工作群发送资料的登记审查制度

工作群发送资料的登记审查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，结合行业数字化转型发展趋势及企业内部管理需求，旨在规范工作群发送资料的行为，防控信息泄露、不当传播等专项风险，提升企业信息安全治理水平，维护公司合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部及外部业务场景中通过企业微信、钉钉、邮件等即时通讯工具发送资料的全流程管理。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指企业针对特定领域（如信息安全、保密管理）的风险识别、管控、处置及持续优化的系统性管理活动。（二）“XX风险”指因资料传输、存储、使用不当可能导致的合规风险、安全风险或舆情风险。（三）“XX合规”指工作群发送资料的行为必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保信息处理合法合规。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：所有工作群发送资料均须纳入管理范围，不得存在例外情形。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责边界，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险场景，优先防控重大敏感信息泄露风险。（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理措施，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对专项管理工作负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度及风险防控措施。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各部门负责人及下属单位代表组成，主要职责包括：（一）统筹协调XX专项管理工作，审议重大风险防控方案；（二）审批专项管理制度及年度管控计划；（三）监督评价各级责任主体履职情况，定期通报管理成效。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（如信息技术部）：负责XX专项管理制度建设、技术平台优化、风险监测预警、培训宣贯等工作。（二）专责部门（如合规部、法务部）：负责XX专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及争议调解。（三）业务部门/下属单位：落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险防控，配合执行风险处置措施。第八条基层执行岗位（如各群管理员、资料发送人）的合规操作责任包括：（一）严格履行资料发送前的审查义务，确保信息内容合法合规；（二）遵守分级授权原则，不得超出审批权限发送敏感资料；（三）及时报告可疑风险事件，配合开展调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条资料分类分级管理。根据信息敏感程度将资料分为“公开类”“内部类”“敏感类”“核心类”四级，明确各级资料的发送范围、审批流程及存储要求。第十条发送流程规范。所有资料发送前必须经过“自审—群主/部门负责人复核—必要时专责部门审核”三级审查，涉及核心类资料需经领导小组审批。第十一条禁止性行为管控。严禁以下行为：（一）擅自发送未脱敏的涉密文件；（二）将敏感资料传输至非公司认证的通讯工具；（三）通过工作群传播未经官方核实的虚假信息。第十二条敏感信息管控。明确禁止在工作群发送以下内容：（一）员工个人信息（如身份证号、联系方式）；（二）商业秘密（如客户名单、技术参数）；（三）违规营销资料（如未经授权的产品宣传）。第十三条技术防护要求。工作群传输敏感资料必须采取加密措施，必要时启用“阅后即焚”功能，并定期对平台漏洞进行排查修复。第十四条风险监控机制。信息技术部需建立关键字段监测系统，实时监控异常发送行为，发现违规线索立即通报专责部门处置。第十五条异常事件处置。如发生资料泄露，执行岗位须在2小时内上报，由专责部门牵头开展溯源、影响评估及补救工作。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制。信息技术部每年联合牵头部门评估制度适用性，根据法规变化、业务调整于每年X季度修订制度，确保持续符合管理需求。第十七条风险识别预警机制。每季度开展专项风险排查，对高风险场景（如跨部门协作群、异地项目群）进行重点监控，形成预警清单并分发给相关责任主体。第十八条合规审查机制。将XX专项审查嵌入以下关键节点：（一）新群组建立审批；（二）涉及敏感信息的会议资料发送；（三）离职员工资料清理。实施“未经审查不得实施”原则。第十九条风险应对机制。建立分级处置预案：（一）一般风险：由专责部门限期整改，提交处置报告；（二）重大风险：由领导小组启动应急响应，立即切断传播链，并通报上级单位（如适用）。第二十条责任追究机制。明确违规情形及处罚标准：（一）违反审批流程：通报批评，取消评优资格；（二）造成信息泄露：按损失程度追究经济及行政责任；（三）屡次违规者：调离岗位或解除劳动合同。第二十一条评估改进机制。每年X月开展专项管理有效性评估，通过问卷调研、案例复盘等方式收集反馈，优化制度漏洞。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障。各级领导干部须在季度会议上述职XX专项管理履职情况，确保责任落实穿透至基层。第二十三条考核激励机制。将XX专项合规情况纳入部门年度考核（权重不低于X%），与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十四条培训宣传机制。分层级开展专项培训：（一）管理层：合规履职要求培训；（二）中层干部：风险管控能力培训；（三）基层员工：操作规范培训。第二十五条信息化支撑。通过XX管理平台实现以下功能：（一）流程自动化审批；（二）风险实时监控；（三）资料存档追溯。第二十六条文化建设。定期发布XX合规手册，组织全员签署合规承诺书，营造“人人重合规”的文化氛围。第二十七条报告制度。明确以下报告要求：（一）风险事件上报：须在X小时内提交事件经过、处置措施及预防建议；（二）年度管理情况报告：于每年X月提交，包含风险事件统计、制度执行情况等