卫生监督档案查阅制度

PAGE卫生监督档案查阅制度一、总则（一）目的为加强卫生监督档案管理，规范档案查阅行为，保障卫生监督工作的顺利开展，维护公民、法人和其他组织的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《卫生监督档案管理规范》等相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位卫生监督档案的查阅活动，包括内部查阅和外部查阅。内部查阅指本单位工作人员因工作需要查阅档案；外部查阅指其他单位、组织或个人因法定事由查阅档案。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅必须严格遵守国家法律法规和本单位的相关规定，确保查阅活动合法、合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护档案的保密性和完整性。3.规范有序原则建立规范的查阅流程，明确查阅权限和手续，保证查阅活动有序进行。二、档案查阅范围（一）内部查阅范围1.卫生监督执法人员因案件办理、工作考核、业务培训等工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料，包括监督检查记录、行政处罚决定书、案件讨论记录等。2.单位管理人员因工作决策、质量控制、统计分析等需要，可查阅相关的卫生监督档案。（二）外部查阅范围1.司法机关因办理案件需要，可查阅与案件相关的卫生监督档案。查阅时应出具相关法律文书，如协助查询通知书等。2.行政机关因履行行政管理职责，在法定权限范围内，可查阅相关卫生监督档案。查阅时应出具单位介绍信及相关证明文件。3.公民、法人和其他组织因涉及自身合法权益，在符合法定条件下，可查阅与其相关的卫生监督档案。查阅时应提交本人有效身份证件、申请书等材料，说明查阅目的和相关事项。三、查阅申请与审批（一）内部查阅申请与审批1.卫生监督执法人员需要查阅档案时，应填写《卫生监督档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，并提交所在科室负责人审核。2.科室负责人应根据工作需要，对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门审批。3.档案管理部门对查阅申请进行审批，符合查阅条件的，予以批准，并告知查阅人查阅的地点、时间和注意事项；不符合查阅条件的，应说明理由。（二）外部查阅申请与审批1.司法机关、行政机关等外部单位申请查阅档案时，应提交单位介绍信、协助查询通知书等相关证明文件，并填写《卫生监督档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.档案管理部门收到外部查阅申请后，应进行初审，审核申请材料是否齐全、有效，查阅目的是否合法合规。初审通过后，报单位分管领导审批。3.单位分管领导根据具体情况进行审批，批准后由档案管理部门通知查阅单位，并按照规定办理查阅手续。4.公民、法人和其他组织申请查阅档案时，应提交本人有效身份证件、申请书等材料，说明查阅目的和相关事项。申请书应包括申请人姓名、联系方式、查阅档案的具体内容、查阅用途等。5.档案管理部门收到公民、法人和其他组织的查阅申请后，应进行审核。对于涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格审查查阅申请的必要性和合法性。审核通过后，报单位分管领导审批。6.单位分管领导审批同意后，档案管理部门通知申请人办理查阅手续，并告知查阅的相关规定。四、查阅手续办理（一）内部查阅手续1.查阅人凭批准后的《卫生监督档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅人姓名、查阅时间、档案名称、查阅用途等信息。3.查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印、拍照等，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。（二）外部查阅手续1.查阅单位的查阅人员凭单位介绍信、协助查询通知书等相关证明文件和批准后的《卫生监督档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员对查阅人员的身份进行核实后，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上详细记录查阅单位名称、查阅人员姓名、查阅时间、档案名称、查阅用途等信息。3.外部查阅人员应在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。如需复印、拍照等，应按照档案管理部门的规定办理相关手续，并经档案管理部门同意。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案无缺失、损坏等情况。五、查阅方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅查阅人可在档案管理部门指定的查阅地点，直接查阅纸质档案资料。2.电子查阅对于已数字化的卫生监督档案，查阅人可通过档案管理系统进行电子查阅。电子查阅应遵守档案管理系统的相关规定，确保信息安全。（二）查阅要求1.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠、撕毁等。2.查阅人不得擅自将档案资料带出查阅地点，如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相应的借阅手续。3.查阅人在查阅过程中，应保持安静，不得影响其他人员工作。查阅结束后，应及时将档案资料整理归位。4.查阅人如需复印、拍照档案资料，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。复印、拍照的档案资料应与原件一致，不得用于其他非法目的。5.档案管理人员应在查阅过程中进行监督，确保查阅活动符合规定要求。如发现查阅人有违反查阅规定的行为，应及时制止并报告档案管理部门负责人。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露档案信息。2.在档案查阅过程中，档案管理人员应监督查阅人遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。3.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，严格限制查阅范围和查阅人员。（二）安全保障1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案资料的安全。2.在档案查阅过程中，档案管理人员应注意观察查阅环境，确保查阅活动安全进行。如发现安全隐患，应及时采取措施予以排除。3.在电子查阅过程中，应加强网络安全管理，防止档案信息被非法获取或篡改。七、查阅记录与归档（一）查阅记录1.档案管理人员应建立《卫生监督档案查阅登记表》，详细记录每次查阅活动的相关信息，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅单位名称、查阅目的、档案名称、查阅内容、查阅方式、查阅结果等。2.《卫生监督档案查阅登记表》应妥善保存，保存期限按照档案管理的有关规定执行。（二）归档1.查阅活动结束后，档案管理人员应将查阅申请表、查阅登记表等相关材料进行整理归档，与查阅的档案资料一并保存。2.归档材料应按照档案管理的分类方法进行分类整理，便于日后查阅和管理。八、违规处理（一）内部人员违规处理1.本单位工作人员违反本制度规定，擅自查阅档案、泄露档案信息、涂改或损毁档案资料等，由档案管理部门责令改正，并视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。2.因违规行为给单位造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）外部人员违规处理1.外部查阅单位或个人违反本制度规定，擅自涂改、