卫生院档案保管制度

PAGE卫生院档案保管制度一、总则1.目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。3.档案定义本制度所指档案是卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、便于利用的原则，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门卫生院设立综合档案室，负责全院档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。严格执行档案管理制度，确保档案的安全与保密。积极开展档案的开发利用工作，为卫生院各项工作提供档案信息服务。定期对档案进行清查、核对，做到账物相符。负责档案管理设施设备的维护和管理。3.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合档案室。协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。对本科室人员进行档案管理知识的宣传和培训。三、档案的收集与整理1.收集范围行政管理类：包括卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案等。医疗业务类：包括病历、处方、检查检验报告、医疗技术资料、科研项目档案等。预防保健类：包括预防接种记录、疫情报告、健康教育资料等。教学培训类：包括教学计划、教案、实习资料等。其他类：包括声像档案、实物档案等。2.收集要求各科室应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对重要的档案材料应及时备份，防止丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、排列有序、编号规范。4.整理方法行政管理类档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。医疗业务类档案按照病历档案管理规范进行整理。预防保健类档案按照业务类别进行分类整理。教学培训类档案按照教学阶段进行分类整理。声像档案按照内容、时间等进行分类整理，并配以文字说明。实物档案应进行登记造册，注明来源、时间、用途等信息。四、档案的分类与编号1.分类方案行政管理类：分为党群工作、行政管理、业务管理、人事管理、财务管理、审计监察等类别。医疗业务类：分为门诊病历、住院病历、手术记录、护理记录、检查检验报告等类别。预防保健类：分为计划免疫、传染病防治、妇幼保健、健康教育等类别。教学培训类：分为教学计划、教学大纲、教案讲稿、实习实训等类别。其他类：分为声像档案、实物档案等类别。2.编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的形式。年度：采用公元纪年，如“2023”。类别：用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表医疗业务类等。流水号：按照档案整理顺序依次编号，如“001”“002”等。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A001”。五、档案的装订与装盒1.装订要求档案材料应采用线装或胶装的方式进行装订，确保整齐、牢固。拆除金属物，破损的材料应进行修补或复制。幅面过大的材料应折叠成A4纸大小，字迹应朝里。2.装盒要求档案应装入专用档案盒，一盒一卷或一盒多卷。在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。档案盒脊背填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。六、档案的保管与保护1.保管场所综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院有长远利用价值的档案。定期保管的档案：凡是在一定时期内对卫生院工作有查考利用价值的档案。3.档案清查定期对档案进行清查核对，每年至少一次，确保档案的完整与安全。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。4.档案保护措施定期对档案保管设备进行检查和维护，确保正常运行。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。采取有效措施防治档案虫害和鼠害。严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。七、档案的查阅与利用1.查阅权限本院工作人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。外单位人员查阅档案的，需持有单位介绍信，经卫生院分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照相关法律法规进行查阅。2.查阅程序查阅人员到综合档案室查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并进行登记。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.利用反馈档案利用后，利用者应及时将档案归还综合档案室，并反馈利用效果。档案管理人员应认真听取利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理人员、业务骨干和分管领导组成，负责档案鉴定工作。2.鉴定标准根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.销毁程序编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。经卫生院分管领导批准后，在指定地点进行销毁。销毁时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。九、档案的数字化管理1.数字化范围对具有重要保存价值和利用频繁的档案进行数字化处理，逐步实现档案信息资源的共享。2.数字化流程档案整理：按照数字化要求对档案进行整理，确保档案的质量。扫描录入：采用专业设备对档案进行扫描，将图像数据录入计算机系统。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。数据挂接：将数字化图像与档案目录数据库进行挂接，实现档案信息的快速检索。存储备份：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。3.数字化管理要求建