卫生室档案室管理制度

PAGE卫生室档案室管理制度一、总则1.目的为加强卫生室档案室的管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生室全体员工及涉及卫生室档案管理相关工作的外部人员。3.档案定义本卫生室档案是指在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、安全保密、方便利用的原则，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。二、档案管理职责1.档案室职责负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。集中统一管理卫生室各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并进行登记和跟踪管理。对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理能力。2.各部门职责负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案室。配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。按照规定的程序和要求，向档案室查阅、借阅档案。对本部门形成的档案进行妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理1.收集范围上级部门下发的各类文件、通知、指示、规定等。卫生室制定的规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。医疗业务档案，包括病历、处方、检查检验报告、医疗记录等。预防保健档案，如疫苗接种记录、传染病报告卡、健康体检档案等。教学科研档案，如教学计划、教案、科研项目申报书、研究成果等。行政管理档案，如会议记录、人事档案、财务档案、设备档案等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。对电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。4.整理方法按照档案的类别进行分类，如党群工作类、行政管理类、医疗业务类、预防保健类、教学科研类等。对每一类档案进行细分，如医疗业务类可分为门诊病历、住院病历、手术记录等。编制档案分类目录，明确各类档案的编号、名称、日期等信息。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。将档案按照编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。四、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定其保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定，结合卫生室的实际情况，确定档案的保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息。档案销毁清册经卫生室负责人批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。五、档案的保管1.保管场所档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案的安全保管。档案应存放在专用的档案柜内，档案柜应排列整齐，便于查找。2.保管要求对档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。做好档案的防潮、防虫、防火等工作，定期对档案进行消毒、杀虫等处理。对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。3.库房管理档案室应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。严格控制库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。六、档案的利用1.利用原则遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合规定和要求。充分发挥档案的作用，为卫生室的医疗、教学、科研、管理等工作提供服务。2.利用范围卫生室内部员工因工作需要查阅、借阅档案。上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。3.利用程序查阅、借阅档案应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。档案室审核通过后，根据申请表提供档案查阅、借阅服务，并进行登记。查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需经档案室负责人批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案室应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。4.利用登记档案室应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅的时间、人员、内容、期限等信息。登记台账应定期进行整理和归档，以便查询和统计。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。2.信息化管理内容建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节进行信息化管理。将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享和远程查阅。利用信息化手段对档案进行分类、编号、编目、检索等管理，提高档案管理的准确性和便捷性。3.信息安全管理加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，