行政公文写作格式及审批流程手册

行政公文写作格式及审批流程手册本手册旨在规范单位内部行政公文的写作格式与审批流程，保证公文内容规范、流程高效、责任明确，提升行政办公效率与公文严肃性。手册适用于单位各部门日常行政管理中各类公文的起草、审核、签发、分发及归档全流程，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型，为公文处理提供统一标准与操作指引。一、适用情境与范围（一）公文类型及使用场景通知：用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项（如会议通知、工作部署通知、节假日安排通知等）。报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问（如年度工作报告、专项工作进展报告、突发事件处置报告等）。请示：用于向上级机关请求指示、批准（如经费请示、项目立项请示、人事任免请示等）。函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（如跨部门协作函、业务咨询函、事项确认函等）。纪要：用于记载和传达会议主要精神和议定事项（如办公会议纪要、专题会议纪要、联席会议纪要等）。（二）适用范围本手册适用于单位各部门及下属单位在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，涵盖从起草到归档的全流程管理。二、公文处理全流程操作指引（一）公文起草明确发文目的与依据起草前需确认发文事由（如部署工作、请求指示、通报情况等）、政策依据（如上级文件、单位制度等）及预期目标，保证公文内容符合工作实际。涉及多个部门职责的，需提前与相关部门沟通协调，达成一致意见。规范公文格式要素一般由“发文机关+事由+文种”组成，应准确简明（如“XX单位关于2024年度春节放假安排的通知”）；转发或批转文件时，标题为“转发+原发文机关+原文件标题+的通知/函”。主送机关：指公文的主要受理机关，应使用机关全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号；主送机关过多时需分列同行或转行，回行时与冒号后的文字对齐。是公文的核心内容，需逻辑清晰、条理分明、语言简练；一般分为“开头（依据/目的）—主体（事项/要求）—结尾（希望/执行要求）”三部分，层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.XXX工作方案”）；附件名称后不加标点符号，附件与需一起装订。发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，联合行文时主办机关在前，其他机关按发文顺序排列。成文日期：以负责人签发的日期为准；联合行文时，以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”）。印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均应加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。语言与标点规范使用机关通用语体，避免口语化、歧义表述；人名、地名、数字、引文等需准确无误（如“主任”“市”“2024年”）。标点符号使用应符合《标点符号用法》（GB/T15834-2011），如“一、”“（一）”后接逗号，“1.”“（1）”后接顿号，句末用句号、问号或叹号。（二）部门初审审核内容格式规范性：检查标题、主送机关、结构、附件、成文日期、印章等格式要素是否齐全、规范。内容准确性：核对公文内容是否与发文目的一致，数据、政策依据、部门名称等信息是否准确无误。程序合规性：确认是否需经相关部门会签（如涉及经费、人事等事项），会签手续是否完备。审核意见反馈初审通过后，由部门负责人在《公文审核单》上签字确认，流转至下一环节；初审未通过的，需明确修改意见并退回起草部门重新修订。（三）复核会签复核主体：由单位办公室（或综合管理部）对公文进行形式复核，涉及重大事项或专业性较强的内容，可请相关业务部门会签。复核重点公文格式是否符合国家及单位标准，文种使用是否恰当（如“请示”不得夹带报告事项，“函”不得误用为“请示”）。公文内容是否与单位整体工作部署一致，是否存在法律风险或政策冲突。附件材料是否齐全、规范，如工作方案、预算表、会议记录等是否与内容匹配。会签流程需会签的公文，由办公室将文件分送至相关部门，相关部门在2个工作日内反馈会签意见；逾期未反馈的，视为同意。会签过程中存在分歧的，由办公室组织协调，必要时提请分管领导裁定。（四）领导签发签发权限一般性公文（如部门内部通知、常规工作报告）由分管领导签发；涉及重大事项、人事任免、大额经费等公文，由单位主要领导签发；联合行文需由所有联署单位领导共同签发。签发要求领导需认真审核公文内容，对公文的合法性、合规性、准确性负责；签发意见应明确“同意”“同意印发”“修改后印发”等，修改意见需由起草部门落实后重新报签；签发人需亲笔签名（或使用电子签章），并注明签发日期。（五）编号登记公文编号：由办公室按“机关代字〔年份〕序号号”规则编号（如“X单位办〔2024〕12号”），其中“年份”用六角括号“〔〕”标注，“序号”用阿拉伯数字标注，不加“第”字。登记备案：编号后的公文需在《公文登记簿》中登记，记录公文标题、文号、签发人、主送机关、发文日期、份数等信息，保证可追溯。（六）排版印制排版规范：公文一般采用A4纸，页码位于页脚居中，字体字号为：用三号仿宋_GB2312，标题用二号小标宋简体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体_GB2312，行距为28磅。印制要求：公文需打印清晰、装订整齐（左侧装订），严禁涂改；涉密公文需按保密规定印制，并由专人管理。（七）分发归档分发范围：根据主送机关、抄送机关确定分发范围，由办公室统一封装、递送（或通过内部办公系统发送），并填写《公文分发签收单》，保证接收方签字确认。归档管理：公文办结后，由办公室将公文原稿、审核单、正本、附件等整理成册，按照《文书档案管理规定》分类归档，保管期限根据公文类型确定（如年度保管、永久保管等）。三、常用公文格式模板示例（一）通知模板XX单位关于召开2024年度工作会议的通知各部门、下属单位：为总结2023年工作，部署2024年重点任务，经研究决定召开年度工作会议。现将有关事项通知一、会议时间二、会议地点单位总部三楼会议室。三、参会人员单位领导班子成员；各部门负责人、下属单位主要负责人；相关业务骨干（名单见附件1）。四、会议内容*主任作2023年度工作总结报告；*副主任部署2024年度重点工作任务；部门代表交流发言（3个部门，每部门8分钟）。五、有关要求请参会人员提前15分钟入场，并将手机调至静音或关闭状态；各部门于3月18日前将参会人员名单报办公室*同志处（联系方式：XXXX-XXXXXXX）；原则上不得请假，确需请假的，须提前1天向办公室提交书面请假单，经分管领导批准。XX单位办公室（二）请示模板XX关于申请购置办公设备的请示XX单位（或XX领导）：为提升部门工作效率，改善办公条件，现申请购置一批办公设备，具体事项一、申请事由我部门现有打印机3台，均为2018年购置，目前已出现频繁卡纸、打印模糊等问题，维修成本较高且影响日常业务开展；同时因业务量增加，现有2台电脑配置较低，运行速度缓慢，无法满足数据处理需求。二、拟购置设备清单序号设备名称规格型号数量（台）单价（元）总价（元）备注1激光打印机HPM479fdw15,5005,500彩色、双面打印2台式电脑联想ThinkStationP36027,00014,00016G内存、512G固态硬盘合计19,500三、经费预算本次购置设备共需经费19,500元，拟从部门2024年度办公经费中列支。妥否，请批示。现有设备状况说明XX部门（三）会议纪要模板XX单位2024年第3次办公会议纪要会议时间：2024年3月12日下午2:30-4:00会议地点：单位二楼会议室主持人：*主任参会人员：副主任、副主任、各部门负责人记录人：*会议议题：研究2024年第一季度重点工作推进情况及下一步措施会议内容：一、各部门汇报一季度工作进展办公室：汇报了公文处理、会务组织、后勤保障等工作完成情况，指出存在会议效率有待提升、办公设备维护不及时等问题。业务部：汇报了项目A、项目B的进展，项目A已完成阶段性目标，项目B因协调问题进度滞后1周。财务部：汇报了一季度经费使用情况，预算执行率75%，重点支出为人员经费和项目经费，无超预算情况。二、讨论并议定事项关于提升会议效率：由办公室牵头，1周内制定《会议管理规范》，明确会议时长、议程控制、材料准备等要求，经分管领导审批后印发执行。关于项目B进度滞后：由业务部负责，于3月15日前与相关单位完成协调，制定赶工计划，并向分管领导提交专题报告。关于办公设备维护：由办公室负责，联系维修单位对现有打印机进行全面检修，同时建立设备定期维护台账，每季度检查1次。三、*主任总结讲话各部门需对照年度工作目标，加快工作进度，保证一季度“开门红”；强化部门协同，对跨部门事项明确责任主体和完成时限，避免推诿扯皮；严格执行经费预算，杜绝不合理支出，提高资金使用效益。分送：领导班子成员，各部门，存档。XX单位办公室四、关键要点与常见问题规避（一）格式规范要点标题不得使用“关于……的申请”“关于……的报告”等冗余表述，如“请示”标题应直接为“XX关于XX事项的请示”。主送机关应单一，请示类公文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。结构需逻辑严密，避免“一事多请”或“多事一报”，如请示事项应明确、具体，不得夹带报告内容。（二）内容审核要点政策依据需准确，引用上级文件时需注明文件名、文号及条款，如“根据《XX单位2024年工作要点》（X单位发〔2024〕5号）第三条规定……”。数据信息需真实，涉及经费、数量、时间等关键信息需经部门负责人复核，保证与原始材料一致。语言表达需庄重，避免使用“大概”“可能”“尽量”等模糊词汇，应改为“预计”“原则上”“务必”等规范表述。（三）流程时效要求公文起草至签发时限：一般性公文不超过3个工作日，紧急公文（如会议通知、突发事件处置）需在24小时内完成起草与审核。会签时限：相关部门需在2个工作日内反馈会签意见，紧急公文可适当缩短时限，但需提前沟通。分发时限：公文签发后，一般公文需在1个工作日内完成分发，紧急公文需立即分发。（四）常见问题规避文种使用错误：如“请示”与“报告