关于报销财务制度

PAGE关于报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的报销行为，加强财务管理，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。2.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得违反财经纪律。3.合理性原则：费用支出应符合公司/组织的经营活动需要，具有合理的必要性和效益性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等交通工具的票价及相关手续费。2.住宿费用：因出差需要在外地住宿的费用，应符合公司/组织规定的标准。3.餐饮补贴：按照公司/组织规定的标准给予的出差期间的餐饮补贴。4.市内交通费用：出差期间在市内乘坐公共交通工具或出租车等发生的费用。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。2.招待费用应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则，并符合公司/组织的相关规定。（三）办公用品费1.办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修及耗材费用。3.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等办公家具的购置费用。（四）通讯费1.员工因工作需要发生的手机通讯费用，按照公司/组织规定的标准给予报销。2.固定电话费用：公司/组织办公场所的固定电话费用。（五）培训费1.参加外部培训课程的学费、教材费、住宿费等相关费用。2.内部培训的讲师费用、培训场地租赁费用等。（六）会议费1.因召开会议发生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、参会人员的餐饮及住宿费用等。2.会议费用应严格按照预算执行，并提供相关的会议通知、参会人员名单等证明材料。（七）其他费用1.因工作需要发生的邮寄费、快递费、水电费、物业费等。2.经公司/组织批准的其他合理费用支出。三、报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应取得合法有效的报销凭证，如发票、收据等，并确保凭证内容真实、完整、准确。（二）填写报销单1.员工应按照报销单的格式要求，如实填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息。2.对于多张报销凭证的，应在报销单上分别注明每张凭证的金额及用途，并附上相应的凭证粘贴单。（三）审批流程1.部门负责人审批：报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。2.财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，如有疑问可要求报销人提供相关补充资料。3.分管领导审批：根据公司/组织的审批权限，分管领导对报销事项进行最终审批。4.总经理/董事长审批：对于重大费用支出或超出一定金额的报销事项，需经总经理/董事长审批。（四）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门按照公司/组织的资金支付流程进行支付。2.报销款项一般通过银行转账的方式支付到报销人的银行账户，特殊情况需要现金支付的，需经财务部门负责人批准，并办理相关手续。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系销售方重新开具。（二）收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用财政部门监制的收据或税务部门认可的其他收据作为报销凭证。2.收据应注明收款单位名称（盖章）、收款日期、收款事由、金额等内容，并由收款人签字确认。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他能够证明费用支出真实性和合理性的凭证，如合同协议、会议通知、培训证书、出差审批单等，也应作为报销的附件一并提供。2.凭证应内容完整、字迹清晰、与报销事项相关联，能够相互印证。五、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的目的地、时间等因素，按照公司/组织规定的标准乘坐相应舱位的飞机。火车票：优先选择高铁二等座、动车二等座，如因特殊情况需要乘坐一等座或软卧的，需经部门负责人批准。汽车票：根据实际情况选择合适的班次和座位等级。轮船票：按照公司/组织规定的标准乘坐相应舱位的轮船。2.住宿费用根据出差的地区和级别，分为不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相对较低。具体标准由公司/组织另行规定。3.餐饮补贴按照出差的天数和地区，给予相应的餐饮补贴。补贴标准根据公司/组织的实际情况制定，一般为每天[X]元至[X]元不等。4.市内交通费用出差期间在市内乘坐公共交通工具的费用实报实销，乘坐出租车的费用需注明事由并经部门负责人批准方可报销。（二）业务招待费标准1.招待费用应严格控制在预算范围内，一般不得超过公司/组织年度销售收入的[X]%。2.招待客户时，应根据客户的级别和业务往来情况，合理安排招待的规格和费用标准。3.严禁以业务招待为名进行公款吃喝、旅游等违规行为。（三）办公用品费标准1.办公文具的购置应根据实际需求进行，避免浪费。2.办公设备的购置应按照公司/组织的固定资产管理制度进行审批和采购，确保设备的性价比和使用寿命。3.办公家具的购置应符合公司/组织的办公环境和使用需求，费用标准由公司/组织另行规定。（四）通讯费标准1.员工手机通讯费用的报销标准根据员工的岗位性质和工作需要分为不同档次，具体标准由公司/组织制定。2.固定电话费用按照实际发生额报销。（五）培训费标准1.参加外部培训课程的费用应根据培训的内容、师资、培训时长等因素进行综合评估，确保培训费用的合理性。2.内部培训的费用应严格控制在预算范围内，培训讲师的费用标准根据讲师的级别和授课内容确定。（六）会议费标准1.会议费用应根据会议的规模、时长、场地租赁、会议设备租赁等因素进行预算编制，确保费用支出的合理性。2.会议期间的餐饮及住宿费用应符合公司/组织的相关标准。（七）其他费用标准1.邮寄费、快递费等按照实际发生额报销。2.水电费、物业费等按照公司/组织与相关单位签订的合同或协议执行。六、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因出差需要预借差旅费的，应填写《预借差旅费申请表》，注明预借金额、出差时间、出差事由等信息，并按照审批流程进行审批。2.预借差旅费的金额应根据出差的实际需要合理确定，一般不得超过预计的差旅费总额。3.员工出差归来后，应在规定的时间内办理报销手续，冲销预借的差旅费。如预借金额大于实际报销金额，应及时归还多余款项；如预借金额小于实际报销金额，应补足差额。（二）超标准报销1.如员工因特殊情况需要超标准报销费用的，应在报销申请中详细说明原因，并经部门负责人、分管领导、总经理/董事长等逐级审批。2.对于超标准报销的费用，应严格控制，确保其合理性和必要性。（三）报销凭证遗失1.如报销凭证遗失，报销人应及时向财务部门说明情况，并提供相关的证明材料，如发票复印件（加盖销售方财务章）、收据存根联、合同协议等。2.财务部门根据报销凭证遗失的具体情况，进行核实和审批，如确实无法取得原始凭证的，可根据相关证明材料进行报销，但应在报销单上注明“原始凭证遗失，已提供相关证明材料”字样。七、监督与检查（一）内部审计公司/组织内部审计部门定期对报销业务进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）财务检查财务部门定期对报销业务进行自查，对发现的问题及时进行纠正和处理，并加强对报销业务的日常管理和监督。（三）违规处理1.对于违反报销财务制度的行为，公司/组织将视情节轻