公章使用管理规定流程

公章使用管理规定流程第一章总则为加强公司公章的管理，规范公章使用流程，确保公章使用的安全性、合法性与严肃性，维护公司的合法权益，结合公司实际情况，特制定本规定。本规定所指公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第二章公章的刻制1.刻制申请公司因业务需要刻制公章时，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制公章的原因、名称、用途及样式等信息，经部门负责人审核签字后，报公司总经理审批。如涉及法定代表人章的刻制，还需法定代表人本人签字确认。2.审批流程总经理对刻制申请进行严格审查，根据公司实际需求和相关规定进行审批。对于符合要求的申请，签署同意意见；对于不符合要求的申请，应明确说明理由并退回申请部门。3.刻制单位选择经审批同意刻制公章后，由行政部门负责选择具有合法资质的刻章单位进行刻制。所选刻章单位必须在公安机关备案，确保刻制的公章符合国家相关规定。4.刻制监督与验收行政部门应安排专人对公章刻制过程进行监督，确保刻制的公章质量和规格符合要求。公章刻制完成后，行政部门应及时进行验收，检查公章的外观、尺寸、字体等是否与申请一致。验收合格后，由行政部门与刻章单位办理交接手续，并索取刻章发票和备案证明。第三章公章的保管1.保管人员公司公章由专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章使用管理规定。公司公章一般由行政部门负责人或其指定的专人保管；法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管；合同专用章由法务部门或业务部门负责人指定的专人保管；财务专用章由财务部门负责人或其指定的专人保管。2.保管要求（1）公章应存放在专门的保险柜或安全的保管设备中，保险柜钥匙和密码由保管人员专人负责，不得随意交给他人使用。（2）保管人员应定期检查公章的存放情况，确保公章的安全。如发现公章有异常情况，应及时报告公司领导。（3）保管人员离职或工作岗位调动时，应办理公章交接手续，由公司领导监督交接过程，确保公章的安全流转。第四章公章的使用范围1.公司公章（1）以公司名义对外发出的正式文件，如通知、函件、报告等；（2）公司签订的重要合同、协议；（3）公司出具的介绍信、证明材料等；（4）其他需要加盖公司公章的重要事项。2.法定代表人章（1）公司在银行办理开户、销户、印鉴变更等业务；（2）公司签订的涉及重大经济事项的合同、协议；（3）其他需要法定代表人签字或盖章的文件。3.合同专用章公司对外签订的各类合同、协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同等。4.财务专用章（1）公司开具的发票、收据等财务票据；（2）公司办理银行结算业务，如支票、汇票、本票等；（3）其他需要加盖财务专用章的财务文件。第五章公章的使用流程1.申请使用公章前，申请人需填写《公章使用申请表》，详细填写申请日期、申请人姓名、部门、申请使用公章的名称、用途、文件名称及份数、预计使用时间等信息，并附上相关的文件或材料。申请人签字确认后，报部门负责人审核。2.审核（1）部门负责人对《公章使用申请表》进行认真审核，核实申请事项的真实性、合理性和必要性。对于符合要求的申请，签署同意意见；对于不符合要求的申请，应及时与申请人沟通，说明理由并要求其补充或修改相关材料。（2）如申请使用公章的事项涉及重大决策、重要合同或金额较大的经济事项，部门负责人审核通过后，还需报公司分管领导或总经理审批。3.审批（1）公司分管领导或总经理对经部门负责人审核后的《公章使用申请表》进行最终审批。审批时应综合考虑公司的利益和风险，确保公章使用的合法性和合规性。对于审批通过的申请，签署同意意见；对于审批不通过的申请，应明确说明理由并退回申请部门。（2）如遇特殊情况，如紧急业务需要在非工作时间使用公章，申请人可通过电话或其他方式向公司领导请示，经领导同意后，可先使用公章，但事后必须及时补办相关审批手续。4.用印（1）申请人持经审批通过的《公章使用申请表》到公章保管人员处办理用印手续。公章保管人员应认真核对《公章使用申请表》上的审批意见、申请事项与所附文件材料是否一致，确认无误后，方可进行用印。（2）用印时，公章保管人员应确保公章清晰、完整地加盖在文件规定的位置上，不得出现模糊、重叠等情况。对于需要多页加盖公章的文件，应采用骑缝章的方式进行加盖。（3）用印完成后，公章保管人员应在《公章使用登记册》上详细记录用印日期、申请人姓名、部门、用印公章名称、用印文件名称及份数、用印编号等信息，并由申请人签字确认。第六章特殊情况的公章使用处理1.外出用印（1）因工作需要将公章带出公司使用时，申请人需填写《公章外出使用申请表》，详细说明外出用印的原因、时间、地点、使用范围等信息，并经部门负责人、分管领导和总经理审批同意。（2）公章外出使用时，必须由公章保管人员或公司领导指定的专人携带，并负责公章的安全。在外出用印过程中，携带人员应严格按照审批的使用范围和要求使用公章，不得擅自扩大使用范围。（3）公章外出使用完毕后，携带人员应及时将公章交回保管人员处，并在《公章使用登记册》上注明归还时间。保管人员应对公章进行检查，确保公章完好无损。2.远程用印（1）对于因业务需要在外地或无法现场用印的情况，可采用远程用印的方式。申请人需将用印文件及《公章使用申请表》通过扫描或拍照等方式发送给公司相关审批人员进行审批。（2）审批通过后，申请人可将用印文件打印出来，加盖电子公章或拍照后发回公司。保管人员应将电子用印记录和相关文件留存备查。（3）远程用印应严格控制使用范围和权限，确保用印的安全性和合法性。同时，应定期对远程用印情况进行检查和审计。第七章公章的停用与销毁1.停用（1）当公司名称变更、公章损坏或因其他原因需要停用公章时，由行政部门提出书面申请，说明停用原因和停用时间，经公司领导审批同意后，办理公章停用手续。（2）公章停用后，保管人员应立即将公章封存，并在《公章使用登记册》上注明停用日期和原因。同时，应及时通知相关部门和单位，停止使用该公章。2.销毁（1）对于停用的公章，应按照国家相关规定进行销毁。销毁前，行政部门应填写《公章销毁申请表》，详细说明公章的名称、编号、刻制时间、停用时间等信息，并附上相关证明材料，报公司领导审批。（2）经公司领导审批同意后，行政部门应安排专人将停用的公章送交公安机关指定的销毁单位进行销毁。在销毁过程中，应安排监督人员进行现场监督，确保公章销毁彻底。（3）公章销毁后，监督人员应取得销毁单位出具的销毁证明，并将销毁证明和《公章销毁申请表》一并存档备案。第八章监督与责任追究1.监督检查公司应建立健全公章使用监督检查机制，定期对公章的刻制、保管、使用、停用和销毁等情况进行检查。检查内容包括公章管理制度的执行情况、公章使用审批手续的完整性、公章保管的安全性等。对于检查中发现的问题，应及时责令相关部门和人员进行整改。2.责任追究（1）公章保管人员应严格遵守公章使用管理规定，如因保管不善导致公章丢失、被盗或滥用，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（2）申请人应如实填写《公章使用申请表》，如提供虚假信息或擅自扩大公章使用范围，给公司造成损失的，应承担相应的法律责任。（3）审批人员应认真履行审批职责，如因审批不严导致公章被滥用，给公司造成损失的，应承担相应的领导责任。（4）对于违反公章使用管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，将依法追究刑事责任。第九章附则1.本规定自发布之日起施行，如有未尽事宜，可根据公司实际情况进行补充和完善。2.本规定由公司行政部门负责解释。3.公司各部门应严格遵守本规定，确保公章使用的规范、安全和有效。为确保制度深入人心，公司行政部门应定期组织各部门员工进行公章使用管理规定的培训学习，培训方式可包括集中授课、案例分析、线上学习等，确保员工熟悉制度内容和操作流程。培训结束后，应对员工进行考核，考核结果作为员工绩效考核的一部分。同时，为及时发现和解决公章使用管理过程中出现的问题，不断完善管理制度，公司行政部门应定期对公章使用管理情况进行评估总结。评估内容包括制度执行情况、公章使用效率、存在的问题及改进措施等。评估周期可根据公司实际情况确定，一般每半年或一年进行一次。评估结果应及时向公司领导汇报，并在公司内进行通报。随着公司业务的发展和国家法律法规的变化，公章使用管理规定也需要不断进行修订完善。公司行政部门应密切关注相关政策法规的变化，结合公司实际情况，定期对规定进行审查和修订。修订后的规定应及时发布并组织员工学习，确保制度的有效性和适应性。要强调公章使用管理的重要性，提升广大员工的法律意识和风险防范意识，形成全员重视公章管理的良好氛围。公司可通过内部刊物、宣传栏、邮件等方式，宣传公章使用管理规定和相关法律法规，提高员工对公章使用风险的认识。同时，鼓励员工积极参与公章使用管理的监督，对发现的违规行为及时进行举报。公司将对举报有功人员给予一定的奖励。为提高公章使用管理的信息化水平，公司应逐步引入公章管理系统，实现公章使用的电子化申请、审批、登记和监控。通过系统记录公章使用的全过程，包括申请时间、审批意见、用印时间、用印文件等信息，确保公章使用的可追溯性和透明度。同时，利用系统的预警功能，对公章超权限使用、频繁使用等异常情况进行及时提醒，有效防范公章使用风险。在公章管理系统的建设过程中，行政部门应负责系统的选型和实施工作。与相关供应商进行沟通洽谈，选择符合公司需求和安全标准的公章管理系统。在系统实施过程中，组织相关部门和人员进行培训，确保员工能够熟练使用系统进行公章申请和审批操作。同时，与技术部门密切合作，保障系统的稳定运行和数据安全。行政部门应建立公章管理系统的日常维护机制，定期对系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。及时更新系统的软件版本，修复系统漏洞，保障系统的安全性和稳定性。同时，对系统中的数据进行备份和存储，防止数据丢失和损坏。为确保公章管理系统中的数据安全，行政部门应制定严格的数据安全管理制度。对系统用户进行权限管理，根据用户的工作职责和岗位需求，分配不同的系统操作权限。对系统中的数据进行加密处理，防止数据泄露和篡改。加强对公章管理系统的网络安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止黑客攻击和病毒感染。定期对系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和解决安全隐患。行政部门应与公安机关、工商行政管理部门等相关政府部门建立良好的沟通协调机制。及时了解国家和地方有关公章管理的政策法规变化，确保公司的公章使用管理工作符合