卫生计生信息管理制度

PAGE卫生计生信息管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生计生信息管理，规范信息收集、整理、存储、使用、共享和安全管理等工作流程，确保卫生计生信息的准确性、完整性、及时性和保密性，提高公司/组织卫生计生工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及卫生计生信息管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于人力资源部门、行政部门、医务室、各业务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于卫生计生信息管理的法律法规，确保信息管理活动合法合规。2.准确性原则：信息的收集、录入、存储等环节应保证信息真实、准确，避免虚假或错误信息。3.完整性原则：全面收集与卫生计生相关的各类信息，确保信息涵盖工作所需的各个方面，不遗漏重要内容。4.及时性原则：及时更新和传递卫生计生信息，保证信息的时效性，以便为决策和工作开展提供及时有效的支持。5.保密性原则：对涉及个人隐私的卫生计生信息严格保密，防止信息泄露，保护员工的合法权益。6.安全性原则：采取有效措施保障卫生计生信息系统的安全稳定运行，防止信息丢失、损坏或被非法获取、篡改。二、卫生计生信息收集（一）收集范围1.员工基本健康信息：包括员工的既往病史、过敏史、家族病史、预防接种记录等。2.职业健康信息：如员工的工作环境、职业危害因素接触情况、职业健康检查结果等。3.计划生育信息：涵盖员工的婚姻状况、生育情况、节育措施等。4.卫生计生政策法规及相关通知：国家及地方发布的各类卫生计生政策法规、公司/组织内部传达的相关通知等。5.与卫生计生工作相关的其他信息：如卫生宣传教育活动记录、突发公共卫生事件相关信息等。（二）收集渠道1.员工自行申报：通过设计规范的信息申报表格，由员工如实填写个人卫生计生相关信息，并提交至指定部门。2.医疗机构提供：员工的职业健康检查报告、疾病诊断证明等由合作的医疗机构直接提供给公司/组织相关部门。3.内部工作记录：各部门在日常工作中产生的与卫生计生相关的记录，如卫生宣传活动组织记录、计划生育工作台账等。4.外部信息获取：通过政府卫生计生部门网站、新闻媒体等渠道收集国家及地方的卫生计生政策法规、行业动态等信息。（三）收集要求1.明确责任部门：根据信息收集范围，确定各相关信息的责任收集部门。例如，人力资源部门负责员工基本健康信息和计划生育信息的收集；安全管理部门负责职业健康信息的收集等。2.规范收集流程：责任部门应制定详细的信息收集流程，明确信息收集的时间节点、方式方法、审核要求等。例如，对于员工自行申报的信息，应要求员工签字确认，并在规定时间内提交；对于医疗机构提供的信息，应建立接收登记制度，确保信息准确无误接收。3.保证信息质量：收集人员应认真审核所收集的信息，确保信息真实、准确、完整。对于存在疑问的信息，应及时与提供信息的员工或机构进行核实。三、卫生计生信息整理（一）分类整理1.按照信息类型分类：将收集到的卫生计生信息分为员工基本健康信息类、职业健康信息类、计划生育信息类、政策法规信息类、工作记录信息类等类别，分别进行整理。2.按照员工类别分类：以员工为单位，将每个员工的各类卫生计生信息进行集中整理，建立员工个人卫生计生信息档案。（二）数据录入1.选择合适的信息管理系统：根据公司/组织实际情况，选用功能完善、安全可靠的卫生计生信息管理系统，用于信息的录入、存储和查询。2.规范数据录入标准：明确各类信息在系统中的录入格式、字段要求等标准，确保录入数据的一致性和规范性。例如，员工基本健康信息中的疾病诊断应按照医学通用术语准确录入，计划生育信息中的生育情况应清晰填写生育时间、子女数量等。3.双人录入核对：对于重要的卫生计生信息，应安排两名工作人员分别进行录入，录入完成后进行数据核对，确保录入数据准确无误。（三）信息审核1.初审：信息录入完成后，由信息收集部门的负责人对录入信息进行初审，检查信息的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的信息及时反馈给录入人员进行修改。2.终审：初审通过后的信息提交至公司/组织卫生计生信息管理工作领导小组进行终审，领导小组应对信息的真实性、合法性等进行全面审核，确保信息质量。四、卫生计生信息存储（一）存储方式1.电子存储：利用公司/组织内部的服务器、数据库等设备，对卫生计生信息进行电子存储。同时，定期进行数据备份，备份存储介质可选用磁带、光盘、移动硬盘等，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.纸质存储：对于一些重要的原始卫生计生资料，如员工的健康体检报告原件、计划生育相关证明文件等，应进行纸质存档，并建立纸质档案管理制度，确保档案的安全存放和便于查阅。（二）存储安全1.网络安全防护：采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问，保障信息存储网络的安全。2.数据加密：对存储的卫生计生信息进行加密处理，确保数据在存储过程中的保密性。加密算法应符合国家相关标准要求。3.存储环境管理：保持存储设备所在环境的适宜温度、湿度，做好防火、防潮、防虫等工作，确保存储设备的正常运行和数据安全。（三）存储期限1.员工基本健康信息和职业健康信息：长期保存，以便跟踪员工健康状况变化，为职业健康管理提供依据。2.计划生育信息：按照国家计划生育政策法规要求及公司/组织内部规定的期限进行保存，一般为员工离职后[X]年。3.卫生计生政策法规及相关通知：根据政策法规时效性及公司/组织内部需要，确定合理的保存期限，一般保存至政策法规失效后[X]年。4.工作记录信息：根据工作性质和重要程度，确定不同的保存期限，重要的工作记录应长期保存，一般性工作记录可保存[X]年。五、卫生计生信息使用（一）使用权限1.根据工作需要设定权限：明确不同部门、岗位人员对卫生计生信息的使用权限。例如，人力资源部门有权查看员工的基本健康信息和计划生育信息，用于员工招聘、福利管理等工作；医务室有权查阅员工的职业健康信息和基本健康信息，为员工提供医疗服务和健康指导；安全管理部门可根据职业健康信息开展安全风险评估等工作。2.严格权限审批：对于超出常规使用权限的信息查询和使用，应进行严格的审批流程。由使用部门填写信息使用申请表，说明使用目的、信息范围等，经部门负责人签字、卫生计生信息管理工作领导小组审批后方可使用。（二）使用规范1.合法合规使用：信息使用人员应严格遵守国家法律法规及公司/组织内部规定，不得将卫生计生信息用于非法目的或泄露给无关人员。2.保护个人隐私：在使用卫生计生信息过程中，应注意保护员工个人隐私，不得随意公开或传播涉及员工个人隐私的信息内容。如需对外提供信息，必须经过员工本人书面同意，并按照相关法律法规要求进行处理。3.确保信息真实性：使用卫生计生信息时，应确保信息来源可靠、真实准确，不得对信息进行篡改或歪曲。（三）使用记录1.建立使用台账：对卫生计生信息的使用情况进行详细记录，包括使用部门、使用人员、使用时间、使用目的、信息内容等，以便对信息使用情况进行跟踪和管理。2.定期审计：定期对卫生计生信息使用记录进行审计，检查信息使用是否符合规定权限和流程，防止违规使用信息行为的发生。六、卫生计生信息共享（一）共享原则1.合法合规原则：卫生计生信息共享应在法律法规允许的范围内进行，确保共享行为合法合规。2.必要性原则：共享信息应基于工作实际需要，不得随意扩大共享范围，确保共享信息的必要性。3.安全保密原则：在信息共享过程中，应采取有效的安全保密措施，防止信息泄露，保障信息安全。（二）共享范围1.内部共享：在公司/组织内部，根据工作协同需要，卫生计生信息可在相关部门之间进行共享。例如，人力资源部门与医务室共享员工健康信息，以便共同做好员工健康管理工作；安全管理部门与各业务部门共享职业健康信息，用于指导安全生产工作等。2.外部共享：在符合法律法规和相关规定的前提下，公司/组织可与政府卫生计生部门、合作医疗机构等外部机构进行卫生计生信息共享。例如，按照政府部门要求，定期报送员工职业健康检查数据等；与医疗机构共享员工基本健康信息，以便医疗机构提供更准确的医疗服务。（三）共享流程1.内部共享流程：由信息需求部门填写信息共享申请表，说明共享信息的内容、目的、接收部门等，经本部门负责人签字后提交至信息管理部门。信息管理部门对申请进行审核，审核通过后按照规定的共享方式将信息提供给接收部门，并做好共享记录。2.外部共享流程：对于与外部机构的信息共享，应签订信息共享协议，明确双方的权利义务、信息安全责任等内容。信息提供部门按照协议要求整理和提供信息，信息管理部门负责对共享过程进行监督和管理，确保共享信息符合规定要求。七、卫生计生信息安全管理（一）安全管理制度1.制定安全策略：根据公司/组织卫生计生信息管理实际情况，制定完善的信息安全策略，明确信息安全管理目标、原则、措施等内容。2.人员安全管理：加强对涉及卫生计生信息管理工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。与工作人员签订保密协议，明确其在信息安全方面的责任和义务。3.安全审计与监控：建立信息安全审计机制，定期对卫生计生信息系统进行安全审计，检查系统运行情况、信息访问记录等，及时发现和处理安全隐患。同时，利用安全监控设备对信息系统进行实时监控，及时发现异常行为并采取措施。（二）安全技术措施1.网络安全防护：采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全技术，防止外部网络攻击和恶意软件入侵，保障信息网络安全。2.数据加密：对存储和传输过程中的卫生计生信息进行加密处理，确保信息在网络传输和存储过程中的保密性。3.身份认证与授权：建立完善的身份认证和授权机制，对访问卫生计生信息系统的用户进行身份验证和权限管理，防止非法用户访问信息系统。（三）应急处理机制1.制定应急预案：针对可能出现的卫生计生信息安全事件，如信息泄露、系统故障等，制定详细的应急预案，明确应急处理流程、责任分工、应急资源保障等内容。2.应急演练：定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应对信息安全事件的能力。演练内容包括模拟信息安全事件场景、应急处理流程操作、应急资源调配等。3.事件处理与报告：发生信息安全事件后，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，防止事件扩大。同时，及时向上级主管部门报告事件情况，并配合相关部门进行调查和处理。八、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司/组织内部设立卫生计生信息管理监督小组，定期对卫生计生信息管理工作进行检查，包括信息收集、整理、存储、使用、共享、安全管理等环节，发现问题及时督促整改。2.外部监督：积极配合政府卫生计生部门等外部机构的监督检查，按照要求提供相关卫生计生信息，接受外部机构的指导和监督。（二）考核制度1.建立考核指标体系：制定科学合理的卫生计生信息管理考核指标体系，包括信息准确性、完整性、及时性、保密性、使用合规性等方面的指标。2.考核方式：定期对各部门及相关人员的卫生计生信息管理工作进行考