卫生所供应商商监管制度

PAGE卫生所供应商商监管制度一、总则1.目的为加强卫生所供应商管理，规范采购行为，确保所采购的药品、医疗器械、耗材及其他物资（以下统称物资）质量合格、供应及时、价格合理，保障卫生所医疗服务的正常开展，特制定本监管制度。2.适用范围本制度适用于与卫生所建立供需关系的所有供应商，包括药品供应商、医疗器械供应商、耗材供应商及其他物资供应商。3.基本原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策要求，确保供应商管理活动合法合规。质量优先原则：把物资质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，从源头上保障医疗安全。公平公正原则：在供应商选择、评价、管理等过程中，遵循公平公正的原则，维护市场竞争秩序。诚实守信原则：供应商应诚实守信，如实提供相关信息，卫生所应诚信履行监管职责，双方共同维护良好的合作关系。二、供应商资质管理1.资质要求营业执照：供应商必须具有合法有效的营业执照，经营范围应涵盖所供应的物资类别。生产许可证或经营许可证：药品供应商需具备药品生产许可证或药品经营许可证；医疗器械供应商需具备医疗器械生产许可证或医疗器械经营许可证；耗材及其他物资供应商应具备相应的经营资质。产品注册证：所供应的药品、医疗器械等必须具有有效的产品注册证。质量认证文件：如药品GMP认证、医疗器械ISO13485认证等相关质量认证文件（根据具体物资类别要求）。税务登记证：提供合法有效的税务登记证。法人授权委托书：若供应商委托他人办理相关业务，需提供法人授权委托书，明确授权范围和期限。2.资质审核初次审核：在与新供应商建立合作关系前，采购部门应要求供应商提供上述资质文件原件或加盖公章的复印件，进行严格审核。审核内容包括文件的真实性、有效性、完整性等。对于重要物资供应商，必要时可进行实地考察，核实其生产经营场所、设备设施、人员状况等是否符合要求。定期复审：对已合作的供应商，每年应进行一次资质复审。复审内容与初次审核相同，确保供应商资质持续有效。如发现供应商资质发生变化，应及时要求其提供新的资质文件进行审核。若资质不符合要求，应暂停合作，直至其整改合格。3.资质档案管理采购部门应建立供应商资质档案，将审核通过的供应商资质文件进行整理归档。资质档案应包括供应商基本信息、资质文件复印件、审核记录、实地考察报告等内容。资质档案应妥善保管，便于查阅。同时，应定期对资质档案进行更新维护，确保档案信息的准确性和完整性。三、供应商选择与评估1.供应商选择公开招标：对于金额较大、采购频次较高的物资，应采用公开招标的方式选择供应商。通过发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标，按照评标标准进行评标，选择最优供应商。邀请招标：对于具有特定技术要求、只有少数供应商能够提供的物资，可采用邀请招标的方式。向若干家具备相应资质和能力的供应商发出邀请，进行招标采购。竞争性谈判：对于采购时间紧迫、金额较小或技术规格复杂的物资，可采用竞争性谈判的方式。与不少于三家供应商进行谈判，综合比较其报价、质量、服务等因素，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.供应商评估质量评估：定期对供应商所供应物资的质量进行抽检，检查物资的外观、规格、性能、检验报告等是否符合要求。可委托专业检测机构进行检测，确保物资质量合格。同时，收集卫生所内部使用部门对物资质量的反馈意见，作为质量评估的重要依据。价格评估：定期收集市场同类物资价格信息，与供应商的报价进行比较，评估其价格合理性。对于价格波动较大的物资，应要求供应商提供价格调整说明，并分析其合理性。同时，关注供应商的价格优惠政策，如批量折扣、付款优惠等，综合评估其价格优势。交货期评估：统计供应商的交货准时率，分析其交货期的稳定性。对于经常延迟交货的供应商，应及时与其沟通，了解原因并要求其采取改进措施。评估供应商的交货方式、运输能力等是否满足卫生所需求，确保物资能够按时、安全送达。服务评估：考察供应商的售前服务，如产品咨询、技术支持等是否及时、专业；售中服务，如订单处理、包装运输等是否规范、高效；售后服务，如质量问题处理、退换货政策、培训服务等是否完善。收集卫生所使用部门对供应商服务的评价意见，综合评估其服务水平。3.评估指标与权重设立质量、价格、交货期、服务等评估指标，根据卫生所的实际需求和物资特点，确定各指标的权重。例如，质量指标权重可设定为40%，价格指标权重为30%，交货期指标权重为15%，服务指标权重为15%。定期对供应商进行综合评估打分，按照得分高低对供应商进行排名。评估结果作为供应商后续合作、调整采购策略等的重要依据。四、采购合同管理1.合同签订采购部门应在确定供应商后，及时与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务、物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保双方权益得到有效保障。合同签订前，应组织相关部门对合同草案进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、合理性等。审核通过后，方可签订合同。合同签订后，应及时将合同副本交相关部门存档备案。2.合同执行采购部门应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求其限期整改，并按照合同约定追究其违约责任。卫生所使用部门应按照合同约定接收物资，并对物资的质量、数量等进行验收。如发现物资存在问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。采购部门应督促供应商及时处理质量问题，如退换货、补货等，并跟踪处理结果。3.合同变更与终止在合同履行过程中，如因市场变化、政策调整、双方协商一致等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、生效时间等，并按照合同签订程序进行审核备案。如出现下列情形之一，采购合同可以终止：合同履行完毕；双方协商一致解除合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行；供应商严重违约，卫生所依法解除合同等。合同终止后，采购部门应及时与供应商办理结算、清理等手续，并将相关资料存档备案。五、供应商日常管理1.沟通与协调建立定期沟通机制，采购部门应定期与供应商召开会议，沟通物资供应情况、质量问题、价格调整、交货期等方面的信息，及时协调解决合作过程中出现的问题。设立供应商服务热线或邮箱，方便卫生所使用部门及其他相关人员与供应商进行联系，及时反馈物资使用情况、质量问题等信息。采购部门应及时收集整理这些信息，并反馈给供应商，督促其及时处理。2.培训与指导根据卫生所的需求和供应商所供应物资的特点，组织供应商参加相关培训，如质量控制培训、法律法规培训、产品知识培训等，提高供应商的业务水平和质量意识。对新合作的供应商，应安排专人进行指导，帮助其熟悉卫生所的采购流程、质量要求、验收标准等，确保其能够顺利开展合作。3.数据统计与分析采购部门应建立供应商数据统计台账，记录供应商的物资供应数量、金额、质量情况、交货期、服务评价等信息。定期对这些数据进行统计分析，了解供应商的合作表现，为供应商评估、采购决策等提供数据支持。通过数据分析，发现供应商存在的问题和潜在风险，及时采取措施进行预警和处理。例如，对于连续出现质量问题或交货期延迟的供应商，应加强监管，必要时暂停合作进行整改。六、监督与考核1.内部监督成立内部监督小组，成员包括采购部门、质量控制部门、财务部门、使用部门等相关人员。监督小组定期对供应商管理工作进行检查，重点检查供应商资质审核、采购合同签订与执行、物资验收、供应商评估等环节是否符合规定要求。加强内部审计，对供应商管理相关财务收支进行审计，检查是否存在违规操作、利益输送等问题。对发现的问题及时进行整改，并追究相关人员的责任。2.外部监督积极配合药品监管部门、医疗器械监管部门等相关政府部门的监督检查，如实提供供应商管理相关资料，接受政府部门的指导和监督。关注行业动态和市场信息，及时了解供应商管理方面的新政策、新要求，确保卫生所供应商管理工作符合行业发展趋势和监管要求。3.考核机制建立供应商考核机制，根据供应商评估结果、日常管理表现等对供应商进行考核。考核结果