卫生档案保密制度

PAGE卫生档案保密制度一、总则1.目的为加强本公司/组织卫生档案的管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露，特制定本保密制度。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及卫生档案管理、使用、保管等相关工作的所有部门和人员。3.定义卫生档案：指本公司/组织在医疗卫生业务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于医疗记录、健康档案、卫生监督档案等。二、保密职责1.档案管理部门职责负责制定和完善卫生档案保密管理制度，并组织实施。对卫生档案的收集、整理、归档、保管、借阅等环节进行严格管理，确保档案信息安全。定期对卫生档案的保密情况进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题。对违反保密制度的行为进行调查处理，并向上级主管部门报告。2.档案管理人员职责严格遵守保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息不被泄露。负责卫生档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，保证档案的完整与安全。按照规定的程序和要求办理档案的借阅、查阅手续，对借阅、查阅情况进行登记，并及时催还档案。不得擅自复制、摘抄、销毁卫生档案，如需特殊情况需经批准并严格按照规定操作。定期对档案保管环境进行检查，确保档案不受损坏、丢失、霉变等。3.使用人员职责严格遵守保密制度，在使用卫生档案过程中妥善保管，不得私自转借、转让他人。按照规定的范围和目的使用档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。对在使用过程中知悉的档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。使用完毕后及时归还档案，不得留存档案复印件或其他形式的副本。三、档案收集与整理保密要求1.收集要求在卫生档案收集过程中，工作人员要注意保护档案信息的安全，避免在收集现场或运输过程中发生信息泄露。对涉及个人隐私的卫生信息，如患者的医疗记录、健康状况等，要严格按照相关法律法规进行收集，确保信息的合法性和保密性。收集人员不得擅自将收集到的档案信息透露给无关人员，如有特殊情况需要与第三方沟通，必须经过严格的审批程序，并签订保密协议。2.整理要求档案整理人员在整理卫生档案时，要严格遵守保密规定，不得私自翻阅、查看档案内容。对档案整理过程中发现的敏感信息，要采取特殊的保护措施，如单独存放、加密处理等。整理工作应在专门的场所进行，无关人员不得进入整理现场，防止档案信息被窃取或泄露。四、档案归档与保管保密措施1.归档要求卫生档案应按照规定的分类标准和编号方法进行归档，确保档案的系统性和完整性。在归档过程中，要对档案进行认真核对，防止档案信息错误或遗漏。对涉及重要机密的档案，应进行单独归档，并采取特殊的标识和保管措施。2.保管措施设立专门的档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等安全设施。档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。对档案保管库房要实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员要定期对库房进行检查，确保档案的安全。采用电子存储的卫生档案，要进行加密存储，并定期备份，防止数据丢失。同时，要对存储设备进行严格管理，设置访问权限，防止数据被非法获取。五、档案借阅与查阅保密规定1.借阅规定因工作需要借阅卫生档案的，必须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，并经所在部门负责人审批。借阅申请表应报档案管理部门备案，档案管理部门根据申请内容进行审核，对符合条件的予以批准。借阅人员必须持有效证件到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员要对借阅人员的身份进行核实，并将借阅情况进行详细登记。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员不得将档案带出档案保管库房，如需在库房外查阅，必须经过档案管理部门同意，并在指定的地点进行查阅。2.查阅规定因工作需要查阅卫生档案的，查阅人员应填写查阅申请表，说明查阅目的和查阅范围，并经所在部门负责人批准。查阅申请表报档案管理部门备案，档案管理部门安排专人陪同查阅人员进行查阅。查阅人员只能在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，必须经过档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。查阅人员对查阅过程中知悉的档案信息要严格保密，不得泄露给无关人员。六、档案保密监督与检查1.监督机制建立健全卫生档案保密监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。档案管理部门应设立专门的保密监督岗位，负责对档案管理各环节的保密情况进行监督检查。鼓励全体员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励，并对举报人进行保护。2.检查内容检查档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅等环节是否符合保密规定。检查档案管理人员的保密意识和操作规范，是否存在违规操作或泄露档案信息的行为。检查档案保管环境的安全状况，如库房设施是否完好、防火防盗措施是否到位等。检查电子档案的存储和管理情况，是否存在数据安全隐患。3.检查频率档案管理部门应定期对卫生档案保密情况进行自查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。公司/组织每年应组织一次对卫生档案保密制度执行情况的专项检查，对发现的问题及时进行整改。七、档案保密培训与教育1.培训计划制定卫生档案保密培训计划，定期组织档案管理人员、使用人员等相关人员进行保密知识培训。培训内容应包括保密法律法规、公司/组织保密制度、档案管理知识、信息安全技术等方面。培训方式可采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种形式，提高培训效果。2.培训要求档案管理人员必须参加每年至少[X]次的保密培训，经考试合格后方可继续从事档案管理工作。对新入职的档案管理人员和使用人员，应在入职后[X]周内进行保密培训，使其熟悉保密制度和工作流程。定期对培训效果进行评估，根据评估结果调整培训内容和方式，不断提高培训质量。八、违规处理1.违规行为界定未经批准擅自查阅、借阅、复制卫生档案的。泄露档案信息，将档案内容透露给无关人员的。擅自销毁、篡改卫生档案的。违反档案管理操作规程，导致档案信息丢失或损坏的。其他违反卫生档案保密制度的行为。2.处理措施对于违反卫生档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予警告、责令改正等处理；情节较重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。