合同审查与签署标准流程工具

合同审查与签署标准流程工具一、适用业务场景本工具适用于各类企业、组织在开展业务合作时，需对外签订合同的全流程管理场景，包括但不限于：采购与供应链合作（如原材料采购、设备采购等）；服务外包与合作（如技术开发、咨询服务、市场推广等）；项目合作（如联合研发、工程建设、运营管理等）；其他需通过书面协议明确权利义务的业务场景。通过标准化流程，保证合同条款合规、权责清晰，降低合作风险，保障交易安全。二、标准操作流程详解流程目标：规范合同从需求提出到签署归档的全过程，保证合同合法性、完整性与可执行性。步骤1：业务需求确认与合同启动操作目标：明确合作内容、核心需求及合同类型，启动合同起草流程。具体动作：业务部门根据合作需求，填写《合作需求确认单》，明确合作方基本信息、合作标的、服务/产品要求、期限、预算等核心要素；业务部门负责人*审核需求合理性，确认后提交至法务部门或合同管理岗。责任人：业务经办人、业务负责人*输出成果：《合作需求确认单》（含部门负责人签字确认）步骤2：合同起草与文本初稿形成操作目标：根据需求确认内容，起草合同文本，明确双方权利义务。具体动作：法务部门或合同管理岗根据《合作需求确认单》，结合合作类型（如采购合同、服务合同等），选择对应的标准合同模板；填写合同核心条款：包括但不限于合同主体信息、合作内容与范围、质量标准、履行期限与方式、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等；业务部门配合提供技术/服务细节要求，保证条款与业务需求一致。责任人：法务专员*、业务经办人输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版草案）步骤3：合同内部多维度审查操作目标：全面排查合同风险，保证条款合法、合规、合理。具体动作：业务部门审查：重点审查合作内容、技术参数、交付标准、验收条款等是否与业务需求一致，保证可执行；法务部门审查：重点审查合同主体资格（如营业执照、授权委托书）、条款合法性（是否符合法律法规、行业规范）、违约责任明确性、争议解决方式有效性、知识产权归属、保密条款等；财务部门审查：重点审查价款金额、支付方式、税务处理、发票开具要求、违约金与赔偿金合理性等，保证财务风险可控；风控部门（如有）审查：评估合作方信用风险、履约能力，识别合同履行中的潜在风险点并提出防控建议。各部门审查后，填写《合同审查意见表》，汇总修改意见并反馈至法务部门。责任人：业务部门、法务部门、财务部门、风控部门（如有）输出成果：《合同审查意见表》（含各部门审查意见及修改建议）、合同修订稿步骤4：与合作方沟通协商操作目标：就合同条款与对方达成一致，形成最终签署文本。具体动作：法务部门或业务部门根据内部审查意见，与合作方进行沟通，协商修改条款；对于重大分歧（如价款调整、违约责任变更等），需形成书面协商记录，由双方确认；协商一致后，确定合同最终文本，双方加盖公章（或合同专用章）的纸质版及电子版需保持一致。责任人：法务专员*、业务经办人输出成果：合同最终签署文本（双方确认版本）、协商记录（如有）步骤5：最终审批与签署授权操作目标：完成合同内部最终审批，明确签署权限，规范签署流程。具体动作：法务部门将最终版合同及《合同审查意见表》提交至公司授权审批人（如总经理、分管领导）；审批人审核合同整体风险及条款完整性，签署《合同签署审批表》；明确签署人：法定代表人或其授权委托人（需提供授权委托书），签署人需核对合同文本与审批版本一致。责任人：授权审批人*、签署人输出成果：《合同签署审批表》（含审批人签字）、授权委托书（非法定代表人签署时）步骤6：合同签署与文本分发操作目标：完成合同签署，保证文本及时分发与安全保管。具体动作：签署人按审批权限在合同文本上签字（或盖章），保证合同骑缝章、双方公章/合同专用章齐全清晰；合同签署后，由法务部门或合同管理岗编号、登记，制作《合同台账》；将合同正本至少一份交合作方，留存正本及副本（根据公司规定份数），同步分发电子版至相关部门（业务、财务、法务等）。责任人：签署人、法务专员*、合同管理岗输出成果：签署完成的合同正本/副本、《合同台账》步骤7：合同归档与履约跟踪操作目标：规范合同档案管理，跟踪履行情况，保障合同目的实现。具体动作：法务部门或合同管理岗将合同正本、审批文件、审查意见表、协商记录等资料整理归档，按时间顺序或合同类型存放；业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款进度等），及时向法务部门反馈履约风险；合同履行完毕或终止后，办理相关手续（如验收报告、终止协议等），并更新《合同台账》状态。责任人：法务专员*、业务经办人输出成果：合同档案（完整资料）、《合同台账》（更新履约状态）三、配套工具表单表1：合作需求确认单项目内容需求部门需求提出人合作方名称合作类型□采购合同□服务合同□项目合同□其他_________合作内容简述核心需求（可附页）预算金额计划履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务负责人意见签字：_____________日期：_____________法务部门意见签字：_____________日期：_____________备注表2：合同审查意见表审查部门审查人审查日期审查维度具体意见修改建议业务部门*____年__月__日业务需求匹配度验收标准需明确具体指标增加“验收合格标准”条款法务部门*____年__月__日合法性争议解决方式约定为“诉讼”，建议改为“仲裁（仲裁委员会）”以提升效率修改争议解决条款财务部门*____年__月__日财务风险付款节点与交付进度不匹配，建议增加“预付款比例不超过30%”调整付款方式条款风控部门（如有）*____年__月__日履约风险合作方近三年存在2起合同纠纷，需要求其提供履约保证金增加“履约保证金”条款综合意见表3：合同签署审批表合同名称合同编号合作方合同金额履行期限自_年_月_日至_年__月__日法务部门意见签字：_____________日期：_____________业务部门意见签字：_____________日期：_____________财务部门意见签字：_____________日期：_____________授权审批人意见□同意签署□修改后签署□不同意签署（请注明原因：_________________）签字：_____________日期：_____________签署人法定代表人□授权委托人□（姓名：_________，授权范围：_____________）备注表4：合同台账合同编号合同名称合作方签署日期金额（元）履行期限负责人当前状态（□待签署□履行中□已完成□终止）归档日期四、关键风险提示与操作要点主体资格审查：签约前需核实合作方营业执照、法定代表人身份、授权委托书（非法定代表人签署时），保证签约主体合法有效，避免与无资质主体签约导致合同无效。条款核心要素：合同中必须明确“标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法”等核心条款，避免条款模糊导致履约争议。法律合规性：禁止约定违反法律法规的条款（如“霸王条款”），涉及行政许可的业务（如特殊行业服务），需保证合作方具备相应资质。签署形式规范：合同必须由双方签字盖章（公章或合同专用章），骑缝章需齐全；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名。保密与知识产