物业管理处财务制度

PAGE物业管理处财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范物业管理处的财务行为，加强财务管理和监督，确保物业管理工作的顺利开展，保障公司资产的安全与完整，提高经济效益，维护公司及业主的合法权益。2.适用范围本制度适用于物业管理处的所有财务活动，包括但不限于物业管理费、维修基金、专项维修资金、停车费、水电费等各项收入与支出。3.基本原则合法性原则：财务管理活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映物业管理处的财务状况和经营成果。完整性原则：涵盖物业管理处所有财务收支项目，确保财务管理无遗漏。及时性原则：财务核算和报表编制应及时，以便为管理决策提供准确依据。效益性原则：在保障物业管理服务质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效益。二、财务机构与人员设置1.财务机构设置物业管理处应设立独立的财务部门，负责财务管理工作。财务部门应根据工作需要设置相应的岗位，如会计、出纳等。2.财务人员职责会计职责负责财务核算工作，按照国家统一会计制度的规定，设置会计科目和账簿，进行会计凭证的编制、审核和记账。定期编制财务报表，如实反映物业管理处的财务状况、经营成果和现金流量，并进行财务分析，为管理层提供决策支持。负责财务档案的整理、归档和保管，确保财务资料的安全与完整。协助制定和执行财务预算，监控预算执行情况，及时发现和解决预算执行中的问题。负责与税务机关、业主委员会等相关部门的沟通协调，办理纳税申报、缴纳税款等税务事项。出纳职责负责现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理和银行结算制度的规定，办理现金收支和银行存款收付手续。负责保管库存现金、有价证券和各种票据，确保资金安全。每日盘点现金，做到账实相符，并编制现金日报表。负责银行账户的管理，定期核对银行账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。协助会计编制记账凭证，传递财务票据。三、财务核算1.会计核算基础物业管理处应采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的经济业务为依据，记录和反映财务状况和经营成果。2.会计科目设置根据物业管理行业的特点和财务核算的需要，设置以下会计科目：资产类：库存现金、银行存款、应收账款、其他应收款、固定资产、累计折旧等。负债类：应付账款、其他应付款、应交税费等。所有者权益类：实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润等。成本类：主营业务成本、其他业务成本等。损益类：主营业务收入、其他业务收入、营业费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出等。3.财务报表编制物业管理处应定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应按照国家统一会计制度的规定编制，做到数字真实、内容完整、报送及时。财务报表应经会计主管审核、财务负责人批准后对外报送。四、收入管理1.物业管理费收入物业管理费是物业管理处的主要收入来源，应按照物业服务合同的约定收取。物业管理费的收费标准应根据物业服务内容、服务质量、物业类型、建筑面积等因素合理确定，并报价格主管部门备案。物业管理处应建立健全物业管理费收费台账，详细记录业主姓名、房号、收费标准、收费金额、缴费日期等信息。物业管理费应及时足额收取，对逾期未缴的业主，应按照合同约定收取滞纳金，并采取有效措施催缴。2.其他收入其他收入包括停车费、水电费、维修基金、专项维修资金、场地租金等。停车费应按照物价部门核定的标准收取，并使用统一的停车收费票据。水电费应按照实际用量和当地供电、供水部门规定的价格代收代缴，并定期与供电、供水部门核对账目。维修基金、专项维修资金应按照相关规定管理和使用，专款专用，不得挪作他用。场地租金应按照租赁合同的约定收取，并开具正式发票。五、支出管理1.成本费用分类物业管理处的成本费用主要包括主营业务成本、营业费用、管理费用、财务费用等。主营业务成本是指物业管理过程中发生的直接成本，如人员工资、物料消耗、设备维修保养费等。营业费用是指物业管理处为开展经营活动而发生的各项费用，如广告费、业务招待费、差旅费等。管理费用是指物业管理处行政管理部门为组织和管理物业管理活动而发生的各项费用，如管理人员工资、办公费、折旧费等。财务费用是指物业管理处为筹集资金而发生的各项费用，如利息支出、手续费等。2.费用报销流程费用报销应按照以下流程进行：经办人填写费用报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人审核费用报销单，确认费用的真实性、合理性和必要性，并签字审批。财务人员审核费用报销单，检查原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，以及费用报销是否符合公司财务制度的规定。如审核通过，签字并注明审核意见；如审核不通过，应及时与经办人沟通，说明原因，要求其补充或更正相关资料。财务负责人审批费用报销单，对重大费用支出进行最终审批。总经理审批费用报销单（根据公司规定，超过一定金额的费用需经总经理审批）。报销人持审批通过的费用报销单到出纳处办理报销手续，出纳审核无误后支付现金或通过银行转账支付。3.支出审批权限为加强费用控制，明确支出审批权限，物业管理处应制定支出审批权限表，根据费用金额大小，分别由不同层级的管理人员审批。具体审批权限如下：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，由财务负责人审批。费用金额在[X]元以上的，由总经理审批。4.成本控制措施物业管理处应加强成本控制，降低运营成本，提高经济效益。具体措施如下：制定成本预算，明确各项成本费用的控制目标，并将成本预算分解到各部门和各岗位，定期进行成本预算执行情况的分析和考核。优化人员配置，合理确定人员数量和岗位设置，提高工作效率，降低人工成本。加强物料管理，建立物料采购审批制度，合理控制物料库存，降低物料损耗。严格控制费用支出，加强对各项费用的审核和监控，杜绝不合理的费用支出。六、资金管理1.现金管理物业管理处应严格遵守现金管理规定，控制现金库存限额，确保现金安全。现金收入应及时缴存银行，不得坐支现金。现金支出应按照规定的审批程序进行，严禁白条抵库。出纳应每日盘点现金，做到账实相符，并编制现金日报表。2.银行存款管理物业管理处应按照国家有关规定，开立银行账户，并严格遵守银行结算制度。银行存款账户应定期进行核对，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。银行存款的收付应严格按照规定的审批程序进行，确保资金安全。3.资金预算与控制物业管理处应编制资金预算，合理安排资金，确保资金的正常周转。资金预算应根据物业管理处的经营计划、财务状况和资金需求等因素编制，并报管理层审批。加强资金控制，严格控制资金支出，确保资金使用符合预算安排。对超预算支出，应按照规定的审批程序进行追加预算或调整预算。七、固定资产管理1.固定资产定义与分类固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、办公设备等。固定资产应按照用途和性质进行分类，如房屋及建筑物、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品及通信设备、仪器仪表及其他计量器具、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具及其他类等。2.固定资产购置与验收固定资产购置应按照公司规定的采购流程进行，由使用部门提出申请，经相关部门审核和领导审批后，由采购部门负责采购。固定资产购置后，应及时组织验收，验收合格后方可投入使用。验收内容包括固定资产的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合合同要求。3.固定资产折旧与摊销固定资产应按照规定的折旧方法计提折旧，折旧方法一经确定，不得随意变更。折旧年限应根据固定资产的性质和使用情况，按照国家有关规定确定。固定资产折旧应按月计提，计入相关成本费用科目。对于使用寿命不确定的无形资产，不应摊销，但应每年进行减值测试。对于使用寿命有限的无形资产，应按照直线法在其使用寿命内进行摊销。4.固定资产处置固定资产处置包括出售、报废、毁损等。固定资产处置应按照公司规定的审批程序进行，由使用部门提出申请，经相关部门审核和领导审批后，由资产管理部门负责处置。固定资产处置收入应及时足额上缴公司财务，处置净损益应计入当期损益。八、财务监督与审计1.内部财务监督物业管理处应建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的监督和检查。财务部门应定期对财务收支情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。物业管理处应设立内部审计岗位或委托专业审计机构对财务活动进行审计，审计内容包括财务收支的真实性、合法性、合规性，内部控制制度的执行情况等。2.外部审计物业管理处应按照国家有关规定，定期接受外部审计机构的审计，如税务审计、年度财务审计等。外部审计机构出具的审计报告应及时报送公司管理层，并作为公司财务管理决策参考依据。3.财务违规处理对于违反财务制度的行为，物业管理处应按照公司规定进行严肃处理。对违规责任人，应视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。对因财务违规行为给公司造成损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。九、财务档案管理1.财务档案范围财务档案是指物业管理处财务活动中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、合同协议等文件资料。2.财务档案整理与归档财务人员应按照会计档案管理的要求，定期对财务档案进行整理和归档。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年打印成册，财务报表应按年度装订成册，并分别编制档案目录。财务档案应分类存放，便于查阅和保管。3.财务档案保管期限财务档案的保管期限应按照国