健康卫生档案管理制度

PAGE健康卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织健康卫生管理，规范健康卫生档案的建立、使用和管理，保障员工的身体健康，提高工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工以及与公司/组织健康卫生管理相关的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关健康卫生的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：健康卫生档案应如实记录员工的健康状况、卫生管理情况等信息，保证档案内容真实可靠。3.保密安全原则：对涉及员工个人隐私的健康信息予以严格保密，防止信息泄露。同时，确保档案的安全存储和保管，防止损坏、丢失。4.动态管理原则：根据员工健康状况的变化以及公司/组织卫生管理工作的进展，及时更新和完善健康卫生档案。二、健康卫生档案的内容（一）员工基本信息档案1.个人资料：包括员工姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、入职时间、所在部门、岗位等。2.健康状况：记录员工既往病史、家族病史、过敏史等。（二）职业健康监护档案1.职业健康检查记录：按照国家规定的职业健康检查周期，记录员工的职业健康检查结果，包括身体各系统的检查指标、职业病筛查结果等。2.职业病诊断与鉴定资料：如员工被诊断为职业病，应详细记录职业病诊断机构、诊断时间、诊断结论、鉴定情况等相关资料。（三）卫生管理档案1.环境卫生监测记录：对公司/组织工作场所的环境卫生指标进行定期监测，记录监测时间、地点、监测项目、监测结果等。监测项目可包括空气质量、水质、噪声、照度等。2.食品卫生管理记录：对于涉及食品供应的公司/组织，应建立食品卫生管理档案，记录食品采购、储存、加工、销售等环节的卫生状况，包括食品供应商资质、食品检验报告、食品加工过程中的卫生操作记录、食品留样记录等。3.饮用水卫生管理记录：记录饮用水的水源情况、水质检测报告、饮用水消毒记录、饮水机清洁维护记录等。4.传染病防控档案：包括传染病疫情报告记录、防控措施落实情况记录、员工预防接种记录等。（四）健康教育档案1.健康教育计划：制定年度健康教育计划，明确教育内容、教育对象、教育方式、教育时间安排等。2.健康教育活动记录：记录开展的各类健康教育活动，如健康讲座、培训课程、宣传资料发放等的时间、地点、参与人员、活动内容等。3.员工健康知识知晓率和行为形成率调查记录：定期对员工进行健康知识知晓率和行为形成率调查，记录调查结果及分析情况。三、健康卫生档案的建立（一）建档责任部门1.人力资源部门负责建立员工基本信息档案，并及时更新员工入职、离职、岗位变动等信息。2.安全与健康管理部门负责组织建立职业健康监护档案、卫生管理档案和健康教育档案，并指导各部门做好相关档案资料的收集和整理工作。（二）建档流程1.资料收集：相关部门按照档案内容要求，负责收集员工的各类健康卫生信息资料。例如，人力资源部门收集员工基本信息；安全与健康管理部门组织员工进行职业健康检查，并收集检查报告；各部门负责本部门环境卫生监测、食品卫生管理、饮用水卫生管理等相关资料的收集。2.信息录入：将收集到的资料进行整理和审核后，录入公司/组织的健康卫生档案管理系统。录入人员应确保信息的准确性和完整性，对于重要信息应进行双人核对。3.档案归档：按照档案类别和时间顺序，将纸质资料和电子档案进行分类归档，建立档案目录，便于查询和管理。四、健康卫生档案的使用（一）查阅权限1.员工本人：员工有权查阅自己的健康卫生档案，了解自己的健康状况和相关管理信息。2.公司/组织内部相关部门：安全与健康管理部门、人力资源部门、医疗保健机构等因工作需要，可查阅员工的健康卫生档案。查阅时应填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅。查阅内容仅限于工作所需范围，不得泄露员工隐私信息。3.外部机构：因法律法规要求或工作需要，如职业病诊断鉴定、劳动仲裁等，外部机构需查阅员工健康卫生档案时，应出具合法有效的证明文件，并按照规定办理查阅手续。公司/组织应指定专人陪同查阅，严格控制查阅范围。（二）使用用途1.健康管理决策：为公司/组织制定健康管理政策、措施提供依据，如根据职业健康监护档案分析员工健康状况，制定针对性的职业健康防护计划。2.员工健康指导：帮助员工了解自己的健康状况，为员工提供个性化的健康指导和建议，促进员工采取健康的生活方式和工作行为。3.疾病防控：在传染病防控、职业病防治等工作中，依据健康卫生档案及时发现问题，采取有效的防控措施，防止疾病的传播和蔓延。4.劳动纠纷处理：在涉及劳动纠纷时，健康卫生档案可作为证明员工健康状况和公司/组织健康管理工作的重要证据。五、健康卫生档案的保管（一）保管部门公司/组织应设立专门的档案保管部门或指定专人负责健康卫生档案的保管工作。保管部门应具备安全、防潮、防火、防虫等保管条件。（二）保管期限1.员工基本信息档案、职业健康监护档案中的职业健康检查记录等应长期保存。2.卫生管理档案和健康教育档案中的各类记录应根据相关法律法规和行业标准规定的期限进行保管，一般不少于[X]年。3.涉及职业病诊断与鉴定资料等重要档案应永久保存。（三）档案维护1.定期对健康卫生档案进行整理和检查，确保档案的完整性和准确性。发现档案有破损、缺失等情况，应及时进行修复和补充。2.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和销毁。销毁档案时，应填写档案销毁申请表，经相关负责人批准后，由专人负责监销，并做好销毁记录。六、健康卫生档案的信息化管理（一）系统建设公司/组织应建立健康卫生档案信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计分析等功能。系统应具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复、安全防护等功能，确保档案信息的安全可靠。（二）数据更新各部门应及时将新产生的健康卫生信息录入系统，确保档案数据的实时更新。安全与健康管理部门应定期对系统数据进行审核和维护，保证数据的准确性和一致性。（三）数据分析与利用利用信息化管理系统对健康卫生档案数据进行统计分析，生成各类报表和分析报告，为公司/组织健康卫生管理决策提供数据支持。例如，分析员工健康状况变化趋势、职业病发病情况、环境卫生指标达标率等，以便及时发现问题，采取针对性的措施加以改进。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部设立监督小组，定期对健康卫生档案的建立、使用、保管等情况进行监督检查。监督小组应由安全与健康管理部门、人力资源部门、审计部门等相关人员组成。2.监督检查内容包括档案资料的完整性、准确性、保密性，档案管理制度的执行情况，信息化管理系统的运行情况等。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将健康卫生档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门和相关责任人进行考核评价。考核指标可包括档案建立的及时性和准确性、档案使用的规范性、档案保管的安全性等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对未达到考核要求的部门和个人进行批评教育，并责令其限期整改。对因工作失误导致档案管理出现严重问题