干部疑难档案审核联席会商制度

干部疑难档案审核联席会商制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，以及本公司为强化干部管理、防控专项风险、规范业务流程的内部需求，制定。制度旨在明确干部疑难档案审核的职责分工、操作规范、运行机制及保障措施，确保审核工作的合法性、合规性与效率性，防范因档案管理疏漏引发的决策风险与法律风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖干部任免、职务调整、考核评价、档案流转等场景下的疑难档案审核业务。各部门在具体执行中，应结合业务特性细化操作细则，确保制度要求全面落地。第三条本制度下列术语含义：（一）“干部疑难档案审核”：指对干部档案中存在信息缺失、矛盾、争议或需进一步核实的材料，由专项管理小组组织相关部门进行联合审查、认定与处理的工作。（二）“XX专项管理”：指公司针对干部档案管理制定的系统性规范，包括档案收集、审核、存储、使用等全流程管理要求。（三）“XX风险”：指因干部档案管理不当或审核疏漏，可能导致的决策失误、法律纠纷或声誉损失等潜在风险。（四）“XX合规”：指干部档案管理及审核工作须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案的真实性、完整性、准确性。第四条干部疑难档案审核管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有干部档案纳入审核范围，无遗漏、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，落实责任追究机制。（三）风险导向：聚焦高风险环节与关键节点，优先防控重大风险。（四）持续改进：定期评估审核效果，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对干部疑难档案审核工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导为直接责任人，负责统筹协调、组织推进及日常监督。第六条设立干部疑难档案审核联席会议（以下简称“联席会议”），由公司主要负责人或其授权代表担任召集人，成员包括分管领导、人力资源部、纪检监察部、法务合规部及相关业务部门负责人。联席会议职能包括：（一）统筹协调疑难档案审核工作，审议重大审核事项。（二）制定或修订专项管理制度，明确审核标准与流程。（三）监督评价审核工作成效，研究解决重大问题。第七条设立专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由联席会议成员单位骨干组成，负责具体执行工作。领导小组职责：（一）组织跨部门联合审核，出具审核意见。（二）推动疑难档案补充材料的收集与认定。（三）向联席会议汇报审核进展与风险处置情况。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（人力资源部）：1.统筹专项管理制度建设，组织年度审核计划制定。2.主导风险识别，建立干部档案审核风险库。3.负责审核结果汇总、通报及档案动态管理。4.开展培训宣贯，提升全员档案管理意识。（二）专责部门（纪检监察部、法务合规部）：1.纪检部门侧重违规行为排查与责任追究。2.法务部门侧重合规性审查，提供法律支持。3.双方联合开展专项审计，评估审核质量。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域干部档案初审责任，及时补充材料。2.配合领导小组开展现场核查，确认信息真实性。3.建立内部档案管理台账，确保可追溯。第九条基层执行岗（档案管理员、审核专员等）应履行以下义务：（一）签订岗位合规承诺书，遵守保密规定。（二）发现档案异常及时上报，不得隐瞒或篡改信息。（三）严格执行审核标准，确保操作规范性。第三章专项管理重点内容与要求第十条档案收集与完整性审核：业务操作合规标准：干部档案应包含身份信息、教育经历、工作履历、考核记录等完整模块，收集过程须经本人签字确认。禁止性行为：严禁收集与工作无关的个人隐私信息，禁止伪造、抽取档案关键页。重点防控点：核实档案来源合法性，防范外部机构违规提供材料。第十一条信息真实性核验：业务操作合规标准：对档案中存在矛盾的记录（如履历交叉、时间冲突），需调取第三方证明材料（如社保记录、单位公函）进行比对。禁止性行为：严禁以推测或传闻替代事实认定，禁止篡改原始记录。重点防控点：关注干部兼职、异地工作等复杂情况的记录一致性。第十二条权限审批与使用规范：业务操作合规标准：档案查阅需经部门负责人审批，特殊查询需联席会议授权，使用范围不得超出审批事项。禁止性行为：严禁将档案信息用于非公务目的，禁止泄露敏感数据。重点防控点：监控电子档案访问日志，定期清理临时授权记录。第十三条疑难问题处置流程：业务操作合规标准：对无法核实的信息，须形成“疑难问题清单”，由领导小组组织专题会商，30日内完成认定。禁止性行为：严禁长期搁置问题，禁止主观臆断代替调查核实。重点防控点：建立问题升级机制，重大事项及时向联席会议汇报。第十四条档案归档与保密管理：业务操作合规标准：纸质档案实行双套保管，电子档案加密存储，保管期限按集团规定执行。禁止性行为：严禁擅自销毁档案，禁止未授权外借。重点防控点：定期开展保密检查，强化保管人员责任意识。第十五条违规记录处理：业务操作合规标准：对档案造假、违规使用等行为，依据公司规定追究责任，情节严重的移交法务或纪检部门。禁止性行为：严禁包庇违规行为，禁止以“保密”为由拒绝调查。重点防控点：建立违规案例库，加强警示教育。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：公司每年对制度执行情况评估，根据法规变化、业务调整或典型案例修订，修订后30日内印发全文。第十七条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度由牵头部门组织跨部门抽查，覆盖X%干部档案。（二）分级评估：一般问题由业务部门整改，重大问题提交联席会议决策。（三）预警发布：风险等级较高的，及时发布专项通知，明确防范要求。第十八条合规审查机制：（一）嵌入节点：将档案审核嵌入干部任前公示、年度考核、岗位调整等关键环节。（二）刚性约束：规定“未经审核不得实施”，违规操作严肃问责。（三）抽查复核：随机抽取X%审核结果进行二次验证，确保质量达标。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，牵头部门跟踪落实。（二）重大风险：启动应急程序，联席会议协调资源，法务部门提供法律支持。（三）上报要求：重大风险事件须在24小时内向领导小组书面报告。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：档案造假、泄露信息、审核失职等。（二）处罚标准：轻微问题通报批评，重大问题取消评优资格，涉嫌违法移交司法机关。（三）联动机制：与绩效考核、纪律处分挂钩，形成闭环管理。第二十一条评估改进机制：（一）评估周期：每半年对制度有效性开展满意度调查与问题排查。（二）优化路径：收集各部门意见，形成改进清单，次年实施。（三）效果追踪：评估改进措施落地情况，确保持续优化。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导须签署责任书，明确分管领域审核要求。（二）牵头部门设立专项办公室，配备X名专职审核人员。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：将档案审核质量占年度绩效X%。（二）个人评优：优先推荐档案管理优秀员工，与晋升挂钩。（三）正向激励：对重大风险防控突出贡献者给予专项奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年开展合规履职培训，考核合格后方可分管相关工作。（二）一线培训：新员工入职即接受档案管理规范培训，考核不合格不得上岗。（三）宣传载体：制作合规手册、张贴警示标语，营造“人人懂合规”氛围。第二十五条信息化支撑：（一）系统功能：开发档案管理平台，实现电子档案上传、智能比对、权限管理。（二）数据监控：实时预警异常操作，日志留存3年备查。（三）技术保障：与IT部门联动，确保系统稳定运行。第二十六条文化建设：（一）合规手册：发布《干部档案管理行为规范》，明确红线底线。（二）承诺书制度：全体员工签订合规承诺书，存档备查。（三）主题活动：每年开展“合规月”活动，通报典型案例。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：重大问题须在24小时内提交书面报告，内容含问题概述、处置措施、责任分工。（二）年度报告：次年3月