派出所档案卫生工作制度

PAGE派出所档案卫生工作制度一、总则（一）目的为加强派出所档案卫生管理，确保档案的完整、安全与有效利用，维护档案工作的正常秩序，依据国家相关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于派出所全体工作人员在档案收集、整理、保管、利用等各项工作中涉及的卫生管理活动。（三）基本原则1.预防为主原则通过采取有效的预防措施，防止档案受到污染、损坏等情况的发生，确保档案的卫生安全。2.规范操作原则严格按照档案管理的规范流程和卫生要求进行操作，保证各项工作的标准化和规范化。3.责任明确原则明确各部门及人员在档案卫生工作中的职责，做到责任到人，确保工作落实到位。二、档案收集阶段卫生要求（一）收集渠道卫生管理1.内部渠道派出所各业务部门在向档案部门移交档案时，应确保档案载体清洁，无污渍、水渍等。移交前需对档案进行初步整理，去除不必要的附着物，如纸张上的灰尘、杂物等。对于电子档案的收集，要保证存储设备的清洁，定期进行杀毒和维护，防止病毒感染影响档案数据的完整性。2.外部渠道接收来自上级公安机关、其他单位或群众提供的档案时，要对档案的包装进行检查，如发现包装破损、污染等情况，应及时与提供方沟通并采取相应措施。对于通过邮寄等方式接收的档案，在拆封时要注意保持档案的原始状态，避免因操作不当造成档案损坏或污染。拆封后应立即对档案进行清洁处理，去除可能附着的灰尘、水汽等。（二）收集人员卫生要求1.收集人员应保持个人卫生，穿戴清洁的工作服、工作帽，勤洗手，避免在收集档案过程中对档案造成污染。2.在接触档案前，应确保手部清洁，必要时佩戴一次性手套。收集过程中要轻拿轻放档案，避免因动作粗暴导致档案受损。三、档案整理阶段卫生要求（一）整理环境要求1.档案整理工作应在专门的整理区域进行，整理区域要保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.整理区域应配备必要的清洁设备，如吸尘器、拖把、抹布等，定期进行清洁，确保地面、桌面等无灰尘、杂物。（二）整理工具卫生管理1.用于档案整理的工具，如文件夹、装订机、裁纸刀等，要保持清洁，定期进行擦拭和消毒。2.对于装订机等工具，在使用后要及时清理残留的纸屑、胶水等，防止其干结后影响工具的正常使用，并可能对后续整理的档案造成污染。（三）整理操作卫生规范1.档案整理人员在操作过程中要保持手部清洁，避免手上的污渍、汗水等沾染到档案上。2.对档案进行分类、编号、编目等操作时，要在干净的工作台上进行，防止桌面灰尘等污染档案。3.对于破损或有污渍的档案，在整理前要先进行清洁和修复处理，修复过程中要使用符合卫生标准的材料和工具，确保修复后的档案质量不受影响。四、档案保管阶段卫生要求（一）保管场所卫生管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行全面清扫，包括地面、货架、门窗等。清扫时要使用干净的工具，避免扬尘。2.库房内要安装防虫、防鼠、防潮、防火、防盗等设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。防虫、防鼠设施要保持清洁，防止其成为污染源。3.库房应配备温湿度调节设备，定期监测温湿度数据，并做好记录。根据温湿度变化及时进行调节，确保档案保管环境符合要求。（二）档案载体卫生维护1.纸质档案定期对纸质档案进行除尘处理，可使用干净的软毛刷轻轻刷去档案表面的灰尘。对于受潮的纸质档案，要及时进行干燥处理。干燥过程中要注意温度和湿度的控制，避免因干燥过度导致纸张脆化。防止纸质档案发霉，如发现档案有发霉迹象，应立即采取措施进行处理。可使用专业的防霉剂进行擦拭或熏蒸，但要注意防霉剂的安全性，避免对档案造成损害。2.电子档案定期对存储电子档案的设备进行清洁，包括硬盘、光盘、磁带等。可使用专门的清洁工具和清洁剂，按照设备的使用说明进行操作。做好电子档案的备份工作，并将备份存储在不同的物理位置。备份存储设备也要定期进行检查和维护，确保其卫生安全。在电子档案的存储和传输过程中，要采取加密、防病毒等措施，防止档案数据被篡改或感染病毒。（三）保管人员卫生要求1.保管人员进入档案库房前要更换工作服、工作鞋，佩戴口罩和手套，保持个人清洁卫生。2.保管人员在库房内工作时，要避免在档案周围吸烟、饮食等，防止污染档案。3.定期对保管人员进行卫生知识培训，提高其卫生意识，确保其能够正确履行档案保管卫生职责。五、档案利用阶段卫生要求（一）利用场所卫生管理1.档案查阅室、借阅室等利用场所要保持整洁干净，每天进行清扫，定期进行消毒。消毒可使用符合卫生标准的消毒剂，按照规定的浓度和方法进行操作。2.利用场所应配备足够的桌椅、照明设备等，并保持其清洁完好。桌椅表面要定期擦拭，照明设备要定期检查和清洁，确保其正常使用且不影响档案利用环境。（二）利用设备卫生维护1.档案利用过程中使用的设备，如复印机、打印机、扫描仪等，要定期进行清洁和维护。清洁时要按照设备的操作手册进行，避免损坏设备。2.对设备使用的耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等，要选择质量合格、符合卫生标准的产品。使用过程中要注意防止耗材污染档案，如发现耗材有泄漏等情况，要及时更换并清理现场。（三）利用人员卫生要求1.利用档案的人员应保持良好的个人卫生习惯，在利用档案前要洗手，避免手上的细菌、病毒等沾染到档案上。2.利用人员在查阅、借阅档案时要轻拿轻放，不得在档案上随意涂抹、标记、折叠等，保持档案的原始状态。3.利用人员归还档案时，要确保档案的整洁，如有污渍或损坏，应及时向档案管理人员说明情况并进行处理。六、监督与检查（一）监督检查部门派出所档案管理部门负责对档案卫生工作进行日常监督检查，同时接受上级公安机关档案管理部门的指导和监督。（二）检查内容与频率1.检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等各阶段的卫生工作落实情况，如档案载体的清洁程度、整理环境的卫生状况、保管场所及设备的卫生维护情况等。2.档案管理部门应定期对档案卫生工作进行检查，每周至少进行一次全面检查，每月进行一次专项检查。对于重要档案或在特殊时期，要增加检查频率。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，要及时记录并分析原因，明确责任部门和责任人。2.责任部门和责任人应在规定的时间内制定整改措施，并认真组织实施。整改完成后要及时向档案管理部门报告整改情况，档案管理部门要对整改结果进行复查，确保问题得到彻底解决。七、培训与教育（一）培训对象派出所全体工作人员，特别是档案管理人员、档案收集整理人员、档案利用人员等直接接触档案的人员。（二）培训内容1.档案卫生法律法规和行业标准，使工作人员了解档案卫生工作的法律要求和规范标准。2.档案卫生基本知识，如档案载体的特性、常见的档案卫生问题及处理方法等。3.档案卫生操作技能，包括档案清洁、修复、保管设备的使用与维护等实际操作技能。（三）培训方式与频率1.培训方式可采用集中授课、现场演示、在线学习等多种形式相结合。2.档案管理部门应定期组织档案卫生培训，每年至少进行两次集中培训。同时，根据工作需要适时开展针对性的专项培训。八、奖励与处罚（一）奖励1.对于在档案卫生工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。表现突出包括严格遵守档案卫生制度，积极采取有效措施确保档案卫生安全，在档案卫生管理创新方面取得显著成效等。2.奖励方式可包括颁发荣誉证书、给予物质奖励、在全所范围内进行通报表扬等。（二）处罚1.对于违反档案卫生工作制度的部门或个人，给予批评教育，并责令其限期整改。2.如因违反制度导致档案受到污染、损坏、丢失等严重后果的，将依法依规追究相关