药店卫生档案管理制度

PAGE药店卫生档案管理制度一、总则1.目的为加强药店卫生管理，规范卫生档案的建立、使用和保存，有效预防和控制疾病传播，保障顾客及员工的健康与安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本药店全体员工及营业场所卫生管理相关活动。3.依据本制度依据《中华人民共和国传染病防治法》、《公共场所卫生管理条例》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、卫生档案管理职责1.档案管理部门及人员设立专门的卫生档案管理岗位，由[具体人员姓名]负责卫生档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.各部门职责采购部门：负责采购符合卫生标准的药品、医疗器械及卫生用品，并确保供应商提供相关卫生资质证明文件。质量管理部门：监督检查药店卫生管理工作，对卫生档案的完整性和准确性进行审核，确保药店经营活动符合卫生法规要求。营业部门：负责营业场所的日常清洁卫生工作，配合档案管理部门提供相关卫生信息，及时反馈卫生问题。仓储部门：做好仓库的卫生管理，保证药品、医疗器械及其他物资储存环境符合卫生标准，协助档案管理部门整理仓库卫生相关资料。三、卫生档案内容1.药店基本信息档案药店概况：包括药店名称、地址、法定代表人、经营范围、经营面积等。布局平面图：详细标注营业场所、仓库、办公区域等各功能区域的布局，以及通风、排水、采光等设施位置。2.卫生管理制度档案卫生管理责任制：明确各部门及人员在卫生管理工作中的职责和分工。清洁消毒制度：规定营业场所、仓库、设备设施等的清洁消毒频率、方法、消毒剂使用等要求。人员健康管理制度：包括员工健康检查、培训、个人卫生要求等内容。环境卫生监测制度：制定环境监测计划，明确监测项目、监测频率、监测方法及标准等。卫生检查及整改制度：规范卫生检查流程、检查标准、问题记录及整改措施跟踪等。3.人员健康档案员工健康档案：记录员工入职健康检查结果、年度健康检查报告、因病缺勤记录等。直接接触药品人员健康档案：除上述内容外，还应包括定期的药品不良反应监测记录及相关培训记录。4.卫生设施档案通风设施档案：包括通风系统的设计图纸、维护记录、检测报告等，确保通风良好，空气符合卫生标准。排水设施档案：记录排水管道布局、疏通记录、防逆流装置等情况，保证排水畅通，防止污水污染。清洁消毒设备档案：涵盖设备名称、型号、购买日期、使用记录、维护保养记录等，确保设备正常运行，消毒效果达标。冷藏、冷冻设备档案：包含设备运行参数记录、温度监测记录、故障维修记录等，保证药品储存温度符合要求。5.环境卫生监测档案空气监测记录：记录营业场所、仓库等区域空气中微生物、有害气体等监测数据及结果分析。水质监测记录：对饮用水、清洁用水等进行监测，记录监测指标及结果。物体表面监测记录：包括柜台、货架、地面、墙面等物体表面的微生物检测记录。6.药品及医疗器械卫生档案药品质量档案：收集药品的购进验收记录、储存养护记录、销售记录等，确保药品质量安全，符合卫生要求。医疗器械卫生档案：记录医疗器械的采购资质、验收报告、使用维护记录等，保证医疗器械清洁卫生，无交叉感染风险。7.顾客投诉及处理档案顾客投诉记录：详细记录顾客对药店卫生问题的投诉内容、投诉时间、投诉人信息等。处理过程及结果记录：包括对投诉问题的调查、处理措施、处理结果及顾客反馈等情况。四、卫生档案建立与归档1.资料收集各部门按照职责分工，定期收集本部门与卫生管理相关的数据、文件、记录等资料。采购部门收集供应商卫生资质证明、药品及卫生用品采购凭证等。营业部门整理清洁消毒记录、顾客意见反馈等。仓储部门提供仓库温湿度记录、物资盘点记录等。质量管理部门汇总卫生检查报告、环境监测报告等。2.整理与分类档案管理人员对收集到的资料进行整理，按照卫生档案内容分类标准进行分类。对同一类资料按照时间顺序或重要程度进行排序，确保资料条理清晰。3.归档保存将整理好的资料分别归入相应的卫生档案类别中，建立档案目录索引，便于查找和管理。卫生档案应采用纸质和电子两种形式保存。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和年份顺序排列；电子档案应进行备份存储，确保数据安全。五、卫生档案查阅与使用1.查阅权限药店内部人员因工作需要查阅卫生档案的，需填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。外部单位（如监管部门、合作单位等）因工作需要查阅卫生档案的，应出具正式的查阅函，经药店负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅流程查阅人员在档案管理部门指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。3.使用要求卫生档案仅供内部管理、质量控制、应对检查及相关工作参考使用，不得用于其他无关目的。任何人不得擅自修改、涂抹、销毁卫生档案内容。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并采取相应措施进行补救。六、卫生档案更新与维护1.定期更新各部门应根据卫生管理工作实际情况，定期对相关资料进行更新。员工健康档案应每年更新一次，卫生管理制度如有修订应及时更新档案内容。环境卫生监测档案应按照规定的监测频率及时记录监测数据，并进行分析总结，对档案进行动态更新。2.及时维护档案管理人员应定期对卫生档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案资料缺失、损坏或信息错误，应及时通知相关部门进行补充、修复或更正。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。同时，要保证电子档案存储设备的正常运行，及时更新杀毒软件，防止数据被病毒感染或破坏。七、卫生档案保密与销毁1.保密措施卫生档案涉及药店及员工隐私、经营信息等内容，档案管理人员应严格遵守保密制度，对查阅和使用档案的人员进行保密教育。未经药店负责人批准，任何人不得向无关人员透露卫生档案内容。2.销毁程序卫生档案保存期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请，填写《卫生档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保存期限、销毁原因等。经药店负责人审核批准后，由档案管