企业文件归档与资料管理制度模板

企业文件归档与资料管理制度第一章总则1.1目的与依据为规范企业文件资料的归档、保管、利用及销毁工作，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种载体文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。第二章职责分工2.1企业负责人审批文件归档管理制度及重要文件保管期限表；监督各部门制度执行情况，协调解决重大问题。2.2档案管理部门（或综合管理部）制定和完善文件归档管理制度、操作流程及模板；指导各部门开展文件归档工作，提供业务培训；负责文件资料的接收、分类、整理、保管、鉴定、利用及销毁工作；建立文件管理台账，定期检查各部门归档情况。2.3各业务部门指定专人（部门档案管理员）负责本部门文件资料的收集、整理、预归档工作；保证文件资料内容真实、完整，符合归档要求；按规定时间向档案管理部门移交文件资料。2.4文件形成人/经办人按规范起草、制作文件资料，保证格式规范、内容准确；及时将办理完毕的文件交部门档案管理员，配合完成归档工作。第三章文件归档范围与分类3.1归档范围凡反映企业生产经营、管理活动、具有查考利用价值的文件资料，均需归档，主要包括：行政管理类：企业章程、规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告、对外函件、合同协议等；经营管理类：业务合同、客户资料、市场调研报告、招投标文件、营销方案、统计分析报表等；财务管理类：会计凭证、账簿、财务报表、税务资料、审计报告、资金审批单等；人力资源管理类：招聘录用资料、员工合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利、离职手续等；科技管理类：研发项目资料、技术图纸、专利文件、设备说明书、技术标准等；声像电子类：照片、录音、录像、电子文档（含邮件、OA系统文件等）、数据库备份等。3.2分类标准按年度-问题分类法：如“2024年-行政管理-会议纪要”；按载体类型：分为纸质文件、电子文件、声像资料等；按密级：分为公开、内部、秘密、机密（具体密级划分参照企业保密制度）。第四章归档操作流程4.1文件形成与收集文件形成人在文件办理完毕后（如合同签订、会议结束、项目验收等），需对文件原件（或电子副本）进行核对，保证内容完整、字迹清晰、签章齐全；部门档案管理员定期收集本部门形成的文件资料，避免遗漏，重要文件（如合同、审计报告）需同步收集电子版。4.2整理与鉴定分类组卷：按“3.2分类标准”将文件分门别类，一份文件为一个保管单位，跨年度文件按形成年度归档；排序编页：纸质文件按时间顺序或逻辑顺序排列，编写页码（正面编单号，背面编双号）；电子文件按“年度-部门-文种”命名，如“202405-行政部-会议纪要-001”；价值鉴定：根据文件重要性确定保管期限（永久、30年、10年、5年等），具体参照《企业文件保管期限表》。4.3归档移交纸质文件：部门档案填写《文件归档移交清单》（见模板1），经部门负责人审核签字后，连同文件资料一并移交档案管理部门；档案管理员核对无误后，双方签字确认，各自留存一份清单。电子文件：通过企业OA系统、云盘等指定渠道提交，填写《电子文件归档登记表》（见模板2），注明文件路径、访问权限及备份信息；档案管理员接收后进行病毒查杀及格式转换。4.4登记与编号档案管理部门对移交的文件进行总登记，编制档号（如“QZ-2024-001”，其中“QZ”为全宗代号，“2024”为年度，“001”为流水号）；将档号、文件题名、形成日期等信息录入档案管理系统，实现电子化检索。4.5入库保管纸质文件存入符合档案保管要求的档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），按档号顺序排列，标识清晰；电子文件存储于专用服务器或加密存储介质，定期（每季度）进行备份，备份数据异地存放；每半年对库存文件进行清点检查，发觉问题及时处理（如霉变、损坏），保证档案安全。第五章常用模板表格模板1：纸质文件归档移交清单序号文件编号文件题名形成日期页数保管期限密级归档部门归档人接收人接收日期备注1XZ2024052024年第三季度工作计划2024-03-28810年内部行政部**2024-04-052YW202412与公司采购合同（附件）2024-05-1515永久秘密采购部**2024-05-20模板2：电子文件归档登记表序号文件题名形成部门形成日期文件格式存储路径访问权限备份数量备份位置归档人归档日期12024年员工培训方案人力资源部2024-06-10DOCXOA系统/人力资源部/培训/2024只读1份企业云盘*赵六2024-06-122A项目研发数据包技术部2024-06-15ZIP服务器/技术部/研发/A项目/2024读写2份本地硬盘+异地存储*周七2024-06-16模板3：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅文件题名及档号借阅原因借阅期限部门负责人审批档案管理员审批借阅日期归还日期备注*孙八市场部QZ-2024-003（2024年市场调研报告）编制下年度计划3天同意同意2024-06-202024-06-23复印件需注明第六章管理要求与注意事项6.1归档时间要求纸质文件：年度终后1个月内完成上一年度文件归档；电子文件：实时归档或按月度集中归档，重要电子文件需在24小时内提交；专项工作文件（如项目验收、审计整改）：工作结束后15日内完成归档。6.2保密管理要求涉密文件（秘密、机密）需单独存放，借阅需经企业负责人审批，严禁复制、摘抄外传；电子涉密文件须加密存储，访问权限严格控制，定期检查权限设置；档案管理员须签订保密协议，离职时办理文件交接及脱密手续。6.3文件完整性要求归档文件需包含正本、附件、审批单、签批件等完整材料，不得缺页、漏项；电子文件需保留原始格式及元数据（如创建时间、修改记录），避免使用临时文件或草稿版本。6.4电子文件特殊要求电子文件存储介质（U盘、移动硬盘等）不得接入公共网络，防止数据泄露；定期对电子文件进行格式转换（如旧版文档转换为通用格式），保证长期可读；涉及电子签章的文件，需确认签章有效性，同步归签章日志。6.5借阅与销毁管理借阅档案需填写《文件借阅申请表》，按权限审批，借阅期限一般不超过7天，到期未归还需续借；档案管理员对借出文件进行跟踪，归还时检查完整性，如有损坏或丢失，按《企业资产管理办法》追责；到期需销毁的文件，由档案管理部门编制《文件销毁审批表》（见模板4），经鉴定、审批后，由两人以上监销，销毁过程记录存档。6.6监督与培训档案管理部门每季度检查各部门归档情况，结果纳入部门绩效考核；每年组织1-2次档案管理培训，内容包括制度解读、操作规范、保密要求等，提升全员档案意识。第七章附则7.1制度解释本制度由档案管理部门负责解释。7.2生效日期本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。7.3修订程序本制度如需修