乡镇卫生院保管档案制度

PAGE乡镇卫生院保管档案制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本院实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院各科室及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由卫生院综合档案室负责全院档案的集中管理。2.真实性原则：档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理卫生院在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全院各类档案，包括文书档案、医疗档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。3.对各科室档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范有序。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，建立健全档案检索体系。5.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全与完整。6.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。8.积极开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）各科室兼职档案员1.负责本科室档案的收集、整理、装订和初步分类工作，并定期移交综合档案室。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.按照档案管理要求，做好本科室档案的日常保管和安全保密工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括上级文件、本院发文、会议记录、工作计划与总结、统计报表、合同协议等。2.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗业务统计资料等。3.人事档案：包括职工履历表、工资档案、考核档案、奖惩档案、职称档案等。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.设备档案：包括设备购置合同、说明书、验收报告、维修记录等。6.基建档案：包括基建项目立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。7.其他档案：如科研档案、教学档案、医德医风档案等。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后，及时将办理完毕的文件材料进行整理归档，不得积压或散失。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案资料的齐全完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.医疗档案：按照病历号顺序排列，进行规范化整理。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理。5.设备档案：按照设备型号、购置时间等进行分类整理。6.基建档案：按照项目阶段、专业等进行分类整理。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、经营管理类等类别。2.医疗档案分为门诊病历档案、住院病历档案等。3.人事档案分为履历档案、自传档案、考核档案等十大类。4.财务档案分为会计凭证档案、会计账簿档案、财务报告档案等。5.设备档案分为医疗设备档案、办公设备档案等。6.基建档案分为项目前期档案、施工过程档案、竣工验收档案等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式，如2023永久001。2.医疗档案编号：以病历号作为唯一标识。3.人事档案编号：按照干部人事档案管理规定执行。4.财务档案编号：根据会计档案管理办法进行编号。5.设备档案编号：采用设备型号购置时间流水号的形式，如CT202201001。6.基建档案编号：按照项目名称及阶段进行编号，如[项目名称]前期001。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订、编目等整理工作，确保档案整齐、牢固。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应进行分类整理，采取相应的保管措施，确保档案的安全与完整。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告院领导。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本院工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室工作人员应根据申请内容，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室负责人同意，并登记复印或摘录的内容。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅本院档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容和范围，经本院分管领导签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案应严格控制数量和期限，一般不得超过两周。如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告综合档案室，并承担相应的赔偿责任。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案。综合档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人核实处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和分管领导组成鉴定小组共同进行。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、价值等因素，按照国家有关规定和本院档案保管期限表，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理；对仍有保存价值的档案，应继续妥善保管。（二）销毁1.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定小组负责人审核签字后，报本院分管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应在销毁现场对销毁情况进行认真核对，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保销毁彻底。同时，应将《档案销毁清册》永久保存，以备查考。八、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计数据应准确、及时、完整。2.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求填报，报送本院领导和上级主管部门。（二）移交1.工作人员调动或离职时，应将本人保管的档案资料全部移交所在科室兼职档案员，经核对无误后，办理交接手续。2.科