采购财务制度规定

PAGE采购财务制度规定一、总则（一）目的为了规范公司采购财务行为，加强采购财务管理，提高采购资金使用效益，保障公司采购活动的顺利进行，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于公司内所有采购业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购财务活动必须遵守国家法律法规，确保各项业务合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，真实反映采购业务的经济实质。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购财务内部控制制度，防范财务风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和业务需求，编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目、数量、金额、时间等内容，并详细说明预算编制的依据和理由。2.财务部门负责对采购预算草案进行审核。审核内容包括预算的合理性、准确性、与公司整体预算的协调性等。财务部门应结合公司财务状况和资金安排，提出审核意见，反馈给采购部门。3.采购部门根据财务部门的审核意见，对采购预算草案进行修改完善。修改后的采购预算草案经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动。不得擅自调整或突破预算，如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控。定期对采购支出与预算进行对比分析，及时发现预算执行中的问题，并向采购部门和公司管理层报告。3.采购部门应加强对采购预算执行情况的管理。建立采购预算执行台账，记录采购项目的实际执行情况，包括采购数量、金额、时间等信息。对预算执行偏差较大的项目，应及时分析原因，采取有效措施进行纠正。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目无法按原预算执行；市场价格波动较大，影响采购成本，原预算已无法满足采购需求；公司经营计划调整，采购项目的数量、金额等发生变化；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。2.预算调整申请应按以下程序办理：采购部门填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附上相关证明材料。采购部门负责人对预算调整申请表进行审核，签署意见后报财务部门审核。财务部门对预算调整申请表进行审核，重点审核调整的必要性、合理性、对公司财务状况的影响等。审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据审核意见，对预算调整申请进行审批。审批通过后，采购部门按照调整后的预算组织采购活动。三、采购付款管理（一）付款申请1.采购业务完成后，采购部门应及时整理相关资料，填写付款申请表。付款申请表应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.采购部门负责人对付款申请表进行审核。审核内容包括采购业务的真实性、合法性、合同执行情况、发票等证明材料的完整性等。审核通过后，签署意见并报财务部门审核。（二）付款审核1.财务部门负责对付款申请表及相关证明材料进行审核。审核内容包括采购业务的财务核算、资金安排、发票的真实性和合规性等。财务人员应核对采购合同条款与付款申请的一致性，确保付款金额、付款方式、付款时间等符合合同约定。对发票进行审核时，应检查发票的开具内容是否与采购业务相符，发票的格式、印章等是否符合税务规定。根据公司资金状况和资金使用计划，审核付款申请的合理性，确保资金支付的及时性和准确性。2.财务部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据审核意见，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。（三）付款方式1.公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。具体付款方式应根据采购合同约定和公司资金状况确定。2.采用支票付款的，财务部门应严格按照支票管理规定填写支票信息。支票应妥善保管，确保支票的安全性和有效性。3.采用汇票、电汇等方式付款的，财务部门应按照银行相关规定办理付款手续。在付款前，应核对收款账户信息的准确性，确保资金支付到指定账户。4.采用银行承兑汇票付款的，财务部门应按照银行承兑汇票管理规定办理相关手续。在汇票到期前，应及时办理托收手续，确保资金及时到账。（四）付款记录1.财务部门应建立采购付款记录台账。详细记录每笔采购业务的付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，以便对采购付款情况进行跟踪和查询。2.采购部门应定期与财务部门核对采购付款记录。确保双方记录的一致性，如有差异，应及时查明原因并进行调整。四、采购发票管理（一）发票取得1.采购部门应在采购业务发生时，及时向供应商索取发票。发票应按照国家税务法规的规定开具，内容真实、完整、准确。2.发票开具的内容应包括供应商名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票上应加盖供应商发票专用章。3.采购部门收到发票后，应认真核对发票内容与采购合同、验收报告等相关资料是否一致。如发现发票内容有误或不符合规定，应及时与供应商联系，要求供应商重新开具发票。（二）发票审核1.采购部门将取得的发票提交给财务部门进行审核。财务部门应按照国家税务法规和公司财务制度的规定，对发票的真实性、合法性、合规性进行审核。2.审核发票时，应重点检查以下内容：发票的格式是否符合税务规定，发票号码是否连续，发票代码是否正确。发票的开具日期是否在规定的时间范围内，发票的有效期是否符合要求。发票上的印章是否清晰、齐全，是否为供应商的发票专用章。发票的内容是否与采购业务相符，是否存在虚开发票、开具假发票等违法行为。发票的税率、税额计算是否正确，是否符合税收政策规定。3.财务部门审核通过的发票，方可作为报销凭证。如发现发票存在问题，应及时与采购部门和供应商沟通，要求供应商重新开具发票或采取其他补救措施。（三）发票保管1.财务部门应妥善保管采购发票。发票应按照类别、时间顺序进行整理归档，确保发票的完整性和可查性。2.发票保管期限应按照国家税务法规和公司财务制度的规定执行。一般情况下，发票保管期限为五年。在保管期限内，发票不得擅自销毁。3.如因特殊原因需要查阅或复印发票，应按照规定的程序办理审批手续。查阅或复印发票时，应做好记录，确保发票的安全和完整。五、采购内部控制（一）岗位设置与职责分离1.公司应建立健全采购财务岗位设置。明确采购部门、财务部门及其他相关部门在采购财务活动中的职责分工，确保各岗位之间相互制约、相互监督。2.采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应相互分离。采购人员不得兼任采购业务的审批工作，财务人员不得兼任采购业务的执行和验收工作。3.采购部门应设立采购专员、采购主管等岗位。采购专员负责具体的采购业务操作，采购主管负责采购业务的审核、监督和管理。4.财务部门应设立财务审核岗位、资金管理岗位等。财务审核岗位负责对采购业务的财务核算、发票审核、付款申请等进行审核，资金管理岗位负责采购资金的安排、支付和监控。（二）采购流程控制1.公司应制定详细的采购流程。采购流程应包括采购申请、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收、付款等环节。各环节应明确工作要求和操作规范，确保采购业务的有序进行。2.采购申请环节：采购部门应根据公司经营计划和业务需求，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并经采购部门负责人审核后提交给相关部门审批。3.供应商选择环节：采购部门应通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况等。4.采购合同签订环节：采购部门应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经采购部门负责人、财务部门负责人等审核后，报公司管理层审批。5.采购执行环节：采购部门应按照采购合同的约定，组织供应商按时、按质、按量交货。采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。6.验收环节：采购部门应组织相关部门对采购货物进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同约定。验收合格后，应填写验收报告，并由验收人员签字确认。7.付款环节：采购部门应在采购业务完成后，及时整理相关资料，填写付款申请表。付款申请表应经采购部门负责人审核后，提交给财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。（三）监督检查1.公司应建立采购财务监督检查制度。定期对采购财务活动进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，防范财务风险。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购付款情况、采购发票管理情况、采购内部控制制度执行情况等。3.公司内部审计部门应定期对采购财务活动进行审计。审计内容包括采购业务的真实性、合法性、合规性，采购资金的使用