卫生所管理档案制度汇编

PAGE卫生所管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强卫生所管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生所各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本卫生所全体工作人员及涉及档案管理相关的各类活动。（三）档案定义本制度所指档案是卫生所在医疗、预防、保健、管理等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：卫生所档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生所工作实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、医疗秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全卫生所档案管理制度。2.负责卫生所各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案进行分类、编目、装订，编制检索工具，提高档案的管理水平和利用效率。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的防护设备，确保档案的安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理制度进行操作。3.做好档案的收集、整理、归档工作，确保档案的质量。4.负责档案的借阅、归还登记和催还工作，保证档案的及时回收。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文件材料：包括上级文件、卫生所发文、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。2.医疗业务档案：病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表等。3.预防保健档案：疫苗接种记录、传染病报告卡、健康教育资料等。4.行政管理档案：人员档案、财务档案、设备档案、物资档案等。5.科研教学档案：科研项目申报书、研究成果报告、教学计划与教案等。6.其他档案：如声像档案、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将办理完毕的文件材料和业务资料移交档案管理部门，确保档案的齐全完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合要求。3.对重要的声像档案，应同时收集文字说明材料，详细记录拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质和保管期限等进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、预防保健类、科研教学类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观，便于保管和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档。2.医疗业务档案应在次年一季度内归档完毕。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。3.审核无误后，将档案进行上架保管，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映卫生所主要职能活动和历史面貌的，对本卫生所、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便快捷、服务大局、保守机密原则。2.凡因工作需要查阅档案的，应按照规定办理借阅手续。（二）借阅范围1.本卫生所工作人员因工作需要查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本卫生所档案的，应按照规定办理相关手续。（三）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门根据借阅申请表，查找并提供相应档案，借阅人在档案借阅登记簿上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.档案一般不得带出档案库房，如有特殊情况需要带出的，应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续，限期归还。3.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，经卫生所负责人批准后进行销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。2.监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清单一致。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告卫生所负责人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息进行更新和维护，保证档案信息与实际情况一致。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。3.安装防病毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，防范网络