派遣员工档案管理制度

派遣员工档案管理制度第一章总则1.1为规范派遣员工从入职到离职全生命周期档案管理，确保“人档同步、岗档匹配、用审分离、全程留痕”，依据《劳动合同法》《档案法》《个人信息保护法》及集团《人力资源数据管理办法》，特制定本制度。1.2本制度所称“档案”包括纸质原始档案、电子影像档案、系统结构化数据、声像及实物档案四大类，统称“派遣员工档案”。1.3适用范围：与本公司签订《劳务派遣协议》的所有用工单位、本公司所有分支机构、所有派遣员工及参与档案管理的第三方服务机构。第二章组织与职责2.1集团档案管理委员会（以下简称“管委会”）为最高决策机构，负责审批年度档案预算、授权分级、重大泄密事件处理。2.2人力资源共享服务中心（HRSSC）设“派遣档案室”，编制3人，编制归属HRSSC，业务接受管委会与用工单位双重考核。2.3用工单位职责：a)指定“档案协管员”1名，与派遣档案室对接；b)负责生产现场实时材料的收集、初审、脱敏；c)对档案真实性负第一责任，实行“谁用工谁背书”。2.4第三方服务机构（背调、体检、社保代理、电子签等）须与本公司签订《档案保密与合规协议》，其生成的材料须在24小时内推送至HRSSC指定SFTP服务器，禁止落地本地。2.5员工本人享有查询、更正、补充权利，但无档案原件持有权。员工申请复印，须通过“员工自助APP”预约，系统生成一次性水印二维码，有效期2小时，超时自动失效。第三章档案分类与归档范围3.1基础类（A类）：入职登记表、身份证、银行卡、电子劳动合同、派遣告知书、保密协议、竞业限制协议。3.2资质类（B类）：学历学位证书、职业资格、特种作业操作证、外语等级、职称评审表；所有证书须附学信网、人社官网实时截屏，截屏打印件与证书同框热塑封装。3.3考核类（C类）：月度绩效、年度考核、奖惩记录、培训签到、现场实操视频（≤50M/段）；视频以“用工单位代码+员工号+日期”命名，自动转码为MP4，码率不超过800kbps，存储于对象存储OSS，保存5年。3.4薪酬类（D类）：工资条、加班费确认单、社保公积金缴费明细、个税申报记录；所有数据以加密CSV形式推送财务系统，回传哈希值供审计校验。3.5健康类（E类）：入职体检报告、年度职业健康体检、工伤认定书、复工鉴定；涉及胸片、B超原始DICOM文件，统一存入PACS系统，仅授权职业健康医师可读。3.6离岗类（F类）：离职申请、交接清单、离职证明、档案转移回执；离职证明编号与社保停缴编号一致，确保人社系统同步。3.7其他类（G类）：员工自荐信、创新提案、见义勇为表彰、党团关系材料；此类材料实行“自愿提交、一事一档”，不强制，但一旦接收即视同正式档案管理。第四章载体与技术要求4.1纸质档案：采用无酸纸70g，双面打印；装订使用不锈钢钉，防锈期≥20年；页码使用红色防伪油墨，紫外灯下可见公司LOGO。4.2电子档案：扫描分辨率≥300dpi，彩色，PDF/A-2b格式；OCR双层PDF，文字层用于全文检索，图像层用于防伪；上传时自动计算SHA-256，区块链存证。4.3存储架构：本地NAS+阿里云OSS双副本，采用“3-2-1”策略（3份副本、2种介质、1份异地）。每年6月、12月进行可读性校验，错误率＞0.1%即启动迁移。4.4加密标准：传输使用TLS1.3，静态数据AES-256-GCM；密钥托管在华为云KMS，轮换周期90天；所有解密操作写入审计日志，日志保存15年。4.5元数据规范：统一采用《GB/T18894-2016电子文件管理暂行办法》字段，额外扩展“派遣批次号”“用工单位信用等级”“离职风险指数”三个自定义字段，便于后期数据挖掘。第五章收集与流转5.1入职前：招聘系统在候选人点击“接受offer”后自动生成“档案待收集清单”，含20项材料；候选人通过手机拍照上传，AI自动裁边、去阴影、去摩尔纹；人工复核≤4小时。5.2入职当日：用工单位协管员使用高拍仪现场拍摄员工手持身份证照片，系统自动与公安网照比对，相似度＞90%方可入职；比对日志同步至管委会大屏。5.3在职期间：所有新增材料须在事件发生后3个工作日内归档；逾期系统自动发送三级预警：第1天提醒协管员，第3天提醒HRSSC，第5天同步至用工单位总经理邮箱。5.4离职阶段：员工在自助终端发起离职流程，系统冻结其档案写入权限；交接清单全部电子签后，档案室在48小时内完成目录更新、密封盖章、生成“档案封存二维码”。5.5跨单位流转：派遣员工转派至另一用工单位，档案实行“线上不落地”传输：原单位协管员点击“转派”，接收方协管员扫码确认，系统记录MD5值，全程无纸质搬家。第六章保管与库房管理6.1纸质库房选址：必须位于2楼及以上，远离水源地，承重≥500kg/㎡；采用智能密集柜，温度14-24℃，湿度45-60%，每30分钟自动记录，超标短信提醒。6.2库房八防：防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘、防高温、防污染；配置七氟丙烷气体灭火，喷头高度≤2.5米；严禁使用水喷淋。6.3权限矩阵：纸质档案实行“双人双锁”，A钥匙由档案室保管，B钥匙由用工单位安保部保管；开门需两人同时在场，监控保存180天。6.4定期盘点：每月最后一个工作日进行“盲盘”，随机抽取5%档案核对其物理位置与系统记录；差异＞1‰即启动专项审计。6.5销毁与续存：保管期满且无需延长者，由系统自动生成《销毁清册》，经管委会三人小组审批后，委托具有省级涉密销毁资质厂商粉碎化浆；销毁过程全程录像，录像保存5年。第七章利用与审批7.1内部利用：a)用工单位因晋升、调薪需查阅档案，须在OA提交《档案利用申请》，列明页码范围，经HRSSC主任与用工单位HRD双签后方可调阅；b)调阅时间不得超过4小时，禁止拍照、转借；需要复制的，由档案室使用红色“档案复制专用纸”，加盖骑缝章。7.2外部利用：a)公检法机关调取须持《协助执行通知书》，由法务部核验公章、编号，并在专用阅览室查阅，全程录像；b)仲裁、律师调取须持仲裁委函或法院调查令，仅可提供与案件直接相关内容，系统自动生成“脱敏版”，隐藏身份证号第11-14位。7.3批量利用：科研、数据建模需批量导出时，须走“隐私影响评估”流程，由信息安全部评估再识别风险，输出“K-匿名化”数据；导出文件加密压缩，密码通过短信分两段发送。7.4利用日志：所有查阅、复制、下载行为写入区块链，哈希上链，防止事后篡改；员工可随时在APP查看本人档案被调阅记录。第八章权限与密级8.1密级划分：a)核心商密：竞业限制、薪酬明细、股权激励；b)重要商密：绩效考核、离职原因、健康信息；c)内部：培训记录、奖惩通报；d)公开：员工姓名、工号、部门。8.2授权原则：最小可用、按需开通、季度复核；权限矩阵嵌入OA，角色变更后24小时内自动回收。8.3特级权限：管委会主任、HRSSC主任、信息安全总监三人拥有“跨密级查询”权限，但任何操作需二次短信+指纹认证，并强制录屏。8.4权限审计：每季度由外部会计师事务所进行“特权账号审计”，出具SOC报告；发现异常查询，即时冻结账号并启动调查。第九章数据质量与治理9.1完整性指标：必填字段空值率＜0.5%，关键字段包括身份证号、银行卡号、合同起始日。9.2准确性指标：身份证与公安库比对通过率100%，学历与学信网比对通过率≥99%；未通过项自动触发人工复核。9.3一致性指标：纸质与电子目录一致性100%，系统与财务薪酬数据一致性≥99.9%；差异由系统自动生成《对账差异表》，HRSSC与财务部联合签字确认。9.4及时性指标：入职材料归档时效≤5个工作日，离职材料≤3个工作日；逾期计入用工单位年度考核，每超1件扣0.1分。9.5质量问责：因材料造假导致劳动争议败诉，用工单位承担70%经济赔偿，HRSSC承担30%；若HRSSC已尽提醒义务，则责任100%由用工单位承担。第十章安全与应急响应10.1数据泄露分级：a)特别重大：涉及≥5000人核心商密；b)重大：涉及＜5000人核心商密或≥1000人重要商密；c)一般：涉及＜1000人重要商密或内部信息。10.2应急预案：a)发现泄露后10分钟内启动“红色警报”，冻结所有远程访问；b)30分钟内由信息安全总监牵头成立应急小组；c)2小时内完成攻击面隔离、日志保全、初步溯源；d)24小时内向管委会、董事会、监管部门提交《事件报告》。10.3演练机制：每半年进行“档案数据泄露+纸质库房火灾”双场景演练；演练脚本随机抽取10%真实档案，确保实战性。10.4灾备体系：RPO≤15分钟，RTO≤2小时；采用阿里云跨地域容灾，OSSBucket开启版本控制，防止勒索病毒加密。第十一章合规与审计11.1法规跟踪：法务部每季度梳理全国及地方新出台劳动、档案、数据法规，形成《合规差异清单》，HRSSC在30日内完成制度修订。11.2内部审计：审计部每年对派遣档案室进行“穿透式”审计，抽样率≥20%，覆盖权限、实物、流程、费用四维度；发现问题立即出具《整改建议书》，限期30日内闭环。11.3外部审计：每三年聘请具有ISO30300（信息与文献—文件管理系统）认证资格的机构进行成熟度评估，目标达到“四级（已管理级）”。11.4员工申诉：设立“档案合规热线”与加密邮箱，员工可匿名举报造假、泄露、违规查阅；举报属实给予2000元奖励，并保护其个人信息。第十二章培训与文化建设12.1培训对象：档案室全员、用工单位协管员、第三方服务机构现场人员。12.2培训内容：法律法规、系统操作、纸质修裱、保密意识、应急演练；每年学时≥16小时，未达标者取消档案操作资格。12.3考核方式：线上闭卷+线下实操，满分100分，90分合格；不合格者补考一次，仍不合格调离岗位。12.4文化宣导：每年9月设立“档案质量月”，举办“最美档案人”评选、知识竞赛、实物展览；通过企业微信推送“档案一分钟”短视频，平均阅读量≥5000人次。第十三章附则1