档案清洁卫生制度

PAGE档案清洁卫生制度一、总则1.目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、安全与有效利用，维护档案清洁卫生环境，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中涉及的档案清洁卫生相关事宜。3.基本原则档案清洁卫生管理应遵循预防为主、防治结合的原则，确保档案不受污染、损坏，保障档案信息的真实性、完整性和可读性。二、档案保管环境要求1.温度与湿度档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。设立温湿度监测设备，每日定时记录温湿度数据，确保温湿度符合要求。如温湿度出现异常，应及时采取调整措施。2.清洁与通风档案库房应保持清洁，地面、货架、档案柜等应定期清扫，无积尘、无杂物。配备良好的通风设备，确保库房内空气流通，防止有害气体积聚对档案造成损害。通风设备应定期检查维护，保证其正常运行。3.防虫与防鼠采取有效的防虫、防鼠措施，如在库房内放置防虫药品、封堵鼠洞等。防虫药品应选用对档案无损害的环保型产品，并定期更换。定期对库房进行全面检查，及时发现并处理虫害、鼠害问题，防止档案被虫蛀、鼠咬。三、档案整理与清洁1.档案整理要求档案应按照分类标准进行科学整理，确保分类清晰、编号准确、排列有序。定期对档案进行清查核对，保证档案数量与目录一致，档案内容完整无缺页、破损等情况。2.整理过程中的清洁注意事项在档案整理过程中，应使用干净、柔软的工具，避免对档案造成划伤、污染。整理人员应保持手部清洁，避免将污渍、灰尘等沾染到档案上。如发现档案有污渍，应及时采取适当方法进行清洁处理，但不得使用可能损坏档案的化学清洁剂。3.档案清洁方法对于纸质档案，如表面有轻微灰尘，可使用干净的软毛刷轻轻清扫；如有污渍，可使用中性清洁剂蘸取适量清水，用干净的软布轻轻擦拭，擦拭后应及时晾干。对于电子档案，应定期进行病毒查杀和数据备份，确保存储设备清洁、安全，数据完整可用。四、档案借阅与归还清洁1.借阅前准备借阅档案时，借阅人应提前预约，并在借阅登记处填写借阅申请表。工作人员应检查借阅人身份及借阅权限，确保符合规定。准备清洁的借阅工具，如干净的手套、垫板等，防止借阅过程中对档案造成污染。2.借阅过程中的清洁要求借阅人应在指定的清洁区域内查阅档案，不得将档案带出规定区域。查阅时应保持手部清洁，避免触摸档案内容部分。如需复印或摘录档案内容，应使用清洁的复印设备和工具，确保复印件清晰可读，不影响档案原件。3.归还档案清洁检查档案归还时，工作人员应进行清洁检查。检查档案表面是否有污渍、损坏，如有问题应及时与借阅人沟通并记录。对于归还的档案，应按照原整理顺序进行归位，确保档案存放整齐有序。五、档案数字化过程中的清洁卫生1.数字化设备清洁用于档案数字化的扫描设备、存储设备等应定期进行清洁维护。扫描设备的镜头、滚筒等部件应使用专用清洁工具进行清洁，防止灰尘、杂物影响扫描质量。存储设备应定期进行外部清洁，避免过多灰尘积聚影响散热和数据存储安全。内部存储介质应定期进行检查和维护，确保数据存储稳定可靠。2.数字化工作区域清洁数字化工作区域应保持清洁卫生，地面、桌面等应每日清扫，定期擦拭设备和办公家具。工作区域应配备空气净化设备，减少灰尘、静电等对档案数字化工作的影响。空气净化设备应定期清洁滤网，保证净化效果。3.数字化档案数据清洁在数字化过程中，应确保采集的数据准确、完整、清晰。对扫描图像进行预处理，去除噪声、污点等，保证图像质量符合要求。定期对数字化档案数据进行备份和校验，防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在安全、清洁的存储介质上，并异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。六、档案销毁过程中的清洁1.销毁前准备确定需要销毁的档案后，应按照规定的审批程序进行申请，经批准后方可实施销毁。准备清洁的销毁场地和设备，销毁场地应远离档案保管区域，防止销毁过程中的灰尘、烟雾等对其他档案造成污染。销毁设备应提前调试，确保正常运行。2.销毁过程中的清洁措施在档案销毁过程中，应采取有效的防尘、防火、防污染措施。如使用密封的销毁设备，避免销毁过程中产生的灰尘、烟雾等扩散到周围环境中。销毁完成后，及时清理销毁场地，将残留的档案碎片、灰烬等清理干净，保持场地整洁。3.销毁记录与清洁备案对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。记录应妥善保存，以备查阅。对销毁场地和设备的清洁情况进行备案，确保销毁后的环境符合档案清洁卫生要求。七、监督与检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案保管环境、档案整理与清洁情况、档案借阅与归还等进行检查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。检查内容包括温湿度数据、库房清洁状况、档案整理质量、借阅登记与归还档案的清洁情况等。2.不定期抽查公司内部审计部门或相关管理部门应不定期对档案清洁卫生制度的执行情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。抽查可针对特定区域、特定时间段或特定档案管理环节进行，确保制度执行的有效性和全面性。3.问题整改对于检查和抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。责任部门应按照要求进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。档案管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决，档案清洁卫生管理工作持续改进。八、人员培训与教育1.培训内容定期组织档案管理人员及相关工作人员进行档案清洁卫生知识培训，培训内容包括档案保管环境要求、档案整理与清洁方法、档案借阅与归还流程及清洁注意事项、档案数字化与销毁过程中的清洁卫生等。培训应结合实际案例进行讲解，提高工作人员对档案清洁卫生重要性的认识，掌握正确的操作方法和技能。2.培训方式培训方式可采用集中授课、现场演示、视频教学等多种形式，确保培训效果。邀请行业专家或经验丰富的档案管理人员进行授课，分享先进的档案清洁卫生管理经验和技术。3.教育与宣传加强对全体员工的档案清洁卫生教育宣传工作，通过内部公告、培训讲座、宣传资料等形式，普及档案清洁卫生知识，提高员工的档案保护意识。鼓励员工积极参与档案清洁卫生管理工作，形成全员重视、共同维护档案清洁卫生环境的良好氛围。九、奖惩措施1.奖励对于在档案清洁卫生管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。奖励形式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。表现突出的情况包括严格执行档案清洁卫生制度，有效预防和处理档案污染、损坏问题，提出创新性的档案清洁卫生管理建议并取得显著成效等。2.惩罚对于违反档案清洁卫生制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。违反制度的行为包括未按照规定进行档案整理与清洁，导致档案受损；在档案借阅、归