《养老机构信息化管理系统操作实践指南》

《养老机构信息化管理系统操作实践指南》养老机构工作人员首次使用信息化管理系统前需完成账号注册与权限激活。登录界面输入机构统一分配的工号及初始密码（首次登录需修改为8位以上包含字母、数字的组合密码），系统自动跳转至个人中心完善姓名、部门、联系方式等基础信息。管理员通过后台「用户管理」模块为不同角色分配权限：护理部人员开放「护理记录」「健康档案」录入权限；财务人员可操作「费用管理」「账单生成」；院长拥有「数据统计」「系统设置」全权限，普通员工仅能查看本人负责区域的老人信息。入住管理需严格遵循「预约评估签约入住」四步流程。接待员在「入住预约」模块录入老人姓名、身份证号、家属联系方式、既往病史（如高血压、糖尿病）、自理能力（完全自理/半自理/失能）等信息，系统自动生成预约单号并同步至评估组。评估员3个工作日内完成现场评估，通过「评估管理」界面勾选《老年人能力评估量表》中进食、穿衣、如厕等6项指标，系统根据总分自动判定护理等级（如60分以上为三级护理，4059分为二级，2039分为一级，低于20分为特护），生成包含照护重点（如防跌倒、胰岛素注射）的评估报告。确认评估结果后进入「合同管理」，调用系统内置的《养老服务协议》模板，补充服务内容、费用标准（如二级护理月费4800元含床位费2000元、护理费2500元、餐费300元）、服务期限等条款，经老人或家属电子签字（需上传签字照片或使用CA认证）后系统自动存档，同步触发「床位分配」流程。护理部在「床位管理」界面筛选对应护理等级的空床位（系统以绿色标注空闲、黄色标注待清洁、红色标注占用），点击「分配」后床位状态变更为红色，同时生成包含房间号、床位号、护理员姓名的入住通知推送至老人手机及护理站显示屏。护理服务操作需每日登录系统填写《日常照护记录表》。晨间护理时，护理员核对老人身份（扫描床头二维码或输入身份证后6位），依次录入体温（手动输入或连接智能体温计自动导入）、血压（收缩压/舒张压）、血糖（空腹/餐后）等生命体征，系统自动与基线数据对比，若血压≥160/100mmHg则弹出橙色预警提示并标记异常；记录服药情况（药名、剂量、是否按时服用），漏服需在「备注」栏说明原因（如老人拒绝）并提交护士长审核。午间记录饮食情况（早餐/午餐种类、进食量，如「粥100ml、鸡蛋1个，进食70%」），系统根据护理等级关联营养建议（如糖尿病老人提示低GI饮食）。晚间记录活动情况（室内散步30分钟、参加手工活动）、睡眠质量（入睡时间21:00、夜间觉醒2次）。遇突发状况（如摔倒、意识模糊），立即在「紧急事件」模块选择事件类型（跌倒/突发疾病/情绪异常），填写发生时间、地点、处理措施（如拨打120、冰敷伤口），系统自动向护士长、家属推送短信预警（内容示例：「张某某老人15:30在走廊滑倒，已联系120，当前血压180/110mmHg」），并生成待办任务提醒上级2小时内完成事件复核。健康档案需动态更新至「电子健康档案」模块。入院时上传近期体检报告（血常规、肝肾功能、心电图），系统自动提取关键指标（如血红蛋白120g/L、空腹血糖6.5mmol/L）存入「基础健康数据」栏。日常监测数据（体温、血压）自动同步至「动态监测」，点击「趋势分析」可查看近30天血压波动曲线（横坐标日期、纵坐标血压值，红色区域标注异常范围）。每月由护士站汇总老人健康状况，通过「健康评估」功能生成月度报告（内容包含「本月平均血压135/85mmHg，较上月下降5mmHg；体重减轻2kg，建议增加蛋白质摄入」），报告自动推送家属APP并打印存档。与外部医院对接时，经老人或家属授权，可在「数据共享」界面输入医院对接码，系统生成加密的健康档案链接（有效期24小时），医院通过链接可查看近1年的就诊记录及用药史。费用管理严格按「项目设置账单生成缴费登记欠费处理」流程操作。管理员在「收费项目」模块维护固定费用（床位费、护理费）及临时费用（医疗耗材、特殊检查），可设置浮动规则（如春节期间护理费上浮10%）。每月5日前系统自动触发「账单生成」，根据入住日期（如15日入住则按半月计算）、护理等级（二级护理2500元）、临时费用（如雾化治疗3次×50元）生成电子账单，包含费用明细（床位费2000元、护理费2500元、雾化150元，合计4650元）及缴费截止日（每月10日）。账单通过家属APP推送（附带微信/支付宝缴费链接），财务人员在「缴费登记」界面选择账单编号，录入缴费方式（现金需填写收据号，微信需上传支付凭证截图），系统自动标记「已缴费」并生成电子发票。10日后未缴费的账单系统自动标记「欠费」，触发短信提醒（内容：「您有4650元费用未缴纳，逾期将影响服务，请尽快处理」），连续欠费2个月的，系统限制非必要服务（如暂停娱乐活动报名）并推送至院长审批是否启动催缴流程。物资管理需规范出入库及盘点操作。采购人员收到物资后，在「入库管理」界面扫描商品条形码（无条码则手动录入名称、规格「500ml×24瓶」、数量「10箱」、保质期「20250630」），系统生成入库单号（RK20240315001）并更新库存（如卫生纸库存从200提增加至300提）。护理员领用物资时，在「出库申请」选择物品（如一次性纸尿裤）、数量（10包），备注使用老人姓名（李某某），提交后护士长在「出库审批」界面审核（核对护理记录中是否有纸尿裤使用需求），通过后系统减少对应库存并生成出库单号（CK20240315001）。每月25日进行库存盘点，使用扫码枪逐个扫描物资，系统自动比对实物数量与账面数量，差异部分（如消毒液系统显示50瓶，实际48瓶）需在「盘点差异」填写原因（「过期销毁2瓶」），经主管审批后调整库存。家属沟通通过「家属互动」模块实现。护理员每日上传23张老人活动照片（如手工课、户外散步），系统自动生成「今日动态」推送到家属APP（附带文字说明「王奶奶今天参与手工花制作，完成作品2朵」）。每月5日系统自动生成「月度报告」，包含健康数据（平均血压130/80mmHg）、活动参与（参加4次娱乐活动）、费用明细（已缴费4650元），家属可在APP内留言（如「请关注奶奶的睡眠情况」），护理员24小时内回复（「已调整奶奶晚间活动时间，今日21:30入睡，夜间未觉醒」）。视频探视需提前1天在APP「探视预约」选择时段（如周六15:0015:30），护理员在老人房间设备上确认后，到时点击「开始探视」，家属通过APP进入视频界面，系统自动录制10秒短视频（用于留痕），结束后生成探视记录（时间、时长、沟通内容摘要）。家属提交投诉建议（如「食堂菜品太咸」）时，系统自动分配至后勤主管，主管3个工作日内处理并在「处理反馈」填写改进措施（「已调整盐量，下周起提供淡盐餐选项」），反馈内容同步家属APP。系统维护需每日检查基础设置。管理员每日登录「系统日志」查看操作记录（重点关注异常登录IP、敏感数据修改），发现非工作时间登录（如凌晨2点）立即冻结账号并核查。每周五18:00系统自动执行数据备份（本地硬盘+云端存储），备份文件命名规则为「备份机构代码日期」（如BF00120240315），管理员需在次周一检查备份完整性（通过恢复少量数据测试）。每月1日运行「权限核查」功能，自动比对在职员工名单，删除离职人员账号（如已离职的张某某），调整转岗人员权限（如护理员转岗为行政，收回护理记录录入权限）。每季度组织系统操作培训（针对新员工），重点演示「紧急事件上报」「费用账单生成」等高频功