卫生院档案管理工作制度

PAGE卫生院档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室在医疗、教学、科研、行政管理等工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院档案实行集中统一管理，由综合档案室归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理卫生院在各个工作环节形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、医疗秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便捷利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为卫生院各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理卫生院各类档案，包括纸质档案、电子档案等，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整与安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。6.积极开展档案信息开发利用工作，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训，提高全院职工的档案意识和档案管理水平。（二）各科室兼职档案员1.负责本科室档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本科室形成的文件材料进行分类、编号、装订等初步整理工作，并定期向综合档案室移交。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供本科室相关档案资料。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗业务类档案：包括病历档案、处方档案、检查检验报告档案、医疗统计报表档案、医疗纠纷处理档案等。3.教学科研类档案：包括教学计划、教学大纲、教案、实习资料、科研项目申报材料、科研成果档案等。4.其他类档案：如基建档案、设备采购合同档案、捐赠档案等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案的时效性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，保持档案的原始风貌。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为行政管理类、医疗业务类、教学科研类等一级类目，再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于检索和统计。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.行政管理类档案：一般在次年上半年归档。2.医疗业务类档案：病历档案应在患者出院后[X]天内归档，其他医疗业务档案应在次年上半年归档。3.教学科研类档案：教学档案应在学期结束后归档，科研档案应在项目结题后归档。4.其他类档案：根据实际情况及时归档。（二）归档程序1.各科室兼职档案员将整理好的档案按照归档时间要求移交至综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为[X]年、[X]年两种。定期保管的档案在保管期满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（四）保管措施1.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架号、柜号、层号等信息。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.服务优先原则：以服务卫生院各项工作为宗旨，积极为医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息支持。3.规范有序原则：建立健全档案利用管理制度，规范利用流程，确保档案利用工作的安全、有序进行。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅，查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限、用途等，并按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用审批1.内部利用：本院职工因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案利用申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室办理利用手续。2.外部利用：外单位因工作需要查阅、借阅档案的，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围等，经卫生院分管领导签字同意后，到综合档案室办理利用手续。涉及国家机密、医疗秘密等重要档案的利用，应报上级主管部门批准。（四）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息，以便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和本卫生院档案管理实际情况，制定档案鉴定标准。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定其保管期限和存毁价值。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.将《档案销毁清册》报卫生院分管领导审批，经批准后进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室在工作中形成的电子文件应及时收集，确保电子文件的完整性和真实性。2.对收集的电子文件按照档案分类要求进行分类整理，建立电子文件目录数据库。3.电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，确保在不同设备和软件环境下能够正常读取。（二）电子档案的归档与保管1.电子档案应定期进行归档，归档时间与纸质档案归档时间一致。2.采用磁带、光盘、硬盘等存储介质对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索查询、统计分析等管理，实现电子档案的信息化管理。（三）电子档案的利用与安全1.电子