卫生医疗物资采购制度

PAGE卫生医疗物资采购制度一、总则1.目的为加强公司卫生医疗物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资的质量、供应及时性和成本合理性，满足公司卫生医疗工作的需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有卫生医疗物资的采购活动，包括但不限于医疗器械、药品、医用耗材、卫生防护用品等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、符合行业标准和临床需求的卫生医疗物资，保障医疗安全。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立卫生医疗物资采购领导小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议和决策重大采购事项，制定采购政策和战略，监督采购工作的执行情况。2.采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体的采购操作，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购订单执行、物资验收等工作。3.相关部门职责使用部门：提出卫生医疗物资的需求计划，提供物资的使用反馈和质量信息，参与采购物资的验收工作。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合质量标准。财务部门：负责审核采购预算、资金支付等财务事项，参与采购成本控制和效益分析。三、采购计划管理1.需求预测使用部门应定期对卫生医疗物资的需求进行预测，结合历史数据、业务发展规划、临床需求变化等因素，填写《卫生医疗物资需求预测表》。需求预测应具有前瞻性和准确性，为采购计划的制定提供依据。2.采购计划制定采购部门根据使用部门的需求预测，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、数量、采购时间等内容，并报采购决策机构审批。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、临床需求变更、突发事件等原因需要调整采购计划，使用部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，经采购决策机构审批后，采购部门进行相应调整。四、供应商管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商筛选机制，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。通过实地考察、查阅资料、市场调研、参考行业评价等方式，确定合格供应商名单。2.供应商准入对于新入选的供应商，采购部门应要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、医疗器械生产许可证、医疗器械经营许可证、产品注册证等，并进行审核。审核通过后，与供应商签订《供应商准入协议》，明确双方的权利和义务。3.供应商评价与考核采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。4.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、评价考核结果、合作历史等内容。供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际需求，填写《卫生医疗物资采购申请表》，详细说明物资的名称、规格、数量、用途、预算等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，应提交采购决策机构审批。采购审批应在规定时间内完成，审批通过后进入采购执行环节。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商进行沟通洽谈，签订采购合同或采购订单，明确物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同或采购订单应报采购部门负责人审核签字后生效。4.物资验收物资到货后，采购部门应及时通知质量部门和使用部门进行验收。验收人员应按照采购合同或采购订单的要求，对物资的数量、规格、质量、外观等进行检查。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。5.采购付款财务部门根据采购合同或采购订单的约定，审核采购发票、验收报告等相关凭证，办理采购付款手续。采购付款应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金支付的安全和合规。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经采购部门负责人审核签字，并报公司法律顾问审核把关。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。3.合同变更与解除在采购合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更或解除合同，应签订书面协议，并报采购决策机构审批。合同变更或解除后，应及时办理相关手续，调整采购计划和财务核算。4.合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对合同的签订、执行、变更、解除等情况进行记录和归档。采购合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序。2.风险应对措施针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可以采取套期保值、签订长期合同、建立价格预警机制等措施；对于供应商违约风险，可以加强供应商管理、增加备用供应商、签订违约责任条款等措施；对于质量问题风险，可以加强质量检验、选择优质供应商、建立质量追溯体系等措施；对于法律法规风险，可以加强法律法规培训、咨询专业法律顾问、确保采购行为合法合规等措施。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。如发现风险指标异常，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。同时，应定期对风险应对措施的有效性进行评估和调整，不断完善风险管理体系。八、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对卫生医疗物资采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.外部监督积极接受政府相关部门、行业协会、社会公众等的监督检查，及时了解和掌握外部监督的要求和意见。对于外部监督提出的问题，应认真对待，积极整改，不断提高采购管理水平。3.采购审计采购审计应定期开展，对采购项目的全过程进行审查和评