卫生城市档案制度

PAGE卫生城市档案制度一、总则（一）目的为加强卫生城市档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为卫生城市创建、管理和评估提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与卫生城市创建、管理及相关工作的所有部门、单位和个人形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生城市档案由专门的档案管理机构或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生城市创建、管理工作的实际情况，数据准确、资料可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立卫生城市档案管理领导小组，由相关部门负责人组成，负责统筹协调档案管理工作。设立专门的档案管理办公室，配备专业的档案管理人员。（二）领导小组职责1.研究制定卫生城市档案管理工作的方针、政策和规章制度。2.协调解决档案管理工作中的重大问题。3.监督检查档案管理工作的执行情况。（三）档案管理办公室职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划和实施方案。3.对档案管理人员进行业务培训和指导。4.定期对档案管理工作进行总结和评估。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订等。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.卫生城市创建规划、方案、计划、总结等文件资料。2.环境卫生管理方面的档案，包括环境卫生整治记录、垃圾处理情况、公共厕所管理等。3.食品卫生管理档案，如食品生产经营单位的许可、监督检查记录、食品安全事故处理等。4.饮用水卫生管理档案，包括水源监测、水质检测报告、供水单位管理等。5.公共场所卫生管理档案，如宾馆、饭店、商场、理发店等场所的卫生许可、监督检查记录等。6.传染病防治档案，包括疫情报告、防控措施、消毒记录等。7.健康教育与健康促进档案，如宣传资料、活动记录、居民健康素养监测等。8.爱国卫生运动相关档案，包括活动方案、实施情况、考核评估等。9.其他与卫生城市创建、管理相关的文件、资料、图片、影像等。（二）收集要求1.各部门、单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.对重要的档案资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为综合管理类、环境卫生类、食品卫生类、饮用水卫生类、公共场所卫生类、传染病防治类、健康教育与健康促进类、爱国卫生运动类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年份+类别+顺序号的方式，如2023WH001，表示2023年环境卫生类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门、单位应定期将收集整理好的档案移交档案管理办公室进行归档。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号、起止日期等信息。3.档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。（二）保管期限1.永久保管：涉及卫生城市创建、管理工作的重要文件、法规性文件、规划方案、总结报告、重大事件记录等档案资料，应永久保管。2.长期保管：一般的工作文件、业务档案、监督检查记录等，保管期限为10年至30年。3.短期保管：临时性的文件、资料等，保管期限为1年至5年。（三）保管条件1.档案管理办公室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找和管理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.档案利用应服务于卫生城市创建、管理和决策等工作需要。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理办公室查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用登记1.档案管理办公室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、编号等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐份审查档案资料，根据档案的内容、来源、保管期限等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经档案管理部门负责人审核，报卫生城市档案管理领导小组批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。2.销毁档案时，应确保档案信息无法复原，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生城市档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应将纸质档案资料进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对档案管理信息系统进行备份，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.卫生城市档案管理领导小组应定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应加强对各部门、单位档案收集、整理、归档等工作的指导和监督，确保档案管理工作规范有序。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门、单位的档案管理工作进行量化