办公室运营管理制度范本

PAGE办公室运营管理制度范本一、总则（一）目的为了规范公司办公室的日常运营管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室全体工作人员，以及与办公室业务相关的其他部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：本制度的制定与执行必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.规范化原则：明确各岗位的职责、工作流程和标准，确保办公室运营管理工作的规范化、标准化。3.高效性原则：优化工作流程，合理配置资源，提高工作效率，降低运营成本。4.服务性原则：以服务公司各部门和员工为宗旨，提供优质、高效的后勤保障和支持服务。二、组织架构与职责分工（一）办公室组织架构办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政、文秘、后勤等岗位。（二）职责分工1.办公室主任职责全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调办公室与公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。负责办公室人员的工作安排、绩效考核和培训发展。审核重要文件和报告，对办公室工作中的重大事项进行决策。代表办公室与外部相关单位进行沟通与协调。2.办公室副主任职责协助主任开展办公室的日常管理工作，负责分管领域的具体工作落实。负责组织起草和审核各类文件、报告、通知等公文材料。协助主任做好会议组织、接待安排等工作。对办公室工作中的各项事务进行监督和检查，及时发现问题并提出改进建议。完成主任交办的其他临时性工作任务。3.行政岗位职责负责公司办公用品、设备的采购、管理和维护。做好公司办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作。负责公司车辆的调度、使用和维护管理。办理公司各类证照的申请、变更、年检等手续。协助做好公司各类会议、活动的后勤保障工作。4.文秘岗位职责负责公司文件的收发、登记、传阅、归档和保管工作。起草、打印和分发公司各类公文材料，确保文件格式规范、内容准确。做好公司会议的记录、纪要整理和传达工作。负责公司印章的保管和使用登记，严格按照规定程序用印。协助做好公司对外宣传和信息发布工作中的文字撰写和审核工作。5.后勤岗位职责负责公司员工食堂的管理，确保饮食安全和质量。做好公司宿舍的分配、管理和维护工作，为员工提供良好的住宿环境。负责公司水电、空调等设施设备的日常维修和保养工作。协助做好公司各类活动的场地布置和物资准备工作。完成办公室交办的其他后勤保障工作任务。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策和相关法律法规要求，语言表达准确、简洁。起草完成后，交由部门负责人审核签字。2.文件审核：部门负责人审核通过后的文件，提交至办公室文秘岗位。文秘人员对文件的格式、内容、逻辑等进行进一步审核，确保文件质量。审核无误后，报办公室副主任或主任审批。3.文件审批：办公室副主任或主任根据文件的重要性和性质进行审批。对于重要文件，需经公司领导审批后发布。审批通过的文件，文秘人员进行编号登记。4.文件印发：文秘人员根据审批意见，对文件进行排版、打印，并按照规定的范围进行分发。文件分发应做好记录，确保文件及时、准确送达相关人员手中。5.文件传阅：对于需要传阅的文件，文秘人员按照规定的传阅顺序进行传递，并做好传阅记录。传阅人员应在规定时间内阅读文件，并签署意见后返回文秘岗位。6.文件归档：文件处理完毕后，文秘人员按照档案管理规定，将文件进行分类整理、装订成册，移交公司档案室归档保存。（二）会议管理流程1.会议筹备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。会议通知应明确会议的目的、议程、要求等内容。办公室文秘人员负责准备会议所需的文件、资料、文具等物品，并提前布置好会议场地。根据会议需要，安排好会议记录人员。2.会议组织会议开始前，提醒参会人员按时到达会议地点，并做好签到登记工作。会议期间，记录人员认真做好会议记录，准确记录会议内容、讨论情况和决议事项。会议主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕主题进行讨论，确保会议高效进行。3.会议纪要会议结束后，记录人员及时整理会议纪要。会议纪要应准确概括会议的主要内容、决议事项、责任分工和完成时间等。会议纪要初稿完成后，提交至办公室副主任审核。审核通过后，印发给参会人员和相关部门，并按照规定进行存档。4.会议跟进相关部门和人员应按照会议决议事项，按时完成工作任务。办公室负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，并及时向公司领导汇报。（三）办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政岗位。2.采购审批：行政人员对办公用品需求申请表进行审核，根据库存情况和实际需求，提出采购建议。采购金额较小的，由行政负责人审批；采购金额较大的，报办公室主任审批。3.采购执行：经审批同意后，行政人员按照公司采购管理制度，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格控制采购成本，确保所采购的办公用品质量符合要求。4.验收入库：办公用品采购到货后，行政人员会同相关人员进行验收。验收合格的办公用品，办理入库手续，并填写入库清单。入库清单应详细记录办公用品的名称、规格、数量、入库时间等信息。5.领用发放：各部门人员凭办公用品领用申请表到行政岗位领取办公用品。行政人员根据入库清单和领用申请表，核实后发放办公用品，并做好领用登记工作。领用登记表应记录领用部门、领用人、领用时间、办公用品名称、规格、数量等信息。6.库存管理：行政人员定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存积压或过期的办公用品，应及时进行清理和处理。（四）车辆管理流程1.车辆调度：公司员工因工作需要使用车辆，应提前向行政岗位提交用车申请，注明用车时间、地点、事由等信息。行政人员根据车辆使用情况和工作安排，进行车辆调度，并及时通知驾驶员做好出车准备。2.出车登记：驾驶员接到出车通知后，应在车辆调度登记表上进行出车登记，记录出车时间、地点、任务等信息。出车前，驾驶员应对车辆进行检查，确保车辆性能良好、安全设施齐全。3.车辆使用：驾驶员按照出车任务要求，安全、准时地将乘车人员送达目的地。在车辆行驶过程中，驾驶员应严格遵守交通规则和公司车辆使用规定，不得擅自改变行车路线或从事与出车任务无关的活动。4.车辆维护：行政人员负责制定车辆维护计划，定期安排驾驶员对车辆进行保养和维修，并做好维护记录。车辆维修应选择正规的维修厂家，确保维修质量。维修费用报销时，应提供维修清单和发票等相关凭证。5.车辆费用管理：车辆的燃油费、保险费、年检费等费用由行政人员统一管理和报销。驾驶员应及时将车辆费用发票提交给行政人员，行政人员按照公司财务制度进行审核和报销。四、工作纪律与行为规范（一）考勤制度1.公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。员工应严格遵守公司的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照公司请假审批流程进行审批。请假[X]天以内的，由部门负责人审批；请假[X]天以上的，报办公室主任审批。特殊情况无法提前请假的，应及时向部门负责人和办公室说明情况，并补办请假手续。3.考勤记录由办公室专人负责统计和管理。每月末，办公室将考勤情况进行汇总公示，并作为员工绩效考核的依据之一。（二）工作纪律1.员工应遵守公司的各项规章制度，认真履行工作职责，按时、保质、保量地完成工作任务。2.工作时间内，员工应保持专注，不得在办公区域内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、聊天等。3.员工应严格遵守保密制度，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密和其他敏感信息。对于涉及公司机密的文件、资料等，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。4.员工之间应团结协作，相互支持，不得推诿扯皮、互相指责。在工作中遇到问题或困难时，应及时沟通协调，共同解决问题。（三）行为规范1.员工应保持良好的职业形象，着装整洁、得体，言行举止文明、礼貌。2.在办公区域内，员工应轻声交谈，避免大声喧哗，影响他人工作。3.接待来访客人时，员工应热情、礼貌，主动询问客人需求，并及时引导客人到相应的部门或人员处。4.参加会议、活动等场合时，员工应遵守相关规定，按时到达，遵守会场纪律，不得随意走动、接听电话或交头接耳。五、绩效考核与激励机制（一）绩效考核1.办公室制定员工绩效考核办法，明确考核指标、考核标准和考核周期。考核指标包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。2.绩效考核采取自评、上级评价和同事评价相结合的方式进行。员工每月末填写绩效考核自评表，对自己当月的工作表现进行总结和评价。上级领导根据员工的工作实际情况，对员工进行评价打分。同时，办公室组织同事之间进行互评，综合各方评价结果，确定员工的绩效考核得分。3.绩效考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。绩效考核得分[具体分数区间]为优秀，[具体分数区间]为良好，[具体分数区间]为合格，低于[具体分数]为不合格。4.绩效考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。对于绩效考核优秀的员工，给予相应的奖励和晋升机会；对于绩效考核不合格的员工，进行诫勉谈话，连续两次绩效考核不合格的，