慈善总会清查制度

慈善总会清查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国会计法》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于专项风险防控的总体要求制定。为规范慈善总会资产清查工作，防范操作风险与合规风险，提升管理效能，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在参与慈善总会资产清查、财务审计、项目评估等业务活动时的行为规范，覆盖慈善总会资金管理、物资调配、捐赠物资追踪、公益项目监督等全场景。第三条本制度下列术语含义：（一）“慈善总会专项管理”指公司为确保慈善总会业务合规、透明、高效运行而建立的全流程管理体系，包括制度设计、风险识别、监督执行、绩效考核等环节。（二）“专项风险”指在慈善总会业务中可能引发资产流失、法律责任、声誉损害等后果的潜在问题，如物资管理混乱、资金挪用、决策不透明等。（三）“合规”指相关活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保行为合法性、程序合理性及结果公正性。第四条慈善总会专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖所有业务环节与关键节点，不留盲区。（二）责任到人：明确各级人员职责，确保每项工作均有具体责任人。（三）风险导向：优先防控重大风险，动态调整管理策略。（四）持续改进：通过定期评估与优化，不断提升管理体系有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司慈善总会专项管理工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调与考核落实。第六条设立慈善总会专项管理领导小组，由公司高层管理人员、财务部、审计部、法务部及相关部门代表组成，履行以下职能：（一）统筹协调：制定总体管理方案，解决跨部门协作问题。（二）决策审批：对重大清查事项、风险处置方案进行审批。（三）监督评价：定期检查管理成效，提出改进建议。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（财务部）：负责专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，每季度提交管理报告。（二）专责部门（审计部、法务部）：分别负责业务合规审核、流程优化、风险处置，对重大问题发起专项调查。（三）业务部门/下属单位（涉及资产管理的部门）：落实管理要求，开展日常风险防控，每月提交清查台账。第八条基层执行岗（资产管理员、财务人员等）必须履行以下责任：（一）岗位合规承诺：签署《个人合规责任书》，明确违反制度后果。（二）风险上报义务：发现异常情况（如物资丢失、审批超权限）须在24小时内上报直属领导。第三章专项管理重点内容与要求第九条资产登记管理：所有慈善总会资产（现金、物资、不动产等）须建立电子台账，逐项登记编号、来源、存放地点、责任人，变更信息须双人核验。禁止未登记资产流入业务流程。第十条资金审批管理：资金使用须遵循“分级授权、双人复核”原则，单笔金额超XX万元的须由领导小组审批。严禁设立“小金库”、违规拆分审批。第十一条捐赠物资管理：（一）入库流程：需核对捐赠协议、数量、质检报告，第三方物流配送的须保留签收视频。（二）出库流程：按项目需求精准调配，紧急调拨须报备财务部。（三）禁止行为：严禁擅自处置、转卖捐赠物资，严禁以“损耗”名义套取资金。第十二条采购管理：物资采购须通过招标或比价，禁止向关联方采购或指定供应商。电子招投标系统生成的结果须归档备查。第十三条项目执行监督：（一）里程碑验收：按项目计划分阶段核实进展，未经验收不得拨付下一阶段款项。（二）禁止行为：严禁虚报进度、伪造验收材料，严禁截留项目资金。第十四条内部控制审计：每年开展至少2次专项审计，重点核查资金流向、物资去向、决策程序，审计结果强制公开至部门层级。第十五条信息披露管理：定期向捐赠方、监管机构披露资金使用报告，内容须经法务部合规审查。紧急重大事项须即时发布。第十六条禁止性行为：（一）严禁关联交易利益输送，包括亲属参与采购、服务外包。（二）严禁违规转包分包，委托第三方执行的项目须严格考核其资质与廉洁性。（三）严禁利用慈善资源谋取私利，如借公款旅游、赞助非公益活动。第十七条专项风险防控点：（一）资金领域：防范贪污、挪用，重点监控大额资金变动、零星支出。（二）物资领域：防范丢失、损毁，高价值物资须双重保管。（三）决策领域：防范“一言堂”，重大事项须会议决策并录音。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：每年X月前结合法规变化、业务案例修订制度，重大调整须发布实施公告。第十九条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度组织跨部门风险自查，重点排查资金闭环、物资追踪等环节。（二）分级评估：采用“可能性×影响度”矩阵对风险定级，红色预警须立即上报领导小组。（三）预警发布：通过内部平台推送风险提示，要求10日内整改。第二十条合规审查机制：（一）嵌入节点：将合规审查嵌入采购申请、资金拨付、项目验收等流程，未经通过不得实施。（二）标准化作业：制定《合规审查清单》（如供应商资质核查表、资金审批记录核对表）。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪；（二）重大风险：启动应急预案，冻结相关操作，3日内提交处置方案。（三）上报要求：重大风险事件须在1小时内向领导小组报告，48小时内提交初步报告。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：列举20项典型违规行为（如未登记资产使用、伪造单据等）。（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重复或重大违规取消绩效、降级或纪律处分。（三）追责时效：问题发生次年X月前完成调查，特殊情况不超过6个月。第二十三条评估改进机制：（一）评估周期：每年末开展管理有效性评估，采用问卷调查、访谈、数据建模等方法。（二）优化流程：对排名后X%的部门强制流程再造，形成闭环改进。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须在月度会议上汇报管理进度，牵头部门对未达标单位进行约谈。第二十五条考核激励机制：（一）部门考核：专项合规得分占年度考核权重XX%，与奖金挂钩。（二）个人评优：优先奖励风险防控表现突出的员工，实行“一票否决制”。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年X月组织合规履职培训，重点解读法规红线。（二）一线培训：新员工必须完成操作规范考核，定期开展案例警示教育。第二十七条信息化支撑：引入慈善管理平台，实现资产扫码追溯、资金自动对账、风险智能预警。第二十八条文化建设：（一）合规手册：编制《慈善总会专项合规手册》，人手一册。（二）承诺书：全员签署《合规承诺书》，纳入员工档案。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：要求包含时间、地点、人物、处置措施、整改计划。（二）年度报告：次年X月前提交，