联等。发票存档资料应按照年度、月份进行分类装订，便于查阅和核对。同时，应建立电子档案，将发票开具相关资料进行电子存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于长期保存和检索。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对发票开具情况进行审计检查，重点检查发票开具是否符合本制度规定，是否存在虚开发票、违规作废发票等问题。财务部门应加强对发票开具工作的日常监督，定期对发票开具记录进行核对，发现问题及时整改，并向上级领导报告。2.税务机关检查公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票开具相关资料，接受税务机关的监督和管理。如税务机关检查发现公司存在发票开具违规行为，公司应按照税务机关的要求及时整改，并依法承担相应的法律责任。3.违规处理对于违反本制度规定开具发票的部门和人员，公司将视