卫生保健资料保管制度

PAGE卫生保健资料保管制度一、总则（一）目的为加强公司卫生保健资料的科学管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与卫生保健相关资料的保管工作，包括但不限于员工健康档案、职业健康监护资料、卫生防疫记录、环境卫生监测报告等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关卫生保健资料管理的法律法规和行业标准，确保资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：资料内容应真实反映公司卫生保健工作实际情况，数据准确无误，记录及时完整。3.安全保密原则：采取有效措施保障资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露，对涉及个人隐私的资料严格保密。4.便捷利用原则：建立科学合理的资料分类和检索体系，方便员工和相关部门查阅、使用资料。二、资料分类与编号（一）员工健康档案1.基本信息类：包括员工个人基本情况（姓名、性别、年龄、联系方式等）、职业史、家族病史等。2.健康体检记录：涵盖入职体检、定期体检、专项体检等各类体检报告。3.疾病诊疗记录：员工患病后的诊断、治疗过程及康复情况记录。（二）职业健康监护资料1.接触职业病危害因素人员登记：记录接触职业病危害因素的岗位、人员名单及接触时间等。2.职业健康检查报告：针对接触职业病危害因素人员的定期职业健康检查结果。3.职业病诊断与鉴定资料：如职业病诊断证明书、职业病鉴定相关材料等。（三）卫生防疫记录1.疫苗接种记录：员工各类疫苗接种情况。2.传染病防控记录：包括传染病疫情报告、防控措施落实情况、消毒记录等。3.突发公共卫生事件应急处理记录：事件发生、处理过程及结果的相关记录。（四）环境卫生监测报告1.工作场所环境监测报告：对公司工作场所空气质量、噪声、微小气候等环境因素的监测结果。2.饮用水卫生监测报告：公司饮用水的水质检测报告。（五）编号规则各类卫生保健资料应进行统一编号，编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为资料形成年份的后两位数字，类别代码根据上述分类设置，如“YG”代表员工健康档案，“ZY”代表职业健康监护资料等，流水号为该类别资料的顺序编号。例如，2023年形成的第5份员工健康档案编号为“23YG005”。三、资料收集与整理（一）收集渠道1.人力资源部门负责收集员工入职、离职、岗位变动等相关信息，及时传递给卫生保健资料管理部门。2.公司医务室或合作医疗机构负责提供员工健康体检、疾病诊疗等资料。3.各部门负责本部门卫生防疫工作的记录，并定期报送资料管理部门。4.环境监测机构负责提供公司环境卫生监测报告，并及时反馈给资料管理部门。（二）收集要求1.各渠道收集的资料应确保真实、完整，不得遗漏重要信息。2.资料应在规定时间内收集完成，避免延误导致资料缺失或不完整。3.收集过程中应做好交接记录，明确资料来源、收集时间、交接人员等信息。（三）整理方法1.按照资料类别进行分类，同类资料按照时间顺序排列。2.对每份资料进行核对，确保资料内容准确无误，如有错误或不清晰的地方，及时与相关部门或人员核实更正。3.去除资料中的无关页面和重复信息，保证资料简洁明了。4.对于电子资料，应按照规范的文件命名方式进行命名，并建立相应的文件夹结构进行分类存储。四、资料保管（一）保管场所1.设立专门的卫生保健资料档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案室应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜资料保存。3.资料柜应分类存放各类资料，标识清晰，便于查找。（二）保管方式1.纸质资料应采用档案盒或文件夹进行装订，并在封面标注资料类别、年份、起止日期等信息。2.电子资料应进行备份存储，备份介质可选用光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新。3.对于重要的纸质资料和电子资料，应进行加密存储，防止资料泄露。（三）保管期限1.员工健康档案应长期保存，直至员工离职后[X]年。2.职业健康监护资料中，接触职业病危害因素人员的职业健康检查报告应保存至该员工离开接触岗位后[X]年；职业病诊断与鉴定资料应永久保存。3.卫生防疫记录中，疫苗接种记录应保存至员工离职后[X]年；传染病防控记录和突发公共卫生事件应急处理记录应根据相关法律法规要求保存相应期限。4.环境卫生监测报告应保存[X]年。（四）定期盘点1.资料管理部门应定期对卫生保健资料进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括资料的数量、完整性、存储状况等，确保资料账实相符。3.对盘点中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并记录盘点结果。五、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要可查阅本人的健康档案等相关资料。2.人力资源部门、医务室、安全管理部门等相关部门因工作需要可查阅涉及员工整体健康状况、职业健康监护等资料，但应严格遵守保密规定。3.外部机构（如政府监管部门、合作医疗机构等）因法定事由需要查阅公司卫生保健资料的，应按照规定办理相关手续，并由公司指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.员工查阅本人资料时，应填写《卫生保健资料查阅申请表》，注明查阅资料的类别、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到资料管理部门查阅。2.公司内部相关部门查阅资料时，应填写《卫生保健资料查阅申请表》，详细说明查阅目的和资料范围，经部门负责人和资料管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.外部机构查阅资料时，应出具正式的查阅函，说明查阅事由、资料范围等，经公司主管领导批准后，由资料管理部门安排专人负责提供资料，并进行现场监督。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅卫生保健资料，如因特殊情况确需借阅的，应严格履行借阅手续。2.借阅人应填写《卫生保健资料借阅申请表》，注明借阅资料的类别、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人和资料管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照等，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对涉及员工个人隐私、公司商业秘密等敏感信息的卫生保健资料，严格实行保密制度。2.资料管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅和借阅资料的人员应严格遵守保密规定，不得泄露资料内容。4.在资料传输、存储过程中，应采取加密等安全措施，防止资料泄露。（二）安全防范1.加强档案室的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案室安全。2.定期对资料保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对电子资料的存储介质应定期进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.制定应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取措施保护资料安全，并按照规定进行处理和恢复。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且符合销毁条件的，可进行销毁。2.因公司机构调整、业务变更等原因，不再需要保存的资料，经审核批准后可销毁。3.资料存在严重损坏、变质等无法继续保存的情况，经鉴定后可销毁。（二）销毁流程1.资料管理部门提出资料销毁申请，填写《卫生保健资料销毁申请表》，注明销毁资料的类别、数量、销毁原因等信息。2.经公司主管领导批准后，由资料管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的资料进行清点、核对。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间