物业小区财务制度

PAGE物业小区财务制度一、总则（一）目的为规范物业小区财务管理，加强财务内部控制，提高资金使用效益，保障物业小区各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本物业小区实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于[物业小区名称]物业管理公司及其下属各部门、各项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全财务管理制度和流程，规范财务核算和财务管理行为。3.准确性原则：确保财务数据真实、准确、完整，为决策提供可靠依据。4.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益，降低运营成本。5.公开透明原则：财务信息公开透明，接受业主、员工及相关部门的监督。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置物业管理公司设立独立的财务部，负责公司财务管理工作。财务部应根据工作需要，合理设置会计、出纳等岗位，明确各岗位职责。（二）人员职责1.财务负责人全面负责财务部的日常管理工作，组织制定和执行财务管理制度。参与公司重大决策，提供财务支持和建议。负责财务报表的编制和分析，定期向公司管理层汇报财务状况。组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务水平。2.会计人员负责财务核算工作，按照国家统一会计制度和公司财务制度进行账务处理。编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表。负责财务档案的整理、归档和保管。协助财务负责人进行财务分析和预算编制。3.出纳人员负责现金收付、银行结算等资金管理工作。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据。协助会计人员进行账务核对和财务报表编制。三、财务核算（一）会计核算基础1.本公司采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的交易或事项为依据进行会计确认、计量和报告。2.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。（二）会计科目设置根据国家统一会计制度和物业管理行业特点，设置会计科目进行财务核算。会计科目应保持相对稳定，如有必要调整，应经财务负责人批准，并报公司管理层备案。（三）财务报表编制1.财务部应按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表应数据真实、内容完整、编制及时，经财务负责人审核后报公司管理层审批。3.定期对财务报表进行分析，为公司管理层提供决策支持。分析内容包括财务状况、经营成果、现金流量等方面的变动情况及原因。四、资金管理（一）资金筹集1.物业管理公司应根据经营需要，合理筹集资金，确保公司正常运营。资金筹集方式包括股东投入、银行贷款、债券发行等。2.筹集资金应符合国家法律法规和金融政策的规定，签订相关合同或协议，明确各方权利义务。3.对筹集资金的使用情况进行跟踪和监督，确保资金按规定用途使用。（二）资金使用1.建立资金预算管理制度，根据公司年度经营计划和财务状况，编制年度资金预算。资金预算应包括收入预算、成本费用预算、现金流量预算等。2.严格执行资金预算，控制资金支出。各项支出应按照规定的审批程序进行审批，确保资金支出合理、合规。3.加强资金日常管理，合理安排资金收支，提高资金使用效率。定期对资金使用情况进行分析和评价，及时发现和解决问题。4.严格控制现金使用范围，超过规定限额的支出应通过银行转账等方式进行结算。加强现金库存管理，确保现金安全。（三）资金审批1.建立资金审批流程，明确各级审批权限。一般支出由部门负责人审核，财务负责人审批；重大支出需经公司管理层审批。2.审批人应严格按照审批权限进行审批，对不符合规定的支出不予批准。对审批后的支出负责监督执行，确保资金使用合规、有效。3.需要支付的款项，应取得合法有效的票据，并经相关人员签字确认后，方可办理支付手续。五、成本费用管理（一）成本费用核算原则1.遵循权责发生制原则，按照成本费用的实际发生额进行核算。2.成本费用核算应与收入相匹配，准确计算各项成本费用，不得虚增或虚减成本费用。（二）成本费用分类及核算方法1.人员费用：包括工资、奖金、福利、社保等，按照实际发生额计入相应成本费用科目。2.办公费用：包括办公用品、水电费、通讯费等，按照实际发生额计入管理费用。3.维修费用：包括物业设施设备维修、保养费用等按照实际发生额计入维修费用科目。4.绿化费用：包括小区绿化养护、景观维护费用等，按照实际发生额计入绿化费用科目。5.清洁费用：包括小区公共区域清洁费用等，按照实际发生额计入清洁费用科目。6.其他费用：包括物业管理活动中发生的其他各项费用，按照实际发生额计入相应成本费用科目。（三）成本费用控制1.建立成本费用控制制度，明确成本费用控制目标和责任。各部门应根据公司下达的成本费用控制指标，制定具体的控制措施，确保成本费用控制在预算范围内。2.加强成本费用日常管理，定期对成本费用进行分析和比较，及时发现成本费用变动异常情况，并采取有效措施进行调整。3.严格控制各项费用支出，杜绝不合理开支。对超预算支出应进行严格审批，分析原因，提出改进措施。六、收入管理（一）收入范围物业小区收入主要包括物业管理费收入、停车费收入、特约服务收入、其他经营收入等。（二）收入确认原则1.物业管理费收入应按照与业主签订的物业服务合同约定的收费标准和计费周期确认收入。2.停车费收入应按照实际收取的金额确认收入。3.特约服务收入应按照实际提供服务并取得业主或使用人确认的金额确认收入。4.其他经营收入应按照实际取得的收入金额确认收入。（三）收入核算与管理1.财务部应按照收入确认原则及时进行收入核算，确保收入数据准确、完整。2.加强收入管理，建立收费台账，记录业主或使用人的缴费情况。定期对收费情况进行核对和清理，及时催缴欠费。3.严格执行收费标准，不得擅自提高或降低收费标准。对收费政策的调整应及时向业主或使用人进行公示，并做好解释工作。七、财务预算管理（一）预算编制1.每年末，财务部应根据公司年度经营计划和发展目标，组织编制下一年度财务预算。财务预算应包括收入预算、成本费用预算、利润预算、现金流量预算等。2.各部门应根据公司下达的预算编制任务，结合本部门实际情况，编制本部门的预算草案，并报财务部审核。3.财务部对各部门上报的预算草案进行汇总、审核和平衡，形成公司年度财务预算草案，报公司管理层审批。（二）预算执行与监控1.公司年度财务预算经批准后，应严格执行。各部门应将预算指标分解到具体责任人，确保预算执行到位。2.财务部应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差，并向公司管理层汇报。对预算执行偏差较大的部门，应要求其分析原因，提出改进措施。3.根据预算执行情况，适时调整预算指标。预算调整应按照规定的审批程序进行，确保预算调整合理、合规。（三）预算考核1.建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核指标应包括预算完成率、成本费用控制率、利润完成率等。2.预算考核结果与部门和个人绩效挂钩，对预算执行情况好的部门和个人给予奖励，对预算执行不力的部门和个人进行处罚。八、财务内部控制（一）内部控制目标1.保证财务信息真实、准确、完整，防止财务造假。2.确保资产安全，防止资产流失。3.规范财务行为，防范财务风险。4.提高财务管理效率，促进公司经营目标实现。（二）内部控制原则1.全面性原则：内部控制应涵盖公司财务管理的各个环节，贯穿于决策、执行和监督全过程。2.重要性原则：内部控制应关注重要业务事项和高风险领域，确保重点控制。3.制衡性原则：内部控制应在机构设置、职责分工、业务流程等方面相互制约、相互监督，防止权力滥用。4.适应性原则：内部控制应与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平相适应，并随着公司内外部环境的变化及时进行调整和完善。（三）内部控制措施1.不相容职务分离控制：明确各岗位的职责权限，确保不相容职务相互分离、相互制约。如会计与出纳岗位分离，财务审批与执行岗位分离等。2.授权审批控制：建立授权审批制度，明确各级管理人员的审批权限和审批程序。各项业务活动必须经过授权审批后方可办理。3.会计系统控制：按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，建立健全会计核算体系，确保财务信息真实、准确、完整。4.财产保护控制：加强对资产的实物管理，定期进行财产清查，确保资产安全。建立资产台账，记录资产的增减变动情况。5.预算控制：加强财务预算管理，严格执行预算，对预算执行情况进行监控和分析，及时调整预算偏差。6.运营分析控制：定期对公司经营活动进行分析，通过财务指标和非财务指标的分析，发现问题，提出改进措施，为公司决策提供支持。7.绩效考评控制：建立绩效考评制度，对各部门和员工的工作业绩进行考核评价，将考核结果与薪酬、晋升等挂钩，激励员工积极工作。九、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、财务审计报告、合同协议、税务资料、银行对账单等与财务管理相关的文件和资料。（二）档案整理与归档1.会计人员应及时对财务档案进行整理和装订，确保档案资料完整、规范。2.按照档案类别和时间顺序进行分类归档，编制档案目录，便于查找和使用。3.财务档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫。（三）档案保管期限财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写查阅申请表，经财务负责人批准后方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.外部单位或个人查阅财务档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司管理层批准后方可查阅。查阅时应