卫生院材料物资管理制度

PAGE卫生院材料物资管理制度一、总则1.目的为加强卫生院材料物资管理，规范采购、验收、储存、发放、使用等流程，确保材料物资的安全、完整，保障卫生院医疗工作的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有材料物资的管理，包括医疗设备、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保材料物资管理活动合法合规。计划性原则：根据卫生院的业务需求和发展规划，合理编制材料物资采购计划，避免盲目采购和浪费。效益性原则：在保证材料物资质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。归口管理原则：明确各职能部门在材料物资管理中的职责，实行归口管理，确保管理工作的协调统一。全程监控原则：对材料物资管理的全过程进行监控，包括采购、验收、储存、发放、使用等环节，确保管理工作规范有序。二、管理职责1.院长职责全面负责卫生院材料物资管理工作，制定材料物资管理的总体方针和目标。审批材料物资采购计划、预算和重大采购项目。监督检查材料物资管理工作的执行情况，协调解决管理工作中出现的重大问题。2.分管副院长职责协助院长做好材料物资管理工作，负责具体的组织和实施。审核材料物资采购计划、预算和采购合同。定期检查材料物资的库存情况，督促各部门合理使用材料物资，避免积压和浪费。3.财务部门职责负责编制材料物资采购预算，审核采购费用支出。对材料物资采购、储存、使用等环节的财务收支进行核算和监督。定期对材料物资的成本进行分析，为管理决策提供财务依据。4.采购部门职责负责编制材料物资采购计划，组织实施采购活动。选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保采购任务按时完成。负责采购物资的验收、入库等工作，办理相关手续。5.仓库管理部门职责负责材料物资的验收入库、储存保管、发放领用等工作。建立健全材料物资库存管理制度，定期盘点库存，确保账实相符。做好仓库的安全管理工作，防止材料物资被盗、损坏、变质等情况发生。6.使用部门职责根据实际工作需要，提出材料物资的使用申请和采购计划。负责本部门材料物资的领用、使用和管理，建立使用台账，合理使用材料物资，避免浪费。定期对本部门材料物资的使用情况进行盘点和清理，及时反馈库存积压和短缺信息。三、采购管理1.采购计划编制各使用部门应根据本部门的业务需求和库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度的材料物资采购计划，报采购部门汇总。采购部门应结合卫生院的发展规划和实际需求，对各使用部门的采购计划进行审核和平衡，编制卫生院年度材料物资采购总计划，报分管副院长和院长审批。采购计划应明确材料物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并根据实际情况进行动态调整。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价、谈判等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对新供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证等相关证件，确保供应商合法合规经营。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格、交货期、售后服务等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等情况，对供应商进行评分，对于不合格的供应商及时进行淘汰，并重新选择合格供应商。3.采购实施采购部门应根据审批后的采购计划，按照规定的采购方式和程序组织实施采购活动。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应按照国家相关法律法规和卫生院的规定，进行招标采购；对于金额较小、技术简单的采购项目，可采用询价、谈判等方式进行采购。在采购过程中，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，确保采购活动公平、公正、公开。采购部门应及时跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货，对于出现的问题及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决。4.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门和质量控制部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一核对，确保物资符合要求。对于医疗设备、医疗器械等特殊物资，应按照国家相关规定进行验收，必要时可邀请专业技术人员进行验收。验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。四、库存管理1.验收入库仓库管理部门在收到采购部门通知后，应及时组织人员对采购物资进行验收。验收人员应认真核对物资的相关凭证，包括采购合同、发票、送货单等，确保物资的来源合法、数量准确、质量合格。验收合格的物资，仓库管理人员应按照规定的分类方法和存放要求，及时办理入库手续，填写入库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息，并将入库单分别送交采购部门、财务部门和使用部门。验收不合格的物资，仓库管理人员应拒绝办理入库手续，并及时通知采购部门与供应商协商处理。2.储存保管仓库管理部门应根据物资的性质、特点和用途，合理规划仓库布局，设置不同的储存区域，实行分类存放。对易燃、易爆、有毒、有害等危险物资，应设置专门的储存场所，并按照国家相关规定进行管理。仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点和检查，确保物资的账实相符、质量完好、数量准确。对于发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。做好仓库的安全管理工作，配备必要的消防器材、防盗设备等，确保仓库安全。加强仓库的环境卫生管理，保持仓库整洁，防止物资受潮、发霉、变质等情况发生。3.库存盘点仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点人员应认真核对库存物资的实际数量与账面数量，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，并填写盘点报告，报分管副院长和院长审批。根据盘点结果，对库存物资进行调整，确保库存账目准确无误。对于盘亏的物资，应查明责任，属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任；属于自然损耗或其他不可抗力因素造成的，应按照规定进行处理。4.物资发放使用部门应根据实际工作需要，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，报仓库管理部门。仓库管理部门应根据审批后的物资领用申请表，及时发放物资，并填写出库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、领用日期、领用部门等信息。物资发放应遵循“先进先出、推陈储新”的原则，确保库存物资的质量。对于贵重物资、限量物资等，应实行限量领用、专人管理，严格控制发放数量。仓库管理人员应定期对物资发放情况进行统计和分析，及时掌握物资的使用动态，为采购计划的编制提供依据。五、使用管理1.领用登记使用部门在领用材料物资时，应填写领用登记表，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、领用日期、领用人等信息。领用登记表应妥善保存，作为物资使用管理的重要依据，便于查询和统计。2.使用监督各使用部门应加强对本部门材料物资使用情况的监督和管理，确保物资合理使用，避免浪费。卫生院应定期对各使用部门的材料物资使用情况进行检查和考核，对浪费现象严重的部门进行通报批评，并责令其限期整改。3.报废处理对于已损坏、过期、淘汰等无法继续使用的材料物资，使用部门应及时填写报废申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，报仓库管理部门审核。仓库管理部门应组织相关人员对报废物资进行鉴定，确认符合报废条件后，报分管副院长和院长审批。经批准报废的物资，仓库管理部门应按照规定进行处理，可采用变卖、捐赠、销毁等方式，确保资产的安全和完整。对于变卖报废物资的收入，应及时上缴财务部门，纳入卫生院统一核算。六、核算与监督1.财务核算财务部门应按照国家相关财务制度和会计准则，对材料物资的采购、储存、使用等环节的财务收支进行核算。建立健全材料物资财务账目，详细记录材料物资的采购成本、库存金额、领用金额、报废金额等信息，确保账目清晰、准确。定期对材料物资的成本进行核算和分析，为卫生院的成本控制和管理决策提供依据。2.内部审计卫生院应定期组织内部审计部门对材料物资管理工作进行审计，检查材料物资管理制度的执行情况，包括采购计划的编制、供应商的选择、采购合同的签订、验收入库、库存管理、物资发放、报废处理等环节。审计部门应重点关注材料物资管理中的违规行为，如采购过程中的不正当利益、库存物资的账实不符、物资浪费等问题，并及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.外部监督接受卫生行政部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供材料物资管理的有关资料和信息。对于相关部门提出的问题和意见，应认真对待，及时整改，不断提高材料物资管理水平。七、信息化管理1.建立材料物资管理信息系统卫生院应建立材料物资管理信息系统，实现采购、验收、储存、发放、使用、核算等环节的信息化管理。信息系统应具备物资采购计划编制、供应商管理、采购合同管理、库存管理、物资发放管理、财务核算、报表生成等功能，提高管理工作的效率和准确性。2.数据录入与维护仓库管理部门、采购部门、财务部门等相关部门应指定专人负责材料物资管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的及时、准确、完整。定期对系