卫生用品索要验收制度

PAGE卫生用品索要验收制度一、总则（一）目的为加强公司卫生用品管理，规范卫生用品索要与验收流程，确保所采购的卫生用品符合质量要求，保障员工的健康与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有卫生用品的索要、验收及相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保卫生用品的采购与使用合法合规。2.质量第一原则：以保障员工健康为首要目标，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的卫生用品。3.规范操作原则：明确索要与验收流程，确保各项工作按照规定的程序和标准进行，做到有据可查、责任清晰。二、索要管理（一）需求预测1.各部门应根据员工数量、工作性质、使用频率等因素，定期对卫生用品的需求进行预测。例如，生产车间应根据每日生产任务量及员工工作时长，预估所需的清洁用卫生用品数量；办公区域则根据办公人员数量及办公环境特点，预测卫生纸、洗手液等用品的需求。2.需求预测应形成书面报告，详细列出各类卫生用品的名称、规格、预计需求量等信息，并提交至采购部门。报告周期可根据实际情况设定，一般为每月或每季度。（二）索要流程1.采购部门收到各部门的需求预测报告后，应及时与选定的供应商进行沟通，索要卫生用品的报价、产品目录及相关资料。2.在索要过程中，采购人员应明确告知供应商所需卫生用品的具体要求，包括品牌、规格、质量标准、包装形式等。例如，对于卫生纸，应明确要求其材质为原生木浆，克重、尺寸符合公司使用习惯，包装为易于取用的形式。3.采购人员应记录与供应商沟通的详细情况，包括沟通时间、供应商答复内容、索要的产品信息等，形成索要记录。索要记录应妥善保存，以备后续查询和核对。三、验收管理（一）验收准备1.成立验收小组，成员应包括采购人员、质量管理人员、使用部门代表等。验收小组负责对采购的卫生用品进行全面验收工作。2.验收小组应熟悉各类卫生用品的质量标准和验收方法，提前制定验收计划，明确验收的时间、地点、人员分工及验收流程。3.根据索要记录和采购合同，准备好验收所需的工具和文件，如检验报告、质量标准文件、样品等。（二）外观验收1.卫生用品到货后，验收人员首先对其外观进行检查。检查内容包括包装是否完好、有无破损、变形、污渍等情况。例如，对于卫生巾产品，包装应密封良好，无漏气、破损现象，表面无污渍、水渍；对于一次性手套，包装应清晰标注产品名称、规格、保质期等信息，手套无明显瑕疵、孔洞。2.核对包装上标注的产品信息是否与索要记录和采购合同一致，包括产品名称、品牌、规格、生产日期、保质期等。如发现信息不符，应及时与供应商沟通核实。（三）数量验收1.按照送货清单逐一核对卫生用品的数量，确保到货数量与采购合同或索要记录一致。2.对于批量较大的卫生用品，可采用抽检的方式进行数量验收，但抽检比例应符合相关规定或行业惯例。例如，对于成箱包装的卫生纸，可随机抽取若干箱进行开箱清点，核对每箱内的卷数是否正确。3.如发现数量短缺或溢余，验收人员应详细记录情况，并及时与供应商联系解决。（四）质量验收1.根据国家相关质量标准和行业规范，对卫生用品的内在质量进行检验。例如，对于消毒湿巾，应检测其杀菌效果、微生物指标是否符合标准；对于洗手液，应检查其pH值、有效成分含量等是否达标。2.可采用抽样送检的方式，将抽取的样品送至具备资质的第三方检测机构进行检测。检测报告应作为质量验收的重要依据。3.对于部分卫生用品，验收人员可根据经验和感官判断进行初步质量评估。如检查口罩的材质是否柔软舒适、透气性是否良好；检查一次性餐具是否无异味、无变形等。（五）验收结果处理1.验收合格的卫生用品，验收小组应出具验收合格报告，并在验收记录上签字确认。验收合格报告应包括卫生用品的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等信息。2.对于验收不合格的卫生用品，验收小组应立即出具验收不合格报告，详细说明不合格的原因和情况。同时，将不合格产品隔离存放，并及时通知采购部门与供应商协商处理。处理方式可包括退货、换货、补货等，具体应根据采购合同和实际情况确定。3.供应商对验收不合格的产品如有异议，可在规定时间内提出申诉。公司应组织相关人员对申诉进行调查核实，如确实存在争议，可邀请权威机构进行鉴定，以最终确定产品是否合格。四、入库管理（一）入库流程1.验收合格的卫生用品，由仓库管理人员按照规定的存储方式和位置进行入库操作。入库时，应核对验收合格报告与送货清单，确保入库信息准确无误。2.仓库管理人员应根据卫生用品的类别、规格、批次等进行分类存放，并建立详细的库存台账。库存台账应记录卫生用品的入库日期、供应商名称、产品名称、规格、数量、保质期等信息，以便于查询和管理。（二）库存管理1.仓库管理人员应定期对库存卫生用品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况设定，一般为每月或每季度。2.在盘点过程中，如发现库存数量与台账记录不符、产品过期或损坏等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。例如，对于过期的卫生用品，应及时清理销毁，并在库存台账中注明；对于损坏的产品，应记录损坏情况，以便与供应商协商解决。3.根据库存卫生用品的使用情况和保质期，合理安排库存补货计划。补货计划应提前通知采购部门，确保及时满足公司对卫生用品的需求。五、使用管理（一）领用制度1.各部门应指定专人负责卫生用品的领用工作。领用人员应填写领用申请表，注明所需卫生用品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理人员根据领用申请表进行发放，并在库存台账上记录领用情况。领用申请表应妥善保存，以备后续查询和统计分析。（二）使用监督1.公司应加强对卫生用品使用情况的监督检查，确保员工正确使用卫生用品，避免浪费和滥用。例如，定期检查办公区域卫生纸的使用量是否合理，生产车间清洁用品的使用是否符合操作规程。2.对于发现的违规使用行为，应及时进行纠正和教育，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施可包括警告、罚款等，以促使员工养成良好的使用习惯。六、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商评估机制，对潜在供应商进行全面评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，选择优质的供应商建立长期合作关系。优先选择具有良好口碑、通过相关质量认证、生产工艺先进的供应商。例如，对于卫生用品供应商，应要求其具备生产许可证、产品质量认证等资质文件。（二）供应商考核1.定期对供应商进行考核，考核周期一般为每年一次。考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格合理性等方面。2.根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予一定的奖励，如增加订单量、优先付款等；对于考核不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可终止合作关系