卫生管理档案制度汇编

PAGE卫生管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生管理档案工作，确保卫生管理档案的完整、准确、系统，为公司/组织的卫生管理决策提供科学依据，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及卫生管理的所有部门、科室及相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生管理工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集与卫生管理相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据可靠。4.规范性原则：档案的整理、归档、保管等工作遵循统一的规范和标准。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的卫生管理档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生管理档案管理制度。2.指导、监督各部门/科室卫生管理档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司/组织的卫生管理档案，建立档案数据库。4.定期对档案进行检查、鉴定、销毁等工作。5.为公司/组织各部门提供档案查阅、借阅服务。（二）各部门/科室职责1.负责本部门/科室卫生管理文件、资料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责本部门/科室卫生管理档案工作，确保档案的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案收集（一）收集范围1.卫生管理制度、规定、办法等文件。2.卫生管理工作规划、计划、总结。3.各类卫生检查记录、报告。4.卫生设施设备的采购、维护、更新记录。5.员工健康档案。6.环境卫生监测报告。7.突发卫生事件应急预案及相关处置记录。8.与卫生管理相关的合同、协议。9.其他与卫生管理有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门/科室应在工作完成后及时收集相关文件、资料，并进行初步整理。2.收集的文件、资料应完整、齐全，签字、盖章等手续完备。3.对于重要的卫生管理文件、资料，应收集原件或复印件，并确保复印件清晰、完整。四、档案整理（一）分类标准1.卫生管理制度类：包括各项卫生管理规章制度、操作规程等。2.工作计划总结类：卫生管理工作的年度计划、季度计划、月度计划以及相应的总结。3.检查记录类：各类卫生检查的记录、报告，如日常卫生检查、专项卫生检查等。4.设施设备类：卫生设施设备的采购合同、维护记录、更新记录等。5.员工健康类：员工的健康体检报告、职业健康监护档案等。6.环境卫生类：环境卫生监测报告、消毒记录等。7.突发卫生事件类：应急预案、应急处置记录、事件调查报告等。8.合同协议类：与卫生管理相关的各类合同、协议。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件、资料进行分类。2.对每一类文件、资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除文件、资料中的金属物，如订书钉、回形针等。4.对破损的文件、资料进行修补或复制。5.按照文件、资料的形成时间顺序或重要程度进行排列。6.编制卷内文件目录，目录应包括文件编号、题名、日期、页号等内容。五、档案归档（一）归档时间1.各部门/科室应在每年年底将本年度的卫生管理档案移交至档案管理部门。2.对于临时性的卫生管理工作，应在工作结束后及时归档。（二）归档程序1.档案管理部门对各部门/科室移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对符合要求的档案进行装订、编目，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.将档案盒上架存放，建立档案存放索引，便于查找。六、档案保管（一）保管期限1.卫生管理制度类：长期保管。2.工作计划总结类：长期保管。3.检查记录类：一般保存35年，重要的检查记录长期保管。4.设施设备类：长期保管。5.员工健康类：长期保管。6.环境卫生类：一般保存35年，重要的环境卫生记录长期保管。7.突发卫生事件类：长期保管。8.合同协议类：按照合同协议约定的期限保管，一般不少于合同履行完毕后5年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘等设施设备。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。七、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.公司/组织内部人员查阅卫生管理档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门/科室负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅程序1.因工作需要借阅卫生管理档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门/科室负责人、档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，并按时归还。5.归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对涉及公司/组织机密的卫生管理档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.档案查阅、借阅场所应相对独立，无关人员不得进入。4.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）保密责任追究1.对违反档案保密制度，泄露档案内容的人员，视情节轻重给予批评教育、纪律处分直至追究法律责任。2.因档案保密措施不当导致档案信息泄露的，应追究档案管理部门负责人及相关人员的责任。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门/科室人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的保存价值，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用