合同信息管理及审查记录单详实

合同信息管理及审查记录单工具指南一、适用场景与业务情境本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的信息记录与审查环节，具体场景包括但不限于：采购合同管理：企业原材料采购、设备采购、服务外包等合同的签订前审查、信息归档及履约跟踪；销售合同管理：产品销售、服务提供等业务中与客户签订合同的条款合规性审核、风险排查；合作项目协议：与合作伙伴共同开展项目时的权利义务约定、履约进度监控；劳动合同管理：员工录用、岗位调整、离职等环节的合同签订与合规性审查；租赁/服务协议：办公场地租赁、技术服务、咨询顾问等长期合同的续签、变更及履约监督。通过系统化记录合同信息与审查过程，可保证合同条款合规、权责清晰，降低履约风险，为后续纠纷处理、财务审计及业务追溯提供依据。二、操作流程与实施步骤第一步：合同信息基础登记操作内容：收到合同文本后，首先采集合同基础信息，包括但不限于：合同编号（按企业内部编码规则填写，如“采购-2024-001”）；合同名称（需与合同文本标题一致，如“XX办公设备采购合同”）；签约主体信息：甲方（采购方/委托方）名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人及联系方式；乙方（供应商/服务方）名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人及联系方式（如为个人签约，需记录证件号码号、住址）；合同类型（如采购、销售、服务、租赁等）；合同金额（大写、小写，币种）；合同签订日期、生效日期、履行期限（起始至终止时间）；合同主要内容摘要（如标的物名称、数量、质量标准、服务范围、付款方式等）。注意事项：信息录入需完整准确，与合同文本一致，避免漏填关键信息（如金额、履行期限）。第二步：合规性审查与风险评估操作内容：由法务部门或指定审查人员对合同内容进行合规性及风险评估，重点审查：主体资格：乙方/对方是否具备签约资质（如营业执照、行业许可证、授权委托书等），避免与无资质主体签约；条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款（如格式条款是否尽到提示说明义务）；权利义务对等性：双方权利义务是否明确，是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的不公平条款；关键条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；风险点识别：识别潜在履约风险（如付款周期过长、质量验收标准模糊、违约责任过低等），并提出修改建议。输出结果：填写《合同审查意见表》，明确审查结论（“通过”“修改后通过”“不通过”），并标注具体修改意见及对应条款。第三步：审批流程执行操作内容：根据合同金额、类型及企业内控制度，提交至相应审批人审批：小额合同（如金额低于1万元）：由部门负责人审批；大额合同（如金额1万-10万元）：由分管领导审批；重大合同（如金额超过10万元或涉及核心业务）：由总经理/董事会审批，必要时邀请外部法律顾问参与。审批要点：审批人需重点审查合同的经济合理性、风险可控性及是否符合企业战略目标，在审批单上签署意见（“同意”“不同意”“需补充材料”）。第四步：审查结果记录与合同修订操作内容：记录审查结果：将审查意见、审批意见汇总至《合同信息管理及审查记录单》，明确各环节责任人（如审查人工、审批人经理）及完成时间；合同修订：根据审查及审批意见，由业务部门与对方协商修订合同文本，修订后需重新履行审查流程（如涉及重大条款变更）；最终版本确认：修订完成后，由双方签字盖章，形成合同正本（至少一式两份，双方各执一份）。第五步：合同归档与信息更新操作内容：归档管理：将合同正本、审查意见表、审批单等资料整理成册，标注归档编号，移交档案部门保管（电子档案同步录入企业合同管理系统）；信息更新：在合同管理系统中更新合同状态（如“已生效”“履行中”“已履行完毕”“已终止”），并关联审批流程记录。第六步：履约跟踪与记录操作内容：在合同履行期限内，由业务部门定期跟踪履约情况（如付款进度、交付质量、服务完成度），并记录至《履约跟踪表》：记录各履约节点（如“第一批货物交付”“中期验收”）的计划时间、实际时间、完成情况（“正常”“延迟”“未完成”）；如出现履约异常（如延迟交付、质量不达标），需及时反馈至法务部门及分管领导，启动争议解决程序（如协商、仲裁、诉讼）。三、记录单模板结构说明以下为《合同信息管理及审查记录单》核心模板（可根据企业需求调整字段）：模块字段名称填写说明合同基本信息合同编号企业内部唯一编码，如“销售-2024-005”合同名称与合同文本标题一致签约主体甲方：名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人乙方：同上（个人需填证件号码号）合同类型采购/销售/服务/租赁/劳动合同等合同金额大写（如：人民币壹万元整）、小写（¥10,000.00）、币种签订日期年-月-日履行期限起始日期至终止日期（如：2024-01-01至2024-12-31）标的物/服务内容摘要简要描述合同核心内容（如“采购HP笔记本电脑10台，单价5000元”）审查信息审查环节初审/复审/终审审查人审查人员姓名（*工）审查日期年-月-日审查内容摘要列明审查重点（如“主体资格、付款条款、违约责任”）审查意见具体修改意见（如“第3条付款周期需缩短至30天”“补充质量验收标准”）处理结果通过/修改后通过/不通过审批信息审批节点部门负责人/分管领导/总经理/董事会审批人审批人员姓名（*经理）审批日期年-月-日审批意见同意/不同意/需补充材料（需简要说明理由）审批结果批准/驳回履约跟踪履约节点如“首付款支付”“货物交付”“项目验收”计划完成时间年-月-日实际完成时间年-月-日（如未完成，填写“延迟”或“未完成”）完成情况正常/延迟/未完成/异常（如质量问题）备注记录异常原因及处理措施（如“延迟交付因供应商生产故障，协商延期7天”）其他信息归档编号档案部门标注的归档号归档日期年-月-日档案保管人档案管理人员姓名（*主管）备注其他需说明事项（如合同附件清单、补充协议编号）四、关键要点与风险提示信息准确性：合同基础信息需与文本完全一致，尤其涉及金额、日期、主体名称等关键信息时，需双人核对，避免录入错误导致履约争议。审查全面性：审查人员需重点关注合同合法性、合规性及风险点，不得仅凭经验判断，对不确定条款需咨询法律顾问或查阅相关法规。审批规范性：严格执行企业内控制度，不得越权审批或简化流程；重大合同需保留法律意见书等外部文件，作为审批依据。履约跟踪及时性：业务部门需定期跟踪履约情况，发觉异常