卫生监督所案归档制度

PAGE卫生监督所案归档制度一、总则（一）目的为加强卫生监督所案件档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生监督所办理的各类行政处罚、行政许可、日常监督检查等案件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则案件档案由卫生监督所指定的档案管理部门集中统一管理，任何个人不得擅自留存、销毁或转移档案。2.真实完整原则档案内容应真实反映案件办理过程和实际情况，确保档案材料齐全、完整，不得遗漏、篡改。3.分类科学原则按照案件的性质、类别、时间等因素进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则采取必要措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密，严格限制无关人员查阅档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置卫生监督所设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责案件档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责案件档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，便于快速查找和利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。5.按照规定向有关部门移交档案，并办理交接手续。三、案件档案的收集与整理（一）收集范围1.行政处罚案件档案应收集立案审批表、案件调查终结报告、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、送达回执、证据材料等。2.行政许可案件档案应收集行政许可申请书、受理通知书、审查意见、行政许可证件等。3.日常监督检查档案应收集监督检查记录、现场照片、检测报告等。（二）收集要求1.案件承办人员应在案件办结后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.移交的档案材料应齐全、完整、规范，签字盖章手续完备。3.档案管理部门对接收的档案材料进行初步审核，对不符合要求的，退回承办人员补充完善。（三）整理方法1.分类按照行政处罚、行政许可、日常监督检查等类别进行分类。2.编号为每一类案件档案编制唯一的档案编号，编号应体现年份、类别、顺序号等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、案件名称、当事人信息、案由、办理时间、档案内容简介等。4.装订将档案材料按照顺序排列，采用线装或胶装方式装订成册，确保牢固整齐。四、案件档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门按照分类编号顺序，将整理好的案件档案及时归档入库。2.归档的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、案件名称、保管期限等信息。3.建立档案归档登记台账，记录档案的归档时间、编号、名称等内容。（二）保管期限1.行政处罚案件档案的保管期限为[X]年，自行政处罚决定书送达之日起计算。2.行政许可案件档案的保管期限为该行政许可有效期届满后[X]年。3.日常监督检查档案的保管期限为[X]年。4.涉及重大案件、群体性事件等特殊情况的档案，应长期保管。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全适宜。五、案件档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本所工作人员因工作需要查阅案件档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅案件档案时，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，报卫生监督所分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的案件档案，未经批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门查阅档案。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并登记复印内容。（三）利用规定1.案件档案仅供查阅、复印，不得外借。2.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得逾期占用。3.档案管理人员应对档案查阅利用情况进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。六、案件档案的统计与分析（一）统计内容1.案件档案的数量、类别、保管期限等基本情况。2.案件的办理情况，如立案数、结案数、处罚种类、处罚金额等。3.档案的查阅利用情况统计，如查阅次数、查阅人员、查阅内容等。（二）统计方法1.档案管理人员定期对案件档案进行统计，填写统计报表。2.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报。（三）分析利用1.对统计数据进行分析，总结案件办理工作中的经验教训，为卫生监督工作提供决策依据。2.通过分析档案查阅利用情况，了解社会对卫生监督工作的需求，改进档案服务质量。七、案件档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，报卫生监督所分管领导批准。2.经批准后，档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。3.销毁