代工代采业务财务制度

PAGE代工代采业务财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司代工代采业务的财务管理，确保财务活动合法、合规、有序进行，保障公司资产安全，提高资金使用效益，为公司代工代采业务的健康发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及代工代采业务的部门及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保财务活动符合法律要求。2.准确性原则：财务数据真实、准确、完整，如实反映代工代采业务的财务状况和经营成果。3.及时性原则：及时记录、核算和报告财务信息，为公司决策提供及时有效的依据。4.效益性原则：优化资源配置，降低成本费用，提高资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全内部控制制度，防范财务风险。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.业务经办人：负责代工代采业务的具体操作，包括与供应商沟通、签订合同、执行采购任务等。2.业务审核人：对代工代采业务的合规性、合理性进行审核，确保业务符合公司规定。3.财务核算员：负责代工代采业务的财务核算，包括账务处理、报表编制等。4.财务审核员：对代工代采业务的财务凭证、报表等进行审核，确保财务数据准确无误。5.财务负责人：全面负责代工代采业务的财务管理工作，制定财务政策，监督财务制度执行情况。（二）职责分工1.业务经办人职责按照公司规定和业务需求，选择合适的供应商，进行商务谈判，签订采购合同。负责采购订单的下达、跟踪和执行，确保货物按时、按质、按量交付。及时收集、整理采购业务相关的原始凭证，如发票、验收单等，并提交给财务核算员。协助财务部门进行供应商对账和款项支付工作。2.业务审核人职责审核代工代采业务的采购申请、合同条款、采购流程等，确保业务合规、合理。对业务经办人提交的原始凭证进行初审，检查凭证的真实性、完整性和合法性。监督业务执行情况，及时发现并纠正业务过程中的问题。3.财务核算员职责根据业务经办人提交的原始凭证，进行账务处理，并登记相关账簿。定期编制代工代采业务的财务报表，如实反映业务的财务状况和经营成果。协助财务审核员进行财务审计和税务申报工作。4.财务审核员职责对财务核算员编制的财务凭证、报表等进行审核，确保财务数据准确无误。检查财务制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。参与财务风险管理，对潜在的财务风险进行评估和预警。5.财务负责人职责制定和完善代工代采业务的财务管理制度，确保制度的合理性和有效性。组织财务人员进行业务培训，提高财务人员的业务水平和综合素质。审核重大代工代采业务的财务决策，为公司管理层提供财务支持和决策依据。负责与外部审计机构、税务机关等相关部门的沟通协调工作。三、业务流程与财务处理（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并提交给业务审核人。2.业务审核人对采购申请进行审核，重点审核申请的合理性、必要性以及预算金额的准确性。审核通过后，签字确认并提交给业务经办人。（二）供应商选择与合同签订1.业务经办人根据采购申请，通过市场调研、供应商推荐等方式，选择合适的供应商。2.与供应商进行商务谈判，明确采购物资的价格、质量标准、交货期、付款方式等条款，并签订采购合同。3.采购合同签订后，业务经办人将合同副本提交给业务审核人进行备案。（三）采购执行1.业务经办人根据采购合同，下达采购订单给供应商，并跟踪订单执行情况。2.供应商按照采购订单要求，组织生产或采购货物，并在规定的交货期内将货物交付给公司。3.公司仓库管理人员对货物进行验收，验收合格后出具验收单。业务经办人将验收单与采购发票等原始凭证一并提交给财务核算员。（四）财务核算1.财务核算员根据业务经办人提交的原始凭证，按照会计准则和公司财务制度的规定，进行账务处理。采购物资入库时，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记相关应付账款科目。支付货款时，借记相关应付账款科目，贷记“银行存款”等科目。对于代工业务，根据实际发生的成本费用，借记“生产成本”等科目，贷记相关成本费用科目。2.定期编制代工代采业务的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，如实反映业务的财务状况和经营成果。（五）财务审核1.财务审核员对财务核算员编制的财务凭证、报表等进行审核，重点审核凭证的真实性、完整性、合法性以及报表数据的准确性。2.审核过程中如发现问题，及时与财务核算员沟通，要求其进行更正或补充说明。审核无误后，签字确认。（六）款项支付1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和期限，审核付款申请。2.付款申请经财务负责人审批后，办理款项支付手续。3.对于货到付款的业务，在收到供应商发票和验收单后，按照合同约定及时支付货款。4.对于预付款项的业务，严格控制预付款比例和金额，确保预付款的安全性。在供应商履行合同义务后，及时冲减预付款项。四、财务风险管理（一）风险识别1.供应商风险：供应商可能出现违约、破产、产品质量问题等，导致公司采购业务中断或遭受损失。2.市场风险：市场价格波动、原材料供应紧张等因素，可能影响采购成本和产品交付。3.资金风险：采购资金不足、付款延迟等可能导致供应商不满，影响公司信誉和业务合作。4.内部控制风险：业务流程不规范、审批环节失控等可能引发财务风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.供应商风险管理建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和考核，选择优质供应商合作。在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。与供应商保持密切沟通，及时了解其经营状况和市场动态，提前做好应对措施。2.市场风险管理关注市场价格波动和原材料供应情况，建立价格预警机制，及时调整采购策略。与供应商协商签订价格调整条款或套期保值协议，降低市场价格风险。3.资金风险管理合理安排采购资金，确保资金充足。加强资金预算管理，提高资金使用效率。优化付款方式，根据业务实际情况合理安排付款时间，避免付款延迟影响公司信誉。建立资金预警机制，及时发现和解决资金短缺问题。4.内部控制风险管理完善业务流程和内部控制制度，明确各岗位职责和审批权限，加强对业务过程的监督和控制。定期进行内部审计和风险排查，及时发现和纠正内部控制缺陷。加强财务人员培训，提高其风险意识和业务水平，确保财务制度的有效执行。五、财务监督与审计（一）内部监督1.财务部门定期对代工代采业务的财务收支、账务处理等进行自查，确保财务活动合规、准确。2.内部审计部门定期对代工代采业务进行审计，检查业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性以及财务数据的真实性等。3.各部门应配合财务部门和内部审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对代工代采业务进行审计，接受社会监督。2.外部审计机构出具的审计报告应及时提交给公司管理层和相关部门，对审计发现的问题及时进行整改。六、会计档案管理1.财务部门负责代工代采业务会计档案的整理、归档、保管和查阅工作。2.会计档案应包括采购合同、发票、验收单、记账凭证、财务报表等相关资料。3.会计档案的保管期限应按照国家有