档案库内清洁卫生制度

PAGE档案库内清洁卫生制度一、总则1.目的为了确保档案库内档案的安全与完整，维护档案库良好的保存环境，特制定本清洁卫生制度。本制度旨在规范档案库日常清洁工作流程，防止因环境卫生问题对档案造成损害，保障档案信息的准确性和可读性，为公司/组织的档案管理工作提供坚实的基础。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有档案库，包括但不限于纸质档案库、电子档案存储库以及相关的档案整理、查阅区域。3.基本原则预防为主原则：通过定期清洁和维护，预防灰尘、污渍、虫害等对档案的侵害。安全第一原则：清洁过程中要确保档案的安全，避免因清洁操作不当导致档案损坏、丢失或信息泄露。责任明确原则：明确各岗位人员在档案库清洁卫生工作中的职责，确保工作落实到位。二、档案库清洁卫生标准1.地面清洁标准地面无明显灰尘、污渍、水渍，每天使用干净拖把或尘推进行清扫和擦拭，定期使用中性清洁剂进行拖地，确保地面光亮整洁。拖地后要及时清理地面水渍，防止人员滑倒。定期检查地面状况，发现磨损、破损等情况及时修复。2.墙面清洁标准墙面无灰尘、蜘蛛网，每月使用干净抹布或鸡毛掸子进行擦拭。对于有污渍的墙面，使用温和的清洁剂进行局部清洁，避免损坏墙面材质。定期检查墙面是否有脱落、发霉等现象，如有问题及时处理。3.天花板清洁标准天花板无灰尘、蜘蛛网，每季度使用专业清洁设备进行清扫。对于灯具、通风口等部位，要重点清洁，确保其正常运行且无积尘。4.档案架清洁标准档案架每周擦拭一次，使用干净的抹布轻轻擦拭架体表面，清除灰尘。擦拭过程中要注意避免碰撞档案，防止档案掉落。定期检查档案架的稳固性，如有松动及时加固。5.档案整理区域清洁标准整理区域桌面保持整洁，文件摆放有序，每天工作结束后清理桌面杂物，擦拭桌面。地面、垃圾桶等要及时清理，保持整理区域环境整洁。定期对整理区域的设备进行清洁，如电脑、打印机等，防止灰尘影响设备正常运行。6.温湿度控制区域清洁标准温湿度控制设备表面每周擦拭一次，清除灰尘，确保设备正常运行。定期检查温湿度传感器，保持其清洁，保证测量数据准确。对温湿度控制区域的地面、墙面等按照相应标准进行清洁，维持良好的环境条件。7.门窗清洁标准门窗玻璃每周擦拭一次，保持明亮通透，无污渍、水渍。门框、窗框每月擦拭一次，清除灰尘和污渍。定期检查门窗的密封性，如有损坏及时维修，防止灰尘进入档案库。8.防虫防鼠标准定期检查档案库内是否有虫害迹象，如发现害虫及时采取措施进行消杀，可使用环保型杀虫剂，并做好记录。封堵档案库内所有可能的鼠洞和缝隙，防止老鼠进入。放置适量的驱虫物品，如樟脑丸等，但要注意避免与档案直接接触。三、清洁卫生工作流程1.日常清洁流程地面清洁准备清洁工具，如拖把、尘推、中性清洁剂等。先用尘推清扫地面灰尘，从档案库一端开始，逐步向另一端推进，将灰尘集中清扫到一处。对于有污渍的地面，将适量中性清洁剂倒入水桶中，加水稀释后，用拖把浸湿，拧干至不滴水状态，按照从里到外、从左到右的顺序拖地，拖完后及时用干净的干拖把擦干地面水渍。墙面清洁准备干净抹布、鸡毛掸子和温和的清洁剂。先用鸡毛掸子轻轻掸去墙面上的灰尘和蜘蛛网。对于有污渍的墙面，用抹布蘸取适量清洁剂，轻轻擦拭污渍部位，擦拭完毕后用干净的湿抹布擦净清洁剂残留，再用干抹布擦干。档案架清洁准备干净抹布。从档案架顶层开始，依次向下擦拭架体表面，包括侧面、正面和隔板，擦拭过程中要注意动作轻柔，避免触碰档案。对于档案架底部和角落等容易积尘的部位，要重点擦拭。门窗清洁准备玻璃清洁剂、抹布等工具。先用湿布擦拭门窗边框，清除灰尘和污渍。将玻璃清洁剂喷在玻璃上，用干净的抹布按照一个方向擦拭，直至玻璃光亮，然后用另一块干净抹布擦干水渍。整理区域清洁清理整理区域桌面杂物，将文件分类整理摆放整齐。用干净抹布擦拭桌面灰尘和污渍。倒掉垃圾桶内垃圾，更换垃圾袋，保持垃圾桶清洁。对整理区域的设备进行简单清洁，如擦拭电脑屏幕、键盘等。温湿度控制区域清洁准备干净抹布。擦拭温湿度控制设备表面灰尘，包括主机、显示屏、传感器等部位。检查温湿度传感器是否清洁，如有灰尘可用软毛刷轻轻清扫。按照地面、墙面清洁标准对该区域的地面和墙面进行清洁。2.定期深度清洁流程天花板清洁（每季度一次）准备专业清洁设备，如伸缩杆清洁刷、吸尘器等。关闭档案库内相关电源，确保清洁工作安全进行。将伸缩杆清洁刷安装在吸尘器上，启动吸尘器，对天花板进行全面清扫，重点清理灯具、通风口周围的灰尘和蜘蛛网。清扫完毕后，检查天花板是否还有残留灰尘，如有需要可再次进行清扫。档案架全面清洁（每半年一次）清空档案架上的档案，将档案暂时存放在安全的地方。用干净的湿布对档案架进行全面擦拭，包括架体内部、底部、侧面以及隔板等各个部位，清除长期积累的灰尘和污渍。擦拭完毕后，让档案架自然晾干。将档案按照原顺序放回档案架，确保摆放整齐。防虫防鼠全面检查与处理（每季度一次）全面检查档案库内各个角落，查看是否有虫害迹象，如发现害虫活动或虫蛀痕迹，记录害虫种类和位置。根据害虫种类选择合适的环保型杀虫剂进行消杀，按照杀虫剂使用说明进行操作，注意保护档案不受药剂污染。检查档案库内是否有鼠洞和缝隙，对发现的鼠洞用水泥等材料进行封堵，对缝隙进行密封处理。在档案库内放置适量的驱虫物品，如樟脑丸等，但要合理布置，避免与档案直接接触。四、清洁卫生工作责任分工1.档案库管理员负责档案库日常清洁工作的监督和检查，确保清洁工作按照标准和流程进行。定期对档案库清洁卫生状况进行评估，发现问题及时督促清洁人员整改。组织安排定期深度清洁工作，协调相关资源，确保清洁工作顺利开展。2.清洁人员按照清洁卫生工作流程和标准，负责档案库内日常清洁工作，包括地面、墙面、档案架、门窗、整理区域、温湿度控制区域等的清洁。及时清理垃圾桶内垃圾，保持档案库内环境整洁。配合档案库管理员完成定期深度清洁工作，如天花板清洁、档案架全面清洁等。3.档案整理人员在档案整理过程中，保持整理区域的清洁卫生，及时清理桌面杂物，将文件摆放整齐。协助清洁人员进行整理区域的清洁工作，如擦拭设备等。4.其他相关人员档案查阅人员在查阅档案后，应将查阅区域整理干净，保持环境整洁。其他进入档案库的人员应遵守档案库清洁卫生制度，不得随意丢弃垃圾或破坏环境卫生。五、清洁卫生工作监督与检查1.日常监督档案库管理员每天对档案库清洁卫生状况进行巡查，检查清洁人员是否按照工作流程和标准进行清洁，发现问题及时指出并要求立即整改。2.定期检查每周由档案库管理员组织一次全面的清洁卫生检查，对档案库各个区域的清洁情况进行详细检查，填写清洁卫生检查表。检查表内容包括地面、墙面、档案架、门窗、整理区域、温湿度控制区域等的清洁状况，以及防虫防鼠措施的落实情况等。根据检查表结果，对清洁工作表现优秀的人员进行表扬，对存在问题的区域和人员进行督促整改，并记录在案。3.不定期抽查公司/组织相关管理部门不定期对档案库清洁卫生情况进行抽查，检查档案库的环境卫生是否符合标准要求。抽查结果将作为档案库管理工作考核的重要依据之一。对于抽查中发现的严重问题，将责令档案库管理部门立即整改，并追究相关人员的责任。六、清洁卫生工作记录与档案管理1.清洁工作记录清洁人员每次完成清洁工作后，应填写清洁工作记录，记录清洁日期、清洁区域、清洁内容、清洁人员等信息。档案库管理员对清洁工作记录进行审核，确保记录内容真实、准确、完整。清洁工作记录应妥善保存，保存期限为[X]年，以备查阅和追溯。2.检查记录档案库管理员每周组织的清洁卫生检查结果应详细记录在检查表中，检查表应包括检查日期、检查人员、检查区域、存在问题及整改情况等内容。不定期抽查的结果也应进行记录，并及时反馈给档案库管理部门。检查记录作为档案库清洁卫生工作的重要档案资料，保存期限为[X]年。3.档案管理清洁工作记录和检查记录应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，建立专门的档案盒进行存放。档案库内的清洁卫生档案应妥善保管，便于查询和统计分析清洁卫生工作情况。定期对清洁卫生档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和规范性。七、清洁卫生工作培训与考核1.培训定期组织清洁人员参加清洁卫生工作培训，培训内容包括清洁卫生标准、工作流程、清洁工具使用方法、安全注意事项等。培训方式可采用集中授课、现场演示、实际操作等多种形式，确保清洁人员熟悉并掌握清洁卫生工作要求。档案库管理员应定期对清洁人员进行业务指导，解答清洁工作中遇到的问题。2.考核建立清洁人员考核机制，对清洁人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括清洁工作质量、工作效率、遵守工作纪律等方面。根据考核结果，对表现优秀的清洁人员给予奖励，对不称职的人员进行批评教育或调整工作岗位。八、清洁卫生工作安全保障1.清洁工具与设备安全清洁人员应正确使用清洁工具和设备，如拖把、抹布、清洁剂、吸尘器、伸缩杆清洁刷等，避免因操作不当造成人身伤害。定期检查清洁工具和设备的性能，如发现损坏或故障应及时维修或更换，确保使用安全。清洁工具和设备应存放在指定的位置，摆放整齐，避免杂乱无章导致安全事故。2.化学清洁剂使用安全使用化学清洁剂时，应严格按照产品说明书进行操作，佩戴好防护用品，如手套、口罩等。化学清洁剂应存放在专门的储存柜中，远离火源和档案，并有明显的标识。避免化学清洁剂混合使用，防止发生化学反应产生危险。3.用电安全在清洁工作中如需使用电器设备，如吸尘器、温湿度控制设备等，应确保设备接地良好，电线无破损。清洁人员应具备基本的用电安全知识，不得私自乱拉电线或违规使用电器设备。定期检查档案库内的电气线路和插座，发现问题及时联系专业电工