物业项目部财务制度

PAGE物业项目部财务制度一、总则（一）目的为加强物业项目部财务管理，规范财务行为，确保项目财务工作的顺利开展，提高资金使用效益，保障物业项目的正常运营，根据国家相关法律法规及公司财务管理规定，结合物业项目实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所属的各物业项目部。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全财务管理制度和流程，规范财务核算和财务管理行为。3.准确性原则：确保财务数据真实、准确、完整，为项目决策提供可靠依据。4.效益性原则：合理配置资源，优化资金使用，提高项目经济效益。5.监督性原则：接受公司内部审计和外部监督，确保财务工作合规、透明。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置物业项目部应设立独立的财务部门，负责项目的财务管理工作。财务部门应配备必要的财务人员，明确岗位职责，确保财务工作的有序开展。（二）财务人员岗位职责1.财务负责人全面负责物业项目部的财务管理工作，制定财务工作计划和目标。组织编制和执行财务预算，监控预算执行情况，及时调整预算偏差。审核财务报表和财务报告，确保财务信息真实、准确、完整。负责财务风险防控，制定风险应对措施，保障项目资金安全。协调与公司财务部门、税务机关、银行等相关部门的关系。2.会计人员负责财务核算工作，按照国家会计准则和公司财务制度，准确记录和反映项目经济业务。编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表，定期进行财务分析。负责财务档案的整理、归档和保管工作。协助财务负责人进行财务预算编制和执行监控。3.出纳人员负责现金收付和银行结算业务，确保资金收付安全、准确。登记现金日记账和银行存款日记账，定期与会计核对账目。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据。协助会计做好财务核算工作。三、财务预算管理（一）预算编制1.物业项目部应根据项目年度工作计划和经营目标，编制年度财务预算。预算编制应遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的原则，充分考虑项目收入、成本、费用等因素。2.财务预算主要包括收入预算、成本预算、费用预算、利润预算等。收入预算应根据物业项目的收费标准和预计服务面积等因素进行编制；成本预算应包括人员工资、物料采购、设备维护等成本项目；费用预算应涵盖办公费用、差旅费、业务招待费等；利润预算应根据收入预算和成本费用预算进行测算。3.预算编制过程中，各部门应提供详细的数据和资料，财务部门进行汇总、审核和平衡，形成年度财务预算草案，报项目负责人审核后，提交公司审批。（二）预算执行1.经公司批准后的财务预算，作为项目年度财务管理的依据，各部门应严格按照预算执行。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行偏差，并采取有效措施进行调整。3.各部门应加强预算执行管理，严格控制各项费用支出，确保预算目标的实现。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场环境变化、政策调整、突发事件等不可抗力因素，导致原预算无法执行或需要调整预算指标时，应及时进行预算调整。2.预算调整申请应由相关部门提出，详细说明调整原因、调整内容和调整后的预算指标。财务部门进行审核后，报项目负责人审批，重大预算调整事项需提交公司审批。3.预算调整后，应及时更新预算报表和相关资料，确保财务信息的一致性和准确性。四、收入管理（一）物业费收入1.物业项目部应按照物业服务合同约定的收费标准和收费方式，及时、足额收取物业费。2.建立物业费收费台账，详细记录业主姓名、房号、收费金额、收费时间等信息，确保收费记录准确无误。3.加强物业费催缴工作，对逾期未缴费的业主，应按照合同约定及时发出催缴通知，采取有效措施督促业主缴费。（二）其他收入1.物业项目部的其他收入包括停车费收入、广告费收入、场地租赁费收入等。2.各项其他收入应按照相关规定进行收取和管理，明确收费标准和收费流程，确保收入合法合规。3.对其他收入应进行单独核算，及时入账，定期进行核对和清理，防止收入流失。五、成本管理（一）成本核算原则1.物业项目成本核算应遵循权责发生制原则、配比原则和划分收益性支出与资本性支出原则。2.按照成本核算对象和成本项目，准确归集和分配成本费用，确保成本核算的准确性和完整性。（二）成本项目1.人员成本：包括物业管理人员、维修人员、保洁人员、保安人员等的工资、奖金、福利、社保等费用。2.物料成本：指物业项目运营过程中消耗的各类办公用品、清洁用品、维修材料等费用。3.设备维护成本：包括物业项目内各类设备的日常维护、保养、维修费用，以及设备更新改造费用。4.能源成本：如水电费、燃气费等。5.其他成本：如绿化养护费用、垃圾处理费用、办公场地租赁费用等。（三）成本控制措施1.制定成本控制目标和成本预算，将成本控制责任分解到各部门和岗位。2.加强物料采购管理，建立供应商评估和采购比价制度，降低采购成本。3.合理安排人员，优化人员配置，提高工作效率，降低人员成本。定期对员工进行培训，提高员工技能水平，减少因操作不当导致的维修成本增加。4.加强设备管理，建立设备台账和维护档案，定期进行设备巡检和维护保养，延长设备使用寿命，降低设备维修成本。5.加强能源管理，采取节能措施，降低能源消耗。例如，合理设置公共区域照明时间，推广使用节能灯具和设备。6.严格控制各项费用支出，加强费用审批管理，杜绝不合理开支。六、费用管理（一）费用报销原则1.费用报销应遵循真实性、合理性、合法性原则，报销凭证必须真实有效，符合国家法律法规和公司财务制度规定。（二）费用报销流程1.费用发生后，经办人应及时填写费用报销单，注明费用明细、金额、事由等，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人对费用报销的真实性、合理性进行审核签字确认。3.财务人员对报销凭证的合法性、合规性和金额准确性进行审核，审核通过后报项目负责人审批。4.项目负责人审批同意后，出纳人员按照规定支付报销款项。（三）费用报销标准1.办公费用：根据项目实际需求，合理控制办公费用支出。办公用品应按照规定的采购流程进行采购，实行集中管理，定期盘点。2.差旅费：严格按照公司制定的差旅费标准执行，明确出差人员的交通、住宿、餐饮等费用报销标准。出差人员应在出差结束后及时办理报销手续，提供真实有效的出差审批单、发票等凭证。3.业务招待费：业务招待费应遵循必要性、合理性原则，严格控制招待标准和范围。招待费用报销时，应注明招待对象、事由、金额等信息，并取得合法有效的发票。4.其他费用：其他费用报销应按照相关规定和公司授权审批制度执行，确保费用支出合理合规。七、资产管理（一）流动资产1.货币资金加强现金和银行存款的管理，严格执行现金管理制度和银行结算制度。定期对现金进行盘点，确保账实相符；每月至少与银行核对一次银行存款账目，及时发现和处理未达账项。2.应收账款建立应收账款管理制度，明确应收账款的管理责任和催收流程。定期对应收账款进行账龄分析，对逾期账款及时采取催收措施，降低坏账风险。（二）固定资产1.固定资产购置物业项目部应根据项目实际需求，编制固定资产购置计划，报公司审批后实施。固定资产购置应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择供应商，确保购置资产的质量和价格合理。2.固定资产折旧按照国家规定的折旧方法和折旧年限，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。定期对固定资产折旧进行核对和调整，确保折旧计提准确无误。3.固定资产清查每年至少组织一次固定资产清查，对固定资产的数量、价值、使用状况等进行全面清查。清查中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。（三）低值易耗品1.低值易耗品应按照规定的标准进行分类和管理，建立低值易耗品台账，记录其购置、领用、摊销等情况。2.低值易耗品的摊销方法可采用一次摊销法或五五摊销法，一经确定不得随意变更。3.定期对低值易耗品进行盘点，确保账实相符，对盘盈、盘亏的低值易耗品及时进行处理。八、财务报表与财务分析（一）财务报表1.物业项目部应按照国家会计准则和公司财务制度的要求，定期编制财务报表。财务报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映项目的财务状况和经营成果。报表编制完成后，财务负责人应进行审核，确保报表质量。3.定期将财务报表报送公司财务部门和项目负责人，为公司决策提供依据。（二）财务分析1.财务部门应定期对物业项目的财务状况和经营成果进行分析，撰写财务分析报告。财务分析报告应包括财务指标分析、预算执行情况分析、成本费用分析、资金状况分析等内容。2.通过财务分析，揭示项目财务运行中存在的问题和风险，提出改进措施和建议，为项目管理决策提供参考。3.定期组织召开财务分析会议，向项目负责人、各部门负责人等通报财务分析情况，共同探讨解决问题的方法和途径。九、财务监督与审计（一）内部监督1.物业项目部应建立健全内部财务监督制度，加强对财务工作的日常监督和检查。2.财务部门应定期对财务收支、资金使用、资产管理等情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题