卫生防护用品采购制度

PAGE卫生防护用品采购制度一、总则1.目的为加强公司卫生防护用品的采购管理，确保采购的卫生防护用品符合质量要求，满足员工工作需要，保障员工的职业健康与安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有卫生防护用品的采购活动，包括但不限于口罩、手套、防护服、护目镜、防护鞋等各类防护用品。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的供应商提供的卫生防护用品，保障用品的防护性能。经济合理原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。及时供应原则：确保卫生防护用品的采购能够及时满足公司生产经营活动的需求，避免因供应不足影响正常工作。二、采购需求管理1.需求识别与评估各部门应根据工作实际情况，识别本部门员工在工作过程中所需的卫生防护用品，并进行详细评估。评估内容包括但不限于工作环境的危险因素、接触有害物质的频率和浓度、工作任务的性质等。人力资源部门应结合员工岗位说明书，协助各部门确定不同岗位员工所需的卫生防护用品类型和规格。2.需求计划制定各部门根据需求识别与评估结果，每年[具体时间]前制定下一年度的卫生防护用品需求计划。需求计划应明确各类卫生防护用品的名称、规格、数量、预计使用时间等详细信息。需求计划如有变动，应及时填写《卫生防护用品需求计划变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至采购部门。三、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，能够提供有效的营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等相关证件。生产的卫生防护用品应符合国家相关质量标准和行业标准，通过质量管理体系认证、环境管理体系认证等相关认证。具有良好的信誉和售后服务体系，能够及时响应公司的需求，处理产品质量问题和售后事宜。具备较强的生产能力和供货能力，能够保证按时、按量供应所需的卫生防护用品。2.供应商筛选与评审采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。信息来源包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察和评审。评审内容包括供应商的生产环境、生产设备、质量管理体系、人员资质等方面。根据评审结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、评审记录、合作历史、产品质量情况等内容。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。根据公司业务发展和市场变化情况，适时调整供应商名单，引入新的优质供应商，优化供应商结构。四、采购流程1.采购申请各部门根据需求计划，填写《卫生防护用品采购申请表》，详细说明所需卫生防护用品的名称规格、数量、预算等信息。《卫生防护用品采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括需求的合理性、预算的准确性、供应商选择的合规性等。对于金额较大或涉及重要防护用品的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审。会审通过后，报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，审批通过后交采购部门执行采购。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请，在合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购产品详情、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按量、按质交付卫生防护用品。4.验收入库卫生防护用品到货前，采购部门应通知质量检验部门和仓库管理部门做好验收准备工作。质量检验部门按照相关质量标准和检验规范，对到货的卫生防护用品进行检验。检验内容包括外观、尺寸、性能指标合格证明文件等。检验合格的出具《卫生防护用品检验报告》，不合格的出具《不合格品处理报告》。仓库管理部门根据《卫生防护用品检验报告》和送货清单，对卫生防护用品进行数量清点和规格核对。核对无误后办理入库手续，填写《卫生防护用品入库单》。对于验收不合格的卫生防护用品，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换、补货或退款等。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括但不限于采购产品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购人员应将合同草本提交至法务部门进行审核。法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出修改意见。采购人员根据审核意见与供应商协商修改合同条款，确保合同合法有效。采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将合同副本存档，并及时将合同主要内容告知相关部门。2.合同执行与变更采购部门应严格按照采购合同的约定，跟踪合同执行情况。及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按量、按质履行合同义务。在合同执行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更内容、变更原因、双方的权利和义务等条款。合同变更协议签订后，采购部门应将变更情况及时通知相关部门。3.合同结算与付款采购部门应根据采购合同的约定和验收情况，及时办理合同结算手续。结算时应提供《卫生防护用品入库单》、《卫生防护用品检验报告》等相关凭证。财务部门按照公司财务管理制度和采购合同的约定，审核采购结算申请。审核通过后，办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金支付安全、准确。六、库存管理1.库存盘点仓库管理部门应定期对卫生防护用品进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体时间]。库存盘点应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员职责等。盘点人员应认真核对库存卫生防护用品的数量、规格、质量等信息，如实填写《卫生防护用品库存盘点表》。盘点结束后，仓库管理部门应编制《卫生防护用品库存盘点报告》，分析盘点结果，查找差异原因。对于盘盈或盘亏的情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。2.库存预警仓库管理部门应根据卫生防护用品的使用情况、库存数量、采购周期等因素，设定库存预警指标。预警指标包括最低库存、最高库存等。当库存数量低于最低库存时，仓库管理部门应及时填写《卫生防护用品库存预警通知单》，通知采购部门进行补货。当库存数量高于最高库存时，仓库管理部门应采取适当措施，如暂停采购、促销等，合理控制库存水平。3.库存安全管理仓库管理部门应确保卫生防护用品的存储环境安全，符合相关要求。卫生防护用品应分类存放，避免混淆、受潮、变质。仓库应配备必要的消防、通风、防潮、防虫等设施设备，定期进行检查维护，确保设施设备正常运行。加强仓库安全保卫工作，防止卫生防护用品被盗、丢失等情况发生。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对卫生防护用品采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、库存管理情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。相关部门应根据审计意见及时进行整改，确保采购活动规范、合法、有效。2.外部监督积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供卫生防护用品采购、使用、库存等方面的资料和信息。对于政府部门提出的整改要求和意见，公司应认真落实，及时整改到位，确保公司卫生防护用品采购活动符合国家法律法规和行业标准的要求。八、培训与宣传1.培训人力资源部门定期组织员工进行卫生防护用品使用知识和技能培训，提高员工的自我防护意识和能力。培训内容包括各类卫生防护用品的正确佩戴方法、使用注意事项、维护保养知识等。采购部门和质量检验部门应定期对相关人员进行卫生防护用品采购管理和质量检验知识培训，提高其业务水平和工作能力。2.宣