档案室安全卫生责任制度

PAGE档案室安全卫生责任制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整与安全，营造良好的卫生环境，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案室管理的部门及人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：采取积极有效的预防措施，消除安全隐患。3.责任到人原则：明确各部门及人员在档案室安全卫生管理中的职责。二、档案室安全管理（一）人员安全1.进入档案室的人员必须经过相关培训，熟悉档案管理流程及安全注意事项。2.严禁在档案室内吸烟、使用明火及违规电器设备。3.工作人员在档案室内工作时，应保持警觉，注意自身安全，避免因操作不当造成意外伤害。（二）档案实体安全1.档案的收集、整理、保管、借阅、归还等环节应严格按照规定流程操作，确保档案实体的完整性和准确性。2.档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期检查维护，确保其正常运行。3.档案存储应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，要注意档案的排列顺序，遵循便于保管和利用的原则。4.定期对档案进行清查核对，确保账物相符。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时报告并查明原因，采取相应措施。（三）信息安全1.加强对档案信息系统的安全管理，设置合理的用户权限，防止信息泄露。2.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.严格控制档案信息的访问，未经授权人员不得擅自查阅、修改、删除档案信息。4.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的问题。（四）消防安全1.档案室应配备充足、有效的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期检查其性能。2.保持档案室消防通道畅通，严禁堆放杂物。3.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员的火灾应急处置能力。（五）防盗安全1.档案室门窗应坚固可靠，安装防盗锁、防盗网等设施。2.安装监控设备，对档案室进行24小时实时监控，监控资料应妥善保存一定期限。3.严格限制非档案室工作人员进入，确需进入的，应进行登记并由专人陪同。三、档案室卫生管理（一）环境卫生1.档案室应保持整洁、干净，地面、桌面、档案架等应定期清扫擦拭。2.及时清理档案室内的垃圾和杂物，保持通风良好，防止异味滋生。3.定期对档案室进行全面清洁消毒，预防病虫害及微生物对档案的损害。（二）档案卫生1.档案整理过程中应保持档案的清洁，避免灰尘、污渍等附着。2.借阅归还的档案应进行必要的清洁处理后再归位存放。3.对于破损、霉变等有卫生问题的档案，应及时采取修复、消毒等措施进行处理。四、各部门及人员职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室安全卫生管理制度，并组织实施。2.定期对档案室的安全卫生状况进行检查，发现问题及时整改。3.组织开展档案室安全卫生培训和宣传教育工作，提高工作人员的安全卫生意识。4.根据档案管理需要，合理配置安全卫生设施设备，并负责其日常维护管理。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案室安全卫生管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常整理、保管、借阅等工作，确保档案安全卫生。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并协助处理。4.积极参加安全卫生培训和演练，提高自身安全卫生素质和应急处置能力。（三）其他部门职责1.各部门应配合档案室管理部门做好档案的收集、整理等工作，并确保移交档案的质量。2.严格按照规定借阅档案，在使用过程中妥善保管，不得损坏、丢失档案。3.协助档案室管理部门做好安全卫生检查等工作，发现问题及时反馈。五、安全卫生检查与考核机制（一）检查机制1.定期检查：档案室管理部门应每周至少组织一次对档案室安全卫生状况的全面检查，填写检查记录。2.不定期抽查：公司/组织安全管理部门可不定期对档案室进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对特定时期或特定情况，如重大节日、档案搬迁等，开展专项安全卫生检查。（二）考核机制1.将档案室安全卫生管理工作纳入部门及个人绩效考核体系，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反档案室安全卫生管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成严重后果的，依法追究相关责任。六、安全事故及卫生问题处理程序（一）安全事故处理程序1.事故报告：一旦发生安全事故，现场人员应立即报告档案室管理部门负责人，并采取必要的应急措施，防止事故扩大。2.事故调查：档案室管理部门应会同相关部门对事故进行调查，查明原因、经过和损失情况。3.事故处理：根据事故调查结果，制定相应的处理措施，对事故责任人员进行处理，并总结经验教训，提出改进措施。（二）卫生问题处理程序1.问题发现：工作人员在日常工作中发现档案卫生问题，应及时报告档案室管理人员。2.问题评估：档案室管理人员对卫生问题进行评估，确定处理方案。3.问题处理：按照处理方案对卫生问题进行处理，如修复档案、清洁消毒等。七、教育培训与宣传（一）教育培训1.定期组织档案室工作人员参加安全卫生知识培训，培训内容包括安全法规、操作规程、卫生标准等。2.新入职的档案管理人员必须接受专门的安全卫生入职培训，经考核合格后方可上岗。3.根据实际情况，邀请相关专家进行安全卫生讲座，提高工作人员的专业水平。（二）宣传1.在档案室显著位置张贴安全卫生标语、警示标