爱国卫生资料管理制度

PAGE爱国卫生资料管理制度一、总则（一）目的为加强爱国卫生资料的管理，确保资料的完整性、准确性和规范性，充分发挥资料在爱国卫生工作中的指导、参考和依据作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与爱国卫生工作相关的各类资料的管理，包括但不限于工作计划、总结、活动记录、考核评估资料、宣传资料、培训资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：爱国卫生资料由专门的部门或人员进行集中管理，确保资料的系统性和完整性。2.分类分级原则：按照资料的类别和重要程度进行分类分级管理，便于查找和使用。3.动态更新原则：根据爱国卫生工作的实际情况，及时更新和完善资料，保证资料的时效性。4.安全保密原则：加强对爱国卫生资料的安全保密管理，防止资料泄露和丢失。二、资料分类与编号（一）资料分类1.工作计划类：包括年度爱国卫生工作计划、季度工作计划、专项工作计划等。2.工作总结类：年度爱国卫生工作总结、季度工作总结、专项工作总结等。3.活动记录类：爱国卫生月活动记录、健康教育活动记录、环境卫生整治活动记录等。4.考核评估类：爱国卫生工作考核标准、考核评分表、考核结果汇总等。5.宣传资料类：爱国卫生宣传海报、宣传手册、宣传标语等。6.培训资料类：爱国卫生知识培训教材、培训课件、培训记录等。7.其他资料类：与爱国卫生工作相关的会议纪要、文件、调研报告等。（二）编号规则为便于资料的管理和查找，对各类资料进行编号。编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，具体如下：例如：2023WJ001，表示2023年工作计划类的第1份资料。1.年份：资料形成的年份，用四位数字表示。2.类别代码：按照上述资料分类，分别用两位字母表示，如WJ表示工作计划类，GZ表示工作总结类等。3.顺序号：同一类别资料的顺序编号，从001开始。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门爱国卫生资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的资料应包括纸质版和电子版，纸质版资料应清晰、完整，电子版资料应格式规范、内容准确。3.对于上级部门下发的与爱国卫生工作相关的文件、通知等，应及时收集并归档。（二）整理方法1.按照资料分类进行整理，将同一类别的资料放在一起。2.对每份资料进行编号，并在资料首页右上角标注编号。3.对资料进行排序，按照资料的形成时间或重要程度进行排列。4.对资料进行装订或装盒，确保资料的整齐、美观。四、资料归档与存储（一）归档要求1.整理好的资料应及时归档，归档时应填写《爱国卫生资料归档登记表》，注明资料名称类别、编号、日期、归档人等信息。2.归档的资料应齐全、完整，能够反映爱国卫生工作的全过程。3.对于重要的资料，应进行备份存储，防止资料丢失。（二）存储方式1.设立专门的资料档案室，用于存放爱国卫生资料。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.资料应按照类别和编号顺序存放在档案柜中，便于查找和使用。3.对于电子版资料，应存储在服务器或移动存储设备上，并定期进行备份。存储路径应清晰明确，便于查找。五、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅爱国卫生资料的，应填写《爱国卫生资料查阅申请表》，经部门负责人批准后，到资料档案室查阅。2.查阅资料时，应在资料档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将资料带出档案室。3.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.本公司/组织外部单位或人员因工作需要借阅爱国卫生资料的，应填写《爱国卫生资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经公司/组织领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播资料内容。借阅期满后，应及时归还资料。4.如资料在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、资料更新与销毁（一）更新要求1.随着爱国卫生工作的推进和发展，相关资料应及时更新。资料更新后应重新进行编号、整理和归档。2.对于已更新的资料，应在原资料上注明“已更新”字样，并将更新后的资料替换原资料。（二）销毁规定1.对于已失去保存价值的爱国卫生资料，应按照规定进行销毁。销毁资料前，应填写《爱国卫生资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、类别、数量等信息，经公司/组织领导批准后，方可销毁。2.销毁资料应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。3.销毁资料时，应指定专人负责监督，并填写《爱国卫生资料销毁记录》，注明销毁时间、地点、方式、监督人等信息。七、资料安全与保密（一）安全管理1.资料档案室应配备必要的安全设施，如消防器材防盗设备等，确保资料的安全。2.定期对资料档案室进行安全检查，发现问题及时整改。3.加强对资料档案室工作人员的安全教育，提高安全意识。（二）保密管理1.爱国卫生资料涉及公司/组织的工作秘密和相关信息，应严格保密。2.资料档案室工作人员应签订保密协议，明确保密责任。3.对涉及保密内容的资料，应采取加密存储、限制查阅权限等措施，防止资料泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对爱国卫生资料管理工作进行监督检查，确保资料管理工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、更新、销毁等环节。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评估1.将爱国卫生资料管理工作纳入公司/组织的绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对资料管理工作不符