固定资产采购财务制度

PAGE固定资产采购财务制度一、总则（一）目的为加强公司固定资产采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、经济有效，保障公司资产安全与完整，特制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有固定资产采购相关活动，包括但不限于设备、房屋建筑物、办公家具等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：固定资产采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：采购活动应严格按照公司年度预算执行，确保资金合理使用，避免超预算采购。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营计划和业务发展需求，提前编制固定资产采购预算。预算内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等详细信息。2.采购预算应经部门负责人审核后，提交至公司财务部门进行汇总和审核。财务部门应结合公司资金状况和整体预算安排，对各部门采购预算进行综合平衡，提出调整建议。3.经公司管理层审批后的采购预算，作为年度固定资产采购的控制依据，不得随意突破。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因市场变化等原因需要调整采购内容或金额，应及时向财务部门和管理层报告，并按规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行进度进行分析和通报。对于预算执行偏差较大的项目，应及时查明原因，采取有效措施加以纠正。三、采购流程（一）需求申请1.各部门根据业务需要，填写固定资产采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。对于金额较大或涉及重大资产购置的项目，还应提交可行性分析报告。2.采购申请表应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。如申请内容不符合要求，采购部门应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购部门根据审核后的采购申请表，编制采购计划，并提交至公司管理层进行审批。采购计划应包括采购项目概述、采购方式、预计采购时间、采购预算等内容。2.对于预算金额较大的固定资产采购项目，公司应组织相关部门进行联合评审，对采购项目的技术可行性、经济合理性、市场供应情况等进行综合评估。评审结果作为采购决策的重要依据。3.经公司管理层审批后的采购计划，作为采购活动的执行依据。采购部门应严格按照审批意见组织实施采购工作。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购计划，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式的选择应符合相关法律法规和公司规定，并根据采购项目的特点和实际情况进行合理确定。2.在采购过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通，了解其产品质量、价格、售后服务等情况，并要求供应商提供详细的报价单和产品资料。采购部门应对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核，确保选择的供应商具备良好的商业信誉和供应能力。3.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称及规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应经公司法律部门审核后签订，确保合同合法有效。（四）验收付款1.固定资产到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量管理部门进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，使用部门和质量管理部门应在验收报告上签字确认。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核相关发票和付款申请，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付安全、准确。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购部门和相关部门进行处理。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立固定资产采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购计划制定、供应商选择、合同签订、验收付款等各个环节。2.采购风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。根据风险评估结果，确定风险等级，并采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，及时了解供应商及产品价格变化情况，合理安排采购时间，避免因市场波动导致采购成本增加。2.供应商风险应对：建立供应商评估和管理体系，对供应商的资质、信誉、业绩等进行定期评估，选择优质供应商合作。加强与供应商的沟通与协调，建立良好的合作关系，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：严格按照法律法规和公司规定签订采购合同，明确双方权利义务，确保合同条款合法有效。加强合同执行过程中的监督与管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。4.验收风险应对：建立严格的验收制度，明确验收标准和流程，确保采购项目质量符合要求。加强验收人员培训，提高验收人员专业素质，避免因验收不严导致不合格产品进入公司。五、财务核算与管理（一）固定资产入账1.财务部门应根据采购合同、发票、验收报告等相关资料，及时办理固定资产入账手续。固定资产入账价值应按照实际支付的价款加上相关税费、运输费、安装调试费等确定。2.对于需要安装调试的固定资产，应在安装调试完毕并验收合格后，确认固定资产入账价值。在安装调试期间发生的相关费用，应计入固定资产成本。（二）折旧计提1.公司应按照国家有关规定和公司财务制度，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.财务部门应根据固定资产的入账价值、预计使用寿命、预计净残值等因素，计算并计提折旧。折旧计提应按照规定的会计期间进行，确保财务报表的准确性和及时性。（三）固定资产清查1.公司应定期组织固定资产清查工作，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括固定资产的数量、价值、使用状况、存放地点等。2.在清查过程中，如发现固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。盘盈的固定资产应按照同类或类似固定资产的市场价格入账；盘亏或毁损的固定资产，应按照规定的审批权限进行核销，并调整相关账目。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对固定资产采购财务制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购预算执行情况、采购流程合规性、合同签订与执行情况、固定资产入账与核算情况等。2.内部审计部门应及时发现制度执行过程中存在的问题，并提出改进建议。对于发现的违规行为，应按照公司规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.公司应接受国家有关部门和社会中介机构的监督检查。