卫生监督文书管理制度

PAGE卫生监督文书管理制度一、总则（一）目的为加强卫生监督文书管理，规范卫生监督执法行为，提高卫生监督工作质量和效率，依据相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本单位卫生监督机构在实施卫生监督执法活动中形成的各类文书的管理。（三）基本原则1.合法性原则卫生监督文书的制作、使用和管理必须符合国家法律法规及卫生监督相关规定，确保文书的法律效力。2.准确性原则文书内容应准确反映卫生监督执法活动的事实、依据和结论，语言表达清晰、逻辑严谨，避免歧义。3.完整性原则文书应包含法定的必备内容，格式规范，签字盖章齐全，确保文书的完整性和有效性。4.及时性原则卫生监督文书应在规定的时间内制作、送达和归档，保证执法活动的时效性。二、卫生监督文书的种类及适用范围（一）监督意见书1.适用范围用于卫生监督机构对被监督单位提出卫生管理建议、改进意见或责令改正等情况。如对医疗机构的医疗废物管理、公共场所的卫生设施维护等方面提出监督意见。2.制作要求明确指出存在的问题，提出具体、可行的改进建议，并注明整改期限。文书应加盖卫生监督机构公章。（二）责令改正通知书1.适用范围当发现被监督单位存在违反卫生法律法规的行为，且情节较轻，不需要给予行政处罚时，下达责令改正通知书，责令其限期改正违法行为。例如，餐饮单位食品加工操作不符合卫生要求等情况。2.制作要求详细列举违法行为的事实、违反的法律法规条款，明确责令改正的具体内容和期限。文书需有执法人员签名，并加盖卫生监督机构公章。（三）行政处罚决定书1.适用范围针对被监督单位违反卫生法律法规，且情节较重，依法给予行政处罚时使用。如医疗机构超范围执业、公共场所卫生不达标的行政处罚等。2.制作要求严格按照行政处罚程序制作，包括立案、调查取证、告知、听证（符合听证条件的）、审查、决定等环节。文书应准确表述违法事实、证据、处罚依据、处罚种类和幅度等内容。处罚决定书应加盖卫生监督机构公章，并由法定代表人或负责人签署。（四）现场检查笔录1.适用范围在卫生监督现场检查过程中，对检查情况进行客观记录。如对学校食堂的食品原材料采购、加工过程、环境卫生等进行现场检查时制作。2.制作要求如实记录检查时间、地点、被检查单位名称、检查人员姓名等基本信息。详细描述现场检查所见的情况，包括卫生设施状况、操作流程、人员健康状况等，做到客观、准确、全面。检查人员和被检查单位负责人应在笔录上签字确认。（五）询问笔录1.适用范围用于向当事人或证人了解与卫生监督案件有关的情况。如调查医疗机构医疗纠纷原因、公共场所顾客投诉相关情况等。2.制作要求记录询问时间、地点、询问人、被询问人基本信息。询问内容应围绕案件相关事实展开，提问明确、清晰，记录被询问人的回答准确、完整。询问笔录需经被询问人核对无误后签字确认，如有修改，应由被询问人在修改处签字。（六）采样记录1.适用范围在卫生监督采样过程中，记录采样的相关信息。如对饮用水、食品、化妆品等进行采样时使用。2.制作要求注明采样时间、地点、采样对象、采样数量、采样方法、采样人等信息。采样记录应与采样单、检验报告等相互衔接，确保采样信息的完整性和可追溯性。采样人和被采样单位负责人需在记录上签字。（七）检测检验报告1.适用范围由具备资质的检测检验机构对采集的样品进行检测后出具的报告，作为卫生监督执法的重要依据。如食品卫生指标检测报告、公共场所卫生检测报告等。2.制作要求检测检验报告应具备检测机构资质证明、报告编号、样品信息、检测项目、检测结果、判定依据等内容。报告应加盖检测机构公章，并由检测人员签字。检测报告应及时送达卫生监督机构，作为执法参考。三、卫生监督文书的制作（一）制作要求1.文书格式严格按照国家卫生健康委制定的卫生监督文书格式样本制作，确保文书的规范性和统一性。文书编号应按照规定的编码规则编制，便于查询和管理。2.内容填写文书内容应真实、准确、完整，不得随意涂改、伪造。填写内容应字迹清晰、工整，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，有条件的可采用打印方式。涉及数字的，应使用阿拉伯数字填写。3.签字盖章文书必须由承办卫生监督执法人员签字，并加盖卫生监督机构公章。多人参与执法的，应由所有执法人员签字。文书送达时，应要求被送达人在送达回执上签字确认。（二）审核与签发1.初审卫生监督文书制作完成后，承办执法人员应进行自查，确保文书内容准确无误。然后将文书提交至科室负责人进行初审，科室负责人应对文书的合法性、准确性、完整性进行审核，提出修改意见。2.终审初审通过后的文书，由卫生监督机构负责人进行终审。终审主要审核文书是否符合法律法规要求，是否与执法事实相符，处罚幅度是否恰当等。终审通过后，文书方可加盖公章正式生效。四、卫生监督文书的送达（一）送达方式1.直接送达卫生监督文书应首先采取直接送达的方式。由执法人员将文书直接送交受送达人。受送达人是公民的，本人不在时，交其同住成年家属签收；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人的，可以送交其代理人签收。2.留置送达受送达人或者其同住成年家属拒绝接收文书的，送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回执上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把文书留在受送达人的住所；也可以把文书留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。3.邮寄送达直接送达有困难的，可以采用邮寄送达。邮寄送达应使用挂号信或特快专递，并在邮件详情单上注明文书名称及编号。挂号信回执上注明的收件日期或特快专递签收回执上注明的收件日期为送达日期。4.公告送达受送达人下落不明，或者用上述方式无法送达的，可以公告送达。自发出公告之日起，经过六十日，即视为送达。公告送达应在当地公开发行的报刊上刊登公告，同时在卫生监督机构网站上发布公告信息。公告内容应包括文书名称、文号、被送达人姓名或名称、送达事项等。（二）送达程序1.送达准备执法人员在送达文书前，应核对受送达人信息，确保送达地址准确无误。准备好送达所需的文书副本、送达回执等材料。2.送达实施按照选定的送达方式进行送达。送达过程中，执法人员应向受送达人说明文书的内容和送达目的，要求受送达人在送达回执上签字确认。如采用留置送达或公告送达的，应按照规定的程序进行操作，并做好记录。3.送达记录送达完成后，执法人员应及时填写送达记录，记录送达时间、地点、送达方式、受送达人签名等信息。送达记录应妥善保存，作为文书送达的证明材料。五、卫生监督文书的归档（一）归档范围本单位卫生监督机构在实施卫生监督执法活动中形成的各类文书，包括监督意见书、责令改正通知书、行政处罚决定书、现场检查笔录、询问笔录、采样记录、检测检验报告以及送达回执等相关材料，均应归档保存。（二）归档要求1.分类整理按照文书种类、年度、案件类别等进行分类整理。同一案件的文书应集中在一起，按照文书形成的先后顺序排列。2.编号装订对归档文书进行编号，编号应与文书编号一致。将文书材料用A4纸打印或复印后，左侧装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，对破损的文书进行修补或复制。3.编制目录编制卫生监督文书归档目录，目录应包括文书编号、名称、日期、当事人姓名或名称、承办科室、承办人等信息。目录应一式两份，一份置于卷首，一份单独成册，便于查询。4.装盒存放将装订成册的文书装入档案盒，档案盒应标明年度、案件类别、保管期限等信息。档案盒应存放在专门的档案柜中，按照一定的顺序排列，便于查找和管理。（三）保管期限卫生监督文书的保管期限应根据相关法律法规和档案管理规定确定。一般情况下，行政处罚决定书等重要文书应永久保存；其他文书根据其重要程度和使用频率，保管期限为310年不等。具体保管期限如下：1.永久保存涉及重大卫生违法案件、引起社会广泛关注的案件以及可能涉及法律纠纷的行政处罚决定书等文书。2.10年保存一般行政处罚案件的相关文书、涉及公共卫生安全重要领域的监督意见书等。3.5年保存日常卫生监督检查形成的现场检查笔录、询问笔录等一般性文书。4.3年保存一些临时性、阶段性卫生监督工作形成的文书，如专项检查记录等。（四）档案查阅与借阅1.查阅本单位卫生监督执法人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经科室负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。查阅后应及时归还档案管理部门。2.借阅外单位因工作需要借阅本单位卫生监督档案的，应出具正式介绍信，说明借阅目的和范围。借阅申请经卫生监督机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员不得将档案转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。档案管理部门应对借阅情况进行登记，定期催还。六、卫生监督文书的信息化管理（一）建立文书管理系统利用信息技术手段，建立卫生监督文书管理系统。将各类卫生监督文书的制作、审核、签发、送达、归档等环节纳入系统管理，实现文书的电子化流转和自动化处理。文书管理系统应具备文书模板管理、数据录入、审核审批、查询统计、报表生成、电子签名等功能，提高文书管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.及时录入执法人员应在文书制作完成后，按照文书管理系统的要求，及时将文书内容录入系统。录入的数据应准确无误，确保与纸质文书一致。2.数据审核科室负责人和卫生监督机构负责人应通过文书管理系统对录入的文书数据进行审核。审核通过后，文书方可进入下一流程。系统应记录审核过程和审核意见，便于查询和追溯。3.数据维护定期对文书管理系统中的数据进行备份和维护。及时更新系统中的法律法规、文书模板等信息，确保系统的正常运行和数据的安全性。（三）信息查询与利用1.内部查询本单位卫生监督执法人员可通过文书管理系统查询各类卫生监督文书的详细信息，包括文书内容、制作时间、送达情况、归档位置等。查询结果可用于案件分析、执法统计、工作考核等方面。2.外部共享根据法律法规和工作需要，在确保信息安全的前提下，可与相关部门进行卫生监督文书信息的共享。如向上级主管部门报送执法数据、与其他卫生监督机构交流案件信息等。信息共享应遵循严格的审批程序，确保信息的合法使用。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查制度卫生监督机构应定期对卫生监督文书的制作、送达、归档等情况进行检查。检查内容包括文书格式是否规范、内容是否准确完整、签字盖章是否齐全、送达程序是否合规、归档是否及时等。定期检查可采用自查、互查、抽查等方式进行。2.专项检查针对卫生监督文书管理中存在的突出问题或重点环节，适时开展专项检查。如对行政处罚文书的合法性进行专项检查、对文书送达回执的规范性进行专项检查等。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点、方法和步骤，确保检查工作取得实效。3.检查结果反馈每次监督检查结束后，应及时将检查结果反馈给相关科室和执法人员。对检查中发现的问题，应提出整改意见和要求，督促相关人员限期整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.考核指标建立卫生监督文书管理考核评价指标体系，将文书质量、送达及时率、归档准确率、信息化管理水平等纳入考核指标。考核指标应明确具体的考核标准和分值权重，确保考核工作的科学性和公正性。2.考核方式考核评价可采取日常考核与年度考核相结合的方式。日常考核主要通过对日常监督检查、文书抽查等情况进行记录