卫生计生档案室管理制度

PAGE卫生计生档案室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生计生档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生计生工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内卫生计生档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生计生档案由档案室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生计生工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理卫生计生工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的卫生计生档案管理制度。2.负责卫生计生档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点和维护。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责对本公司/组织内各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门卫生计生档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案室的业务指导。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交档案室集中管理。3.在工作中积极配合档案室做好档案的收集、整理、利用等工作，确保档案工作的顺利开展。三、档案收集（一）收集范围1.卫生计生行政管理文件，包括上级部门下发的各类文件、本公司/组织制定的规章制度、工作计划、总结等。2.业务工作档案，如医疗服务记录、疾病防控资料、卫生监督执法档案、计划生育工作档案等。3.科研项目档案，包括科研立项申请书、研究报告、成果鉴定材料等。4.人事档案，涉及卫生计生专业技术人员的招聘、考核、晋升、奖惩等材料。5.财务档案，与卫生计生工作相关的经费预算、决算、审计等资料。6.设备档案，卫生计生工作中使用的各类设备的购置、验收、维修、报废等文件。7.其他与卫生计生工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，并定期移交档案室。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应一式多份，分别保存于不同介质，如纸质档案、电子档案等。四、档案整理（一）分类标准1.按照卫生计生档案的形成领域和内容性质，分为行政管理类、业务工作类、科研项目类、人事类、财务类、设备类等类别。2.每一大类下再根据具体情况进行细分，如业务工作类可分为医疗管理、疾病控制、卫生监督等二级类目。（二）整理方法1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照分类标准进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和管理。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和存放。4.电子档案应按照相应的分类标准进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。五、档案保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保存。2.档案室温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案整齐排列在档案架上，便于查找和利用。2.不同年度、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）档案检查1.档案室定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或复制。3.对检查情况进行详细记录，发现问题及时报告并处理。六、档案利用（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并进行登记备案。3.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本公司/组织卫生计生档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经本公司/组织主管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应对档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报经本公司/组织主管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应编制销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立卫生计生档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为卫生计生工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际档案情况一致。（三）安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防