卫生院办公室管理制度

PAGE卫生院办公室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，提高工作效率，加强团队协作，共同完成工作任务。3.服务至上原则：以患者为中心，为临床一线和全体职工提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调卫生院各部门之间的工作关系，确保信息畅通，工作衔接顺畅。3.负责办公室人员的管理和考核，组织开展业务培训，提高工作人员素质。4.审核重要文件和文稿，组织起草综合性文件、报告、总结等。5.负责卫生院会议的组织、安排和记录，督促检查会议决议的执行情况。6.负责卫生院印章、介绍信的管理和使用。7.负责卫生院的接待工作，协调处理各类来访事宜。8.完成领导交办的其他工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作。2.按照公文处理程序，做好文件的起草、审核、印发等工作，确保公文质量。3.负责卫生院各类会议的通知、记录和纪要整理工作。4.协助办公室主任起草综合性文件、报告、总结等文稿。5.负责卫生院信息的收集、整理、报送工作，及时反映工作动态。6.做好办公用品的采购、发放和管理工作。7.完成领导交办的其他文秘工作任务。（三）档案管理岗位职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定卫生院档案管理制度。2.负责收集、整理、保管卫生院各类档案资料，包括文书档案、人事档案、财务档案、医疗档案等。3.做好档案的分类、编号、装订、上架等工作，确保档案存放有序，便于查阅。4.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，为档案查询提供便利。5.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案安全。6.定期对档案进行鉴定和销毁，做好档案统计工作。7.根据工作需要，积极开发利用档案信息资源，为卫生院各项工作提供参考依据。（四）后勤保障岗位职责1.负责卫生院办公区域的环境卫生清扫和维护工作，保持环境整洁。2.做好办公设备的日常维护和保养工作，确保设备正常运行。3.负责卫生院水电暖等设施的管理和维修工作，及时处理各类故障。4.做好卫生院办公用品、耗材的采购、库存管理和发放工作，保障工作需要。5.负责卫生院车辆的调度、使用和维护管理工作，确保车辆安全运行。6.协助做好卫生院的安全保卫工作，落实安全防范措施。7.完成领导交办的其他后勤保障工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文办公室文秘人员负责文件的签收、登记，注明文件的来源、日期、标题、文号等信息。对收到的文件进行初步审核，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理意见。将文件及时送办公室主任批阅，办公室主任根据文件精神和工作需要做出批示。2.传阅文秘人员按照办公室主任批示，将文件依次送相关领导和部门传阅，并做好传阅记录。传阅过程中，提醒传阅人员及时阅办文件，不得积压。对传阅完毕的文件进行回收，检查是否有漏传、误传等情况。3.承办相关部门和人员根据文件批示要求，认真办理文件涉及的事项，并及时反馈办理结果。办理过程中遇到问题或需要协调的事项，及时与办公室沟通。4.发文由承办部门拟稿，经部门负责人审核后送办公室文秘人员。文秘人员对文稿进行格式审核和文字校对，确保文稿质量。将审核后的文稿送办公室主任签发，重要文件需经卫生院主要领导签发。文秘人员根据签发意见进行编号、排版、印制，并加盖印章。将文件分发至相关部门和人员，并做好发文登记。（二）会议管理流程1.会议计划办公室根据卫生院工作安排，制定年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、议程等内容。会议计划经办公室主任审核后报卫生院主要领导批准。2.会议筹备根据会议计划，确定会议承办部门或人员，明确职责分工。承办部门负责会议通知的起草、发送，会议资料的准备，会场布置等工作。办公室协调相关部门做好会议期间的后勤保障工作，如车辆安排、餐饮服务等。3.会议组织会议承办人员提前到达会场，检查会议准备情况，确保会议按时召开。会议期间，做好会议记录，包括会议内容、讨论情况、决议事项等。必要时进行录音或录像。维持会场秩序，保障会议顺利进行。4.会议纪要会议结束后，办公室文秘人员及时整理会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。会议纪要应准确反映会议主要内容和决议事项，明确责任人和完成时间。5.会议决议执行情况跟踪办公室负责对会议决议执行情况进行跟踪检查，定期向卫生院主要领导汇报。对未按时完成决议事项的部门和人员进行督促，确保会议决议得到有效落实。（三）档案管理流程1.档案收集各部门按照档案管理制度要求，定期将本部门形成的文件、资料等移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.档案整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集的档案进行分类、编号、装订等整理工作。编制档案目录和索引，建立档案检索系统。3.档案保管将整理好的档案存入专门的档案库房，按照档案保管要求进行存放，确保档案安全。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.档案借阅因工作需要借阅档案的人员，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。档案管理人员按照借阅申请表的内容提供档案，并做好借阅登记。借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案。5.档案鉴定与销毁档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。对失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经卫生院主要领导批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。（四）后勤保障工作流程1.办公用品采购各部门根据工作需要，填写办公用品申购单，注明申购物品名称、规格、数量等信息。申购单经部门负责人审核后交办公室后勤保障人员。后勤保障人员根据申购单进行市场调研，选择合适的供应商进行采购。采购的办公用品到货后，后勤保障人员进行验收，核对物品的规格、数量、质量等，合格后办理入库手续。2.办公用品发放各部门人员凭领用单到办公室领取办公用品，领用单需经部门负责人签字。后勤保障人员根据领用单发放办公用品，并做好发放记录。3.办公设备维护办公设备使用人员发现设备故障时，及时向办公室后勤保障人员报告。后勤保障人员对设备故障进行初步检查，能自行维修的及时维修，不能维修的联系专业维修人员进行维修。维修完成后，对设备进行调试和验收，确保设备正常运行，并做好维修记录。4.水电暖设施管理与维修后勤保障人员定期对卫生院水电暖设施进行巡查，发现问题及时处理。接到水电暖设施维修报告后，迅速组织维修人员进行维修，确保设施尽快恢复正常使用。做好水电暖设施的日常保养工作，延长设施使用寿命。5.车辆管理驾驶员负责车辆的日常维护和保养，定期检查车辆状况，确保车辆安全性能良好。根据工作需要，驾驶员凭派车单出车，严格按照规定路线和时间行驶。车辆使用完毕后，驾驶员及时将车辆返回卫生院，并做好车辆清洁和停放工作。办公室定期对车辆使用情况进行统计和分析，合理安排车辆调度。四、工作纪律（一）考勤制度1.卫生院办公室工作人员应严格遵守考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.实行签到制度，工作人员每天上午上班前和下午下班前在签到表上签到。3.因事、因病请假的，需提前填写请假申请表，按照审批权限报相关领导批准。请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。4.无故旷工或未经批准擅自离岗的，按照卫生院相关规定进行处理。（二）工作纪律1.严格遵守国家法律法规和卫生院各项规章制度，自觉遵守职业道德。2.认真履行岗位职责，按时完成工作任务，保证工作质量。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，不得在办公室内大声喧哗、玩游戏等。4.保守卫生院机密，不得泄露工作中知悉的患者信息、医疗数据、商业秘密等。5.积极参加卫生院组织的各项活动，服从工作安排，不得推诿扯皮。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受供应商、服务对象等的贿赂、回扣、礼品等。3.在办公用品采购、设备维修、项目招标等工作中，应坚持公平、公正、公开的原则，不得营私舞弊。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：包括完成工作任务的数量、质量、效率等方面。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队协作等方面。3.业务能力：包括专业知识、工作技能、创新能力等方面。4.遵守纪律：包括考勤、工作纪律、廉洁自律等方面。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室主任组织实施，对工作人员的工作表现进行全面评价。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员的特定工作任务或突发事件处理情况进行不定期考核。3.自我评价：工作人员定期进行自我评价，总结工作经验和不足，提出改进措施。（三）奖惩措施1.奖励对工作表现优秀、成绩突出的工作人员，给予表彰和奖励，